Záznamník je užitečná funkce e-mailu, která Vám umožňuje posílat automatické odpovědi na přijaté zprávy, když na ně nemůžete osobně odpovědět. To může být velmi pohodlné, například když jste na dovolené, na služební cestě nebo jste prostě zaneprázdněni a nejste schopni sledovat své e-maily. Aplikace Outlook 2019 má možnost Povolit automatické upozornění, že v tuto chvíli nemůžete odpovědět na e-mail nebo poskytnout další informace, které považujete za nezbytné.
Povolit záznamník v aplikaci Outlook 2019 je velmi snadné a v tomto článku vám řekneme, jak na to. Nejprve otevřete program Outlook a vyberte kartu Soubor. Poté klikněte na" záznamník " ve vyskakovací nabídce. Poté se zobrazí okno s nastavením automatického světla.
V okně Nastavení automatické odpovědi budete vyzváni k výběru možnosti "odeslat automatickou odpověď". Zde můžete zadat text zprávy, který bude automaticky odeslán, když obdržíte nový e-mail. Můžete také nastavit dobu, po kterou bude záznamník aktivní. Jakmile nastavíte všechna potřebná nastavení, nezapomeňte kliknout na tlačítko OK pro uložení změn.
Jak nastavit záznamník v aplikaci Outlook 2019
Outlook 2019 poskytuje možnost pro nastavení automatické zprávy, která upozorní odesílatele na vaši nepřítomnost nebo zpoždění v odpovědi. Tato funkce je zvláště užitečná, když jdete na dovolenou nebo nemůžete včas odpovědět na e-mail.
Zde je návod, jak nastavit záznamník v aplikaci Outlook 2019:
- Otevřete Outlook 2019 a vyberte kartu Soubor.
- V rozbalovací nabídce vyberte "Informace".
- V panelu vpravo vyberte "záznamník".
- V okně "záznamník", které se zobrazí, zaškrtněte políčko "Odeslat automatické upozornění na nepřítomnost".
- Do pole "externí zpráva"zadejte text zprávy automatické zprávy. Můžete určit, že jste nepřítomni nebo zpožděni, a v případě potřeby nabídnout alternativní kontaktní údaje.
- Vyberte, zda chcete odesílat zprávy pouze kontaktům ve vašem seznamu nebo všem odesílatelům.
- Pokud chcete, aby byl záznamník aktivní pouze v určitém časovém období, nastavte data začátku a konce aktivace automatické zprávy.
- Klepnutím na OK uložíte nastavení automatického přehrávání.
Nyní je váš záznamník nakonfigurován v aplikaci Outlook 2019! Když vám někdo pošle dopis, obdrží automatické upozornění na nepřítomnost nebo zpoždění v odpovědi.
Otevřete Outlook 2019
1. Spusťte program Outlook 2019 na svém počítači.
2. V případě potřeby zadejte přihlašovací jméno a heslo k e-mailovému účtu.
3. Po přihlášení do programu se dostanete na domovskou obrazovku aplikace Outlook.
4. V levé horní části obrazovky bude umístěn navigační panel, kde najdete kartu Soubor.
5. Kliknutím na kartu Soubor otevřete seznam dostupných možností.
6. V seznamu možností vyhledejte položku "Automatická odezva" a vyberte ji.
7. Zobrazí se nové okno s nastavením automatického světla.
Přejděte do části"soubor"
Chcete-li povolit záznamník v aplikaci Outlook 2019, musíte postupovat podle následujících kroků:
- Otevřete v počítači aplikaci Outlook 2019.
- Přejděte do sekce Soubor v levém horním rohu hlavního okna programu.
- Z rozbalovací nabídky vyberte automatické odpovědi.
- V okně Automatické odpovědi, které se zobrazí, uveďte data začátku a konce období, ve kterém chcete povolit záznamník.
- Pokud chcete nakonfigurovat konkrétní čas, ve kterém mají být zprávy odeslány, vyberte možnost odeslat pouze v tomto čase.
- Do pole Téma zadejte text, který se zobrazí v poli téma automatické zprávy.
- Do pole "Zpráva" zadejte text, který se zobrazí v těle automatické zprávy.
- Klepnutím na tlačítko OK uložíte nastavení automatického rozjezdu.
Nyní bude automatická odpověď odeslána na všechny příchozí zprávy v uvedeném časovém období.
Vyberte"Záznamník"
Outlook 2019 má praktickou funkci "záznamník", která Vám umožňuje odesílat automatické zprávy o vaší nedostupnosti. Chcete-li povolit záznamník v aplikaci Outlook 2019, musíte provést několik jednoduchých kroků.
1. Otevřete Outlook a v levém horním rohu okna programu vyberte kartu Soubor.
2. V nabídce, která se otevře, vyberte sekci " informace "a vyhledejte v ní položku"záznamník". Klikněte na něj.
3. V okně "záznamník", které se zobrazí, zaškrtněte políčko "Odeslat automatické odpovědi" a zadejte data začátku a konce, do kterých nebudete k dispozici.
4. Nastavte text automatické zprávy tak, že např. uvedete, že jste na dovolené nebo se účastníte konference.
5. Pokud je to nutné, zaškrtněte políčko "Odeslat automatické odpovědi pouze pro tento účet". To vám umožní používat záznamník pouze pro konkrétní účet, pokud jich máte několik.
6. Klepnutím na OK uložíte nastavení záznamníku a zavřete okno.
Nyní je váš záznamník zapnutý a každý, kdo vám pošle e-mail, obdrží automatické oznámení o vaší nedostupnosti. Na každou zprávu nemusíte pokaždé odpovídat zvlášť.
Zadejte zprávu a aktivujte záznamník
Chcete-li povolit záznamník v aplikaci Outlook 2019, musíte nejprve zadat zprávu, která bude odeslána automaticky při přijímání e-mailů. Postupujte podle těchto jednoduchých kroků:
- Otevřete Outlook 2019 a přejděte na kartu Soubor.
- V levém podokně vyberte možnost Automatická odpověď.
- Na kartě " povolený "zaškrtněte políčko vedle možnosti" odeslat automatickou odpověď " pro aktivaci funkce Automatické přehrávání.
- Zadejte název a text zprávy do pole Téma zprávy a text zprávy.
- Pokud je to nutné, zadejte časový rozsah, ve kterém bude povolena automatická odezva, pomocí možností "začátek" a "konec".
- Klepnutím na tlačítko OK uložíte nastavení automatického rozjezdu.
Nyní máte nastavenou zprávu pro automatické přehrávání a je povolena funkce automatické odpovědi. Když vám někdo pošle e-mail na vaši e-mailovou adresu, Outlook 2019 automaticky odešle zprávu, kterou jste zadali.