Outlook je jedním z nejoblíbenějších a nejpohodlnějších programů pro správu e-mailů a kalendáře. Postupem času se však e-mailová schránka a kalendář mohou zaplnit spoustou zbytečných zpráv a událostí, což může program zpomalit.
V tomto článku vám řekneme, jak vyčistit e-mailovou schránku a kalendář v aplikaci Outlook, abyste uvolnili místo a zvýšili efektivitu práce s programem.
Před zahájením procesu čištění se nejprve doporučuje zálohovat poštovní schránku a kalendář, aby nedošlo ke ztrátě důležitých dat. Poté můžete začít odstraňovat nevyžádané zprávy a události.
Čištění poštovní schránky v aplikaci Outlook
V aplikaci Outlook může být čištění e-mailové schránky velmi užitečné, abyste uvolnili místo a uspořádali svůj e-mail. V tomto článku se podíváme na několik metod, které vám pomohou vyčistit e-mailovou schránku v aplikaci Outlook.
1. Odstranění nepotřebných e-mailů. Pravidelně si prohlížejte poštu a mazejte všechny zprávy, které již nepotřebujete. Mohou to být staré e-maily, spam nebo jiné nevyžádané zprávy. Stačí je zaškrtnout a kliknout na tlačítko "Odstranit".
2. Vytváření složek. Rozdělte svou poštu do různých kategorií vytvořením složek pro různé typy zpráv. Můžete například vytvořit samostatné složky pro práci, osobní korespondenci nebo newslettery. Přetáhněte e-maily do příslušných složek, abyste snadno našli požadované zprávy.
3. Použití pravidel. Aplikace Outlook umožňuje nastavit pravidla, která automaticky přesouvají e-maily do konkrétních složek na základě daných podmínek. Můžete například vytvořit pravidlo, aby se všechny e-maily od konkrétního odesílatele automaticky přesunuly do složky důležité. To vám pomůže automatizovat proces organizace pošty.
4. Archivace starých dopisů. Pokud máte mnoho starých e-mailů, které chcete uložit, ale ve schránce zabírají spoustu místa, zvažte vytvoření archivů. Outlook vám umožňuje vytvářet archivní soubory, do kterých můžete uložit staré zprávy a uvolnit místo v hlavní doručené poště.
5. Vymazání složky Smazané položky. Všechny smazané zprávy se ve výchozím nastavení přesunou do složky Smazané položky. Ale aby nezabíraly místo ve vaší poštovní schránce, pravidelně tuto složku čistěte. Můžete vybrat položku nabídky vymazat složku a odstranit z ní všechny zprávy.
Dodržováním těchto jednoduchých tipů budete moci efektivně vyčistit svou e-mailovou schránku v aplikaci Outlook a usnadnit správu e-mailů.
Odstranění nepotřebných e-mailů
Krok 1: Otevřete svou e-mailovou schránku v aplikaci Outlook a přejděte do složky obsahující nevyžádané e-maily.
Krok 2: Zvýrazněte všechny nevyžádané e-maily, které chcete odstranit. K tomu můžete použít kombinaci kláves Ctrl + A.
Krok 3: Klikněte pravým tlačítkem na vybrané e-maily a vyberte možnost "Odstranit".
Krok 4: Zobrazí se potvrzovací okno. Klepnutím na OK potvrďte svou akci a odstraňte e-maily.
Krok 5: E-maily budou přesunuty do složky Smazané položky. Chcete-li je definitivně odstranit, přejděte do této složky a opakujte kroky 2 a 3.
Poznámka: Smazané e-maily budou uloženy ve složce smazané položky, dokud tuto složku nevymažete nebo neprovedete další kroky k jejich definitivnímu odstranění.
Archivace zpráv
Archivace zpráv může být užitečná, když je vaše doručená pošta v aplikaci Outlook přeplněná a je třeba uvolnit místo pro nové zprávy. Nemusíte mazat zprávy, které byste mohli v budoucnu potřebovat. Místo toho je můžete archivovat, abyste k nim měli v případě potřeby přístup.
Chcete-li archivovat zprávy v aplikaci Outlook, budete muset vytvořit archivní soubor PST. V tomto souboru budou uloženy všechny archivované zprávy. Můžete vytvořit více archivních souborů PST a uspořádat je podle kategorií nebo období.
