Microsoft Outlook je jedním z nejpopulárnějších programů pro správu e-mailů a mnoho uživatelů posílá desítky zpráv denně. Často se vyskytující typy zpráv, jako jsou pozvánky na schůzky, odpovědi na dotazy nebo uvítací dopisy, lze předem připravit a uložit jako šablony, aby se ušetřil čas a zjednodušil proces odesílání.
V tomto podrobném návodu se podíváme na to, jak vytvořit, nakonfigurovat a používat šablony v aplikaci Outlook. Naučíte se, jak vytvořit novou šablonu, přidat pole výplně pro personalizaci zpráv a uložit je pro budoucí použití. Také se podíváme na to, jak používat šablony při sestavování nové zprávy a jak měnit již existující šablony.
Použití šablon v aplikaci Outlook může výrazně zlepšit efektivitu a produktivitu vašich pracovních postupů. Mohou být užitečné v mnoha scénářích seřazených podle typu zpráv a pomohou zjednodušit a automatizovat rutinní úkoly při práci s e-mailem. Podle tohoto návodu si budete moci vytvořit vlastní šablony a s úspěchem je použít v aplikaci Outlook.
Vytvoření nové šablony
Šablony vám umožňují uložit formátování, text a další prvky dopisu pro pozdější použití. Chcete-li vytvořit novou šablonu v aplikaci Outlook, postupujte podle následujících kroků:
- Otevřete Outlook a klikněte na tlačítko "Nový e-mail".
- V okně, které se otevře, zadejte text a proveďte potřebné formátování.
- V případě potřeby přidejte položky e-mailu, jako jsou obrázky nebo hypertextové odkazy.
- Jakmile je dopis hotový, klikněte na kartu Soubor v horní navigační liště.
- Z rozbalovací nabídky vyberte možnost Uložit jako.
- V okně Uložit položku jako, které se zobrazí, vyberte složku, do které bude šablona uložena.
- Do pole Název souboru zadejte název šablony a přidejte příponu.oft " na konci názvu souboru.
- Kliknutím na tlačítko Uložit vytvoříte šablonu.
Nyní bude vaše nová šablona k dispozici k použití. V případě potřeby jej budete moci otevřít, upravit nebo Odeslat zprávy založené na této šabloně.
Kroky k vytvoření nové šablony v aplikaci Outlook
V aplikaci Microsoft Outlook můžete vytvářet a používat šablony k usnadnění procesu vytváření typových e-mailů nebo zpráv. Níže jsou uvedeny kroky k vytvoření nové šablony v aplikaci Outlook:
1. Otevřete Outlook a přejděte do sekce domů.
Chcete-li to provést, jednoduše spusťte program Outlook a v horní části okna vyberte sekci domů.
2. Klikněte na tlačítko "Nová položka".
Toto tlačítko je v horní části okna a vypadá jako prázdný list papíru se symbolem "+".
3. Z rozbalovací nabídky vyberte "další položky".
Když kliknete na tlačítko" Nová položka", otevře se rozbalovací nabídka. V této nabídce vyberte položku "Další položky".
4. Vyberte "šablona formuláře".
V zobrazeném seznamu dalších položek vyhledejte a vyberte položku "šablona formuláře".
5. Začněte vytvářet novou šablonu.
Po výběru šablony formuláře se otevře nové okno, kde můžete začít vytvářet novou šablonu. Zde budete mít možnost přizpůsobit různé aspekty šablony, jako jsou pole, tlačítka a textové bloky.
6. Uložte šablonu.
Po ukončení nastavení nové šablony klikněte na tlačítko Uložit nebo v nabídce vyberte příkaz Uložit. Zadejte název a místo uložení pro novou šablonu.
7. Použijte novou šablonu v aplikaci Outlook.
Když je šablona uložena, budete ji moci použít v aplikaci Outlook. Chcete-li to provést, otevřete nový e-mail nebo zprávu, přejděte do části Možnosti a vyberte možnost Použít šablonu. V seznamu, který se otevře, vyberte dříve uloženou šablonu a začněte vyplňovat její pole.
Podle těchto kroků budete moci v aplikaci Outlook vytvořit novou šablonu a použít ji ke zjednodušení procesu vytváření e-mailů a zpráv.
Úprava šablony
Po vytvoření šablony v aplikaci Outlook můžete snadno upravovat její obsah. Chcete-li to provést, postupujte takto:
- Otevřete Outlook a vyberte kartu Soubor.
- V nabídce vyberte možnost Správa šablon.
- V ovládacím panelu, který se otevře, vyberte ze seznamu požadovanou šablonu a klikněte na tlačítko Upravit.
- Otevře se okno pro úpravu šablony, kde můžete změnit její obsah.
- K formátování textu, přidávání obrázků, vkládání hypertextových odkazů a dalších prvků použijte funkční tlačítka a panely nástrojů aplikace Outlook.
- Po dokončení úprav uložte změny kliknutím na tlačítko Uložit.
Všimněte si, že úprava šablony v aplikaci Outlook neovlivňuje již odeslané zprávy vytvořené na základě této šablony. Změny v šabloně se budou vztahovat pouze na nové zprávy.
