Microsoft Outlook je jedním z nejpopulárnějších programů pro správu e-mailů a organizaci pracovního postupu. Jednou z užitečných funkcí aplikace Outlook je možnost nastavit pravidla, která automaticky zpracovávají příchozí zprávy a umísťují je do konkrétních složek. To vám umožní efektivně zorganizovat pracovní postup a rychle najít požadované zprávy.
Chcete-li nastavit pravidlo pro vytvořenou složku v aplikaci Outlook, postupujte podle těchto jednoduchých kroků:
- Otevřete Outlook a vyberte kartu Soubor.
- V rozbalovací nabídce vyberte "pravidla a možnosti".
- V okně, které se otevře, vyberte "Pravidla e-mailu".
- Klikněte na tlačítko "Nové pravidlo".
- V okně, které se zobrazí, vyberte " přesunout zprávy do složky "a klikněte na"další".
- Vyberte složku, kterou jste vytvořili ze seznamu, a klikněte na OK.
- Nastavte podmínky pro použití pravidla (například od koho nebo s jakým tématem by měla zpráva přijít) a klikněte na další.
- Uveďte, co by se mělo stát se zprávami odpovídajícími podmínce, a klikněte na Hotovo.
Po dokončení těchto kroků bude pravidlo vytvořeno a aplikováno na příchozí zprávy. Outlook automaticky přenese zprávy, které splňují podmínky pravidla, do složky, kterou jste vybrali. To vám umožní rychle zorganizovat pracovní postup a efektivněji spravovat příchozí poštu.
Jak vytvořit a nakonfigurovat složku v aplikaci Outlook
Microsoft Outlook nabízí možnost vytvářet a konfigurovat své složky pro snadné uspořádání poštovní schránky. V tomto článku se podíváme na to, jak vytvořit novou složku v aplikaci Outlook a nakonfigurovat její nastavení.
Chcete-li vytvořit novou složku v aplikaci Outlook, postupujte podle následujících kroků:
- Otevřete program Outlook a z hlavní nabídky vyberte kartu složky.
- Klikněte na tlačítko "Nová složka", které je v horní části obrazovky.
- V okně, které se otevře, zadejte název složky do pole Název složky a vyberte umístění, kam chcete novou složku umístit.
- Kliknutím na tlačítko OK vytvoříte novou složku.
Po vytvoření složky můžete nakonfigurovat její nastavení, abyste mohli lépe organizovat poštu. Nastavení složky lze změnit kliknutím pravým tlačítkem na složku a výběrem položky Vlastnosti z kontextové nabídky.
V okně Vlastnosti složky můžete změnit název složky, nastavit pravidla pro třídění a filtrování e-mailů a nastavit upozornění na nové zprávy.
Nastavení složek v aplikaci Outlook umožňuje pohodlnější a efektivnější práci s poštou. Vytvořte více složek, uspořádejte jejich strukturu a nakonfigurujte nastavení pro optimální použití poštovní schránky v aplikaci Outlook.
Krok 1: Vytvořte novou složku v aplikaci Outlook
Chcete-li vytvořit novou složku v aplikaci Outlook, postupujte takto:
- Otevřete Outlook a v horní části okna vyberte kartu složky.
- Ve skupině Nová složka klikněte na tlačítko Vytvořit složku.
- Zobrazí se dialogové okno Vytvořit novou složku.
- Do pole Název složky zadejte název složky.
- Vyberte umístění pro novou složku: můžete vybrat existující složku nebo vytvořit novou složku v kořenech poštovní schránky.
- Klepnutím na tlačítko OK vytvořte novou složku.
Po vytvoření nové složky se zobrazí v seznamu složek vlevo v navigačním stromu aplikace Outlook.
Nyní, když máte novou složku, můžete přejít k dalšímu kroku - nastavení pravidla pro tuto složku.
Krok 2: nastavte pravidlo pro vytvořenou složku
Jakmile vytvoříte složku pro uspořádání pošty v aplikaci Outlook, budete muset nastavit pravidlo, aby se všechny požadované zprávy automaticky přesunuly do této složky. To vám pomůže udržet si pořádek a snáze najít požadované zprávy.
Chcete-li nastavit pravidlo v aplikaci Outlook, postupujte podle následujících kroků:
| 1. | Otevřete program Outlook a vyberte kartu Soubor. |
| 2. | V nabídce vyberte možnost "Nastavení pravidel a oznámení". |
| 3. | Klikněte na tlačítko "Nové pravidlo". |
| 4. | Vyberte možnost "přesunout zprávy s určitými slovy do složky". |
| 5. | V okně, které se zobrazí, klikněte na odkaz "obsahuje specifická slova". |
| 6. | Zadejte klíčová slova nebo fráze, které by měly být ve zprávě přítomny, aby se automaticky přesunuly. |
| 7. | Vyberte složku, do které se mají tyto zprávy přesunout. |
| 8. | Klepnutím na tlačítko" Hotovo " uložíte nastavení. |
Po dokončení nastavení pravidla se všechny zprávy, které obsahují klíčová slova, automaticky přesunou do složky, kterou jste vytvořili. To výrazně usnadní práci s poštou v aplikaci Outlook a pomůže vám ušetřit čas.
Krok 3: Určete podmínky pro použití pravidla
Nyní, když jste vytvořili složku pro pravidlo a určili, co dělat se zprávami, je čas definovat podmínky pro použití tohoto pravidla.
1. Klikněte pravým tlačítkem na složku, kterou jste vytvořili, a vyberte položku "pravidla pro složku".
2. V okně, které se zobrazí, vyberte položku " Nové pravidlo "a klikněte na"další".
3. Vyberte jednu nebo více podmínek z navrhovaného seznamu.
4. Nakonfigurujte nastavení pro vybrané podmínky. Pokud například chcete vytvořit pravidlo pro všechny e-maily od konkrétního odesílatele, zadejte do příslušného pole jeho e-mailovou adresu nebo jméno.
5. Pokračujte ve výběru a přizpůsobení podmínek, dokud nezjistíte všechny potřebné.
6. Klepnutím na" Další "přejděte k dalšímu kroku nebo" Dokončit " dokončete nastavení pravidla.
Nyní máte složku a pravidlo s určitými podmínkami, které se budou vztahovat na nové příchozí zprávy. Tento proces můžete opakovat a vytvořit další pravidla a uspořádat poštu v aplikaci Outlook podle svého uvážení.