Chcete-li vytvořit archivní soubor PST, postupujte podle následujících kroků:
| 1. | Otevřete Outlook a vyberte kartu Soubor |
| 2. | Vyberte možnosti a přejděte na kartu Upřesnit |
| 3. | V části Export klikněte na tlačítko Exportovat |
| 4. | Vyberte " vytvořit datový soubor aplikace Outlook (.pst)" a klikněte na "další" |
| 5. | Vyberte složku, kterou chcete archivovat, a klikněte na další |
| 6. | Zadejte umístění a název archivního souboru PST a klikněte na Dokončit |
Po vytvoření archivního souboru PST můžete zprávy ze své schránky odstranit, abyste uvolnili místo s vědomím, že všechny archivované zprávy jsou uloženy v archivním souboru.
Chcete-li zobrazit archivní zprávy v aplikaci Outlook, postupujte podle následujících kroků:
| 1. | Otevřete Outlook a vyberte kartu Soubor |
| 2. | Vyberte "Otevřít a exportovat" a klikněte na tlačítko "Otevřít datový soubor aplikace Outlook" |
| 3. | Vyberte archivní soubor PST, který chcete otevřít, a klikněte na OK |
| 4. | Nyní můžete procházet a otevírat archivní zprávy v aplikaci Outlook |
Archivace zpráv v aplikaci Outlook vám pomůže spravovat vaši e-mailovou schránku tím, že uvolní místo pro nové zprávy, ale v případě potřeby zachová přístup k archivovaným zprávám.
Pravidla filtrování
Aplikace Outlook umožňuje vytvářet pravidla filtrování, která automaticky zpracovávají příchozí zprávy a události kalendáře. Pomocí pravidel filtrování můžete uspořádat své zprávy a události tak, aby byly automaticky rozděleny do složek nebo označeny určitými kategoriemi.
Níže jsou uvedena některá užitečná pravidla filtrování, která vám mohou pomoci vyčistit poštovní schránku a kalendář:
- Přesun zpráv z konkrétních odesílatelů do složky: Vytvořte pravidlo, které přesune všechny zprávy od konkrétních odesílatelů do samostatné složky. To může být užitečné, pokud přijímáte mnoho zpráv z automatických systémů nebo newsletterů.
- Smazání zpráv označených jako spam: Vytvořte pravidlo, které automaticky odstraní všechny zprávy označené jako spam. To vám pomůže zbavit se nevyžádané pošty a ušetřit čas na jejím ručním třídění.
- Označování důležitých zpráv: Vytvořte pravidlo, které označí všechny zprávy od konkrétních odesílatelů nebo s určitým klíčovým slovem jako důležité. To vám pomůže rychle najít a odpovědět na nejnaléhavější zprávy.
- Odstranění starých událostí kalendáře: Vytvořte pravidlo, které automaticky odstraní události kalendáře, které již proběhly. To vám pomůže udržet váš kalendář aktuální a uvolnit místo pro nové události.
Pravidla filtrování v aplikaci Outlook poskytují široké možnosti pro uspořádání vaší e-mailové schránky a kalendáře. Použijte je k uspořádání zpráv a událostí a zbavení se nežádoucích informací nebo zvýšení úrovně důležitosti pro konkrétní zprávy nebo události.
Použití složek a podsložek
V aplikaci Outlook můžete vytvářet složky a podsložky pro pohodlnější organizaci a strukturování poštovní schránky a kalendáře.
Chcete-li vytvořit novou složku, postupujte podle následujících kroků:
| Krok 1: | Otevřete Outlook a vyberte kartu složky. |
| Krok 2: | Klikněte pravým tlačítkem na položku Pošta nebo Kalendář a vyberte Vytvořit novou složku. |
| Krok 3: | Zadejte název nové složky a stiskněte klávesu Enter. |
Chcete-li vytvořit podsložku, postupujte podle následujících kroků:
| Krok 1: | Klikněte pravým tlačítkem na složku, ve které chcete vytvořit podsložku. |
| Krok 2: | Vyberte "Vytvořit složku" a zadejte název pro novou podsložku. |
| Krok 3: | Stiskněte klávesu Enter. |
Můžete také přetahovat a přesouvat zprávy a události mezi složkami a podsložkami. Chcete-li to provést, jednoduše zvýrazněte požadované položky a přetáhněte je do cílové složky nebo podsložky.