Nyní víte, jak upravovat šablony v aplikaci Outlook. Je to velmi praktický nástroj pro vytváření a používání standardního formátu zpráv ve vaší každodenní práci.
Jak upravit existující šablonu v aplikaci Outlook
Aplikace Microsoft Outlook umožňuje snadno upravovat stávající šablony e-mailů. Díky této funkci můžete změnit obsah a vzhled šablony tak, aby odpovídala vašim aktuálním potřebám.
Chcete-li upravit stávající šablonu v aplikaci Outlook, postupujte podle těchto kroků:
| Krok 1: | Otevřete program Outlook a přejděte do sekce Home. |
| Krok 2: | Vyberte kartu " Nová zpráva "a klikněte na tlačítko"Speciální funkce". |
| Krok 3: | V části " Speciální funkce "klikněte na tlačítko"Více možností". |
| Krok 4: | V okně, které se otevře, vyberte ze seznamu požadovanou šablonu a klikněte na tlačítko "Upravit". |
| Krok 5: | Proveďte potřebné změny v textu a formátování šablony. Stávající text můžete doplnit nebo změnit, přidat tabulky, obrázky a další prvky. |
| Krok 6: | Po dokončení úprav uložte změny kliknutím na tlačítko Uložit. |
Nyní budete moci použít upravenou šablonu při odesílání nových e-mailů do aplikace Outlook.
Všimněte si, že při úpravách stávající šablony v aplikaci Outlook se změny vztahují pouze na tuto šablonu a neovlivňují jiné existující nebo budoucí šablony.
Použití proměnných
Šablony v aplikaci Outlook mohou být díky použití proměnných ještě flexibilnější a pohodlnější. Proměnné vám umožňují automaticky vyplnit určitá pole v šabloně v závislosti na konkrétní situaci.
Chcete-li použít proměnné v aplikaci Outlook, postupujte podle následujících kroků:
- Otevřete šablonu, ve které chcete použít proměnné.
- Klikněte na tlačítko" Vložit vložku " v horní části okna.
- Vyberte kartu Proměnné a klikněte na požadovanou proměnnou (například "název").
- Umístěte kurzor na požadované místo v šabloně a stiskněte dvakrát pro vložení proměnné.
V důsledku toho, když použijete tuto šablonu k vytvoření nové zprávy, pole, kde byla proměnná použita, bude automaticky vyplněno daty souvisejícími s touto proměnnou. Pokud jste například použili proměnnou "Název", pak v poli, kde byla vložena, bude automaticky nastraženo jméno příjemce.
Použití proměnných tedy usnadňuje proces vytváření šablon, šetří čas vyplňováním jednotných dat a činí vaši práci s Outlookem efektivnější a pohodlnější.
Poznámka: Při používání proměnných byste měli být pozorní a zkontrolovat, zda jsou v každém případě správně vyplněny. Nesprávné používání proměnných může vést k nepředvídatelným výsledkům nebo chybám v textu zprávy.
Jak používat proměnné v šablonách v aplikaci Outlook pro snadnou práci
Při vytváření šablon v aplikaci Outlook lze použít proměnné, které umožňují automatizovat proces vyplňování informací a usnadňují práci. V tomto článku se podíváme na to, jak používat proměnné v šablonách v aplikaci Outlook.
1. Otevřete Outlook a vyberte položku nabídky Nová zpráva.
2. Klikněte na tlačítko Vložit položku na kartě zpráva. V seznamu, který se zobrazí, vyberte "pole vložení".
3. V okně "pole vložení" uvidíte seznam dostupných proměnných. Můžete například použít proměnné, jako je" Fio odesílatele"," pozice odesílatele"," společnost odesílatele " atd.
4. Chcete-li vložit proměnnou do šablony, jednoduše na ni klikněte v seznamu "pole vložení". Vložená proměnná se zobrazí jako speciální kód.
5. Při odesílání e-mailu založeného na šabloně aplikace Outlook automaticky vyplní proměnné hodnotami z vašeho profilu.
6. Pokud potřebujete změnit hodnoty proměnných, můžete v aplikaci Outlook otevřít kartu Soubor, vybrat možnosti a poté Mapy a adresy. V této části můžete zadat hodnoty pro každou proměnnou.
Použití proměnných v šablonách v aplikaci Outlook vám pomůže výrazně ušetřit čas a zefektivnit vaši práci. Můžete vytvořit více šablon s různými proměnnými pro různé účely a použít je ve správný okamžik.
Vázání šablony na konkrétní korespondenci
Chcete-li přivázat šablonu k určité korespondenci v aplikaci Outlook, budete muset postupovat podle následujících kroků:
- Otevřete Outlook a vyberte požadovaný e-mail, na který chcete šablonu použít.
- Klikněte na kartu Zpráva v horní liště nabídky aplikace Outlook.
- V části možnosti klikněte na tlačítko Šablony.
- Vyberte požadovanou šablonu ze seznamu dostupných šablon.
- Po výběru šablony bude jeho obsah automaticky vložen do těla e-mailu.
Tímto způsobem jste šablonu úspěšně připojili k určité korespondenci v aplikaci Outlook. Nyní můžete upravit obsah šablony, Přidat svá data a odeslat e-mail.