Pomocí složek a podsložek v aplikaci Outlook můžete snadno vyhledávat a organizovat své zprávy a události, takže práce s poštou a kalendářem je efektivnější a pohodlnější.
Odstranění zbytečných příloh
Pokud je vaše e-mailová schránka v aplikaci Outlook přeplněná spoustou příloh, může být nutné je odstranit. To pomůže uvolnit prostor a usnadnit práci s poštou.
Krok 1: Otevřete aplikaci Outlook a přejděte do e-mailové schránky, ze které chcete přílohy odstranit.
Krok 2: Vyberte zprávu s přílohou, kterou chcete smazat.
Krok 3: Klikněte pravým tlačítkem na vybranou zprávu a vyberte možnost uložit přílohu.
Krok 4: V okně, které se zobrazí, vyberte cestu uložení přílohy a klikněte na tlačítko Uložit.
Krok 5: Opakujte kroky 2-4 pro všechny zprávy, které obsahují zbytečné přílohy.
Krok 6: Když jste uložili všechny přílohy, které potřebujete, můžete s nimi bezpečně smazat zprávy. Chcete-li to provést, zvýrazněte několik zpráv kliknutím na první zprávu, poté podržte klávesu "Shift" a klikněte na poslední zprávu.
Krok 7: Stiskněte klávesu " Delete "na klávesnici nebo vyberte ikonu" Odstranit " z panelu nástrojů aplikace Outlook pro odstranění vybraných zpráv.
Nyní víte, jak odstranit zbytečné přílohy z poštovní schránky v aplikaci Outlook. To pomůže snížit množství informací a usnadnit práci s poštou.
Vymazání "smazaných zpráv"
Chcete-li odstranit všechny zprávy ze složky Smazané, postupujte podle následujících kroků:
- Otevřete Outlook a v seznamu složek vlevo vyberte složku "smazané".
- Zvýrazněte všechny zprávy, které chcete smazat. Pokud chcete smazat všechny zprávy ve složce, můžete stisknutím kombinace kláves "Ctrl + A" zvýraznit všechny zprávy najednou.
- Klikněte pravým tlačítkem myši na zvýrazněné zprávy a z kontextové nabídky vyberte "Odstranit" nebo stiskněte klávesu "Delete" na klávesnici.
Je důležité poznamenat, že smazané zprávy mohou být po odstranění ze složky Smazané po určité době dodatečně odstraněny ze složky Smazané položky, v závislosti na nastavení vašeho e-mailového serveru. Pokud chcete zcela vymazat e-mailovou schránku a odstranit zprávy i z "smazaných položek", musíte tuto složku také vymazat.
Použití funkce vymazat složku nebo vymazat všechny položky ve složce smazané položky vám umožní trvale odstranit všechny zprávy z této složky.
Vymazání kalendáře v aplikaci Outlook
Vymazání kalendáře v aplikaci Outlook může být užitečné, pokud chcete odstranit staré a zbytečné schůzky, události nebo připomenutí. Níže jsou uvedeny kroky k vyčištění kalendáře v aplikaci Outlook:
- Otevřete Outlook a přejděte do kalendáře, který chcete vymazat.
- Vyberte časové období, za které chcete události smazat. Můžete například vybrat "celý kalendář", abyste odstranili všechny události, nebo vybrat konkrétní data, která chcete odstranit události za určité období.
- Klikněte pravým tlačítkem myši na zvolené časové období a z kontextové nabídky vyberte Odebrat.
- Potvrďte smazání vybraných událostí kliknutím na tlačítko"Odstranit".
Kromě smazání jednotlivých událostí můžete také odstranit všechny události z kalendáře a začít s čistým štítem. Chcete-li to provést, postupujte podle následujících kroků:
- Otevřete Outlook a přejděte do kalendáře, který chcete vymazat.
- Klikněte pravým tlačítkem na kalendář v levém navigačním podokně.
- Z kontextové nabídky vyberte "Smazat všechny události".
- Potvrďte smazání všech událostí kliknutím na tlačítko"Smazat".
Pamatujte, že smazáním událostí z kalendáře v aplikaci Outlook také smažete všechna související data, jako jsou připomenutí nebo připojené soubory. Při výběru událostí k odstranění buďte opatrní a zvažte všechny důsledky vymazání kalendáře.