Sériové psaní je efektivní způsob, jak posílat personalizované zprávy velkému počtu adresátů. Díky používání funkcí aplikace Word můžete tyto e-maily snadno vytvářet a konfigurovat. Ať už potřebujete odeslat informace o nových produktech, poblahopřát k svátku nebo opravit chybu v datech protistrany, Word vám poskytuje nástroje pro vytváření jedinečných a profesionálně navržených e-mailů pro každého příjemce.
V tomto článku vám řekneme, jak vytvořit sériový e-mail ve Wordu krok za krokem. Ukážeme vám, jak nastavit tabulku dat s informacemi o příjemcích, jak vložit osobní údaje do samotného e-mailu a jak odeslat e-maily pomocí funkce E-Mail.
Vytvoření sériového dopisu ve Wordu může ušetřit spoustu času, zvláště pokud potřebujete poslat stejný dopis velkému počtu adresátů. Každý e-mail si můžete přizpůsobit přidáním jména příjemce, společnosti nebo jiných podrobností. To pomůže učinit vaši komunikaci osobnější a vhodnější pro každého příjemce.
Jste připraveni začít? Podívejme se, jak vytvořit sériový dopis ve Wordu pomocí jednoduchých a srozumitelných pokynů.
Jak vytvořit sériový e-mail ve Wordu
Krok 1: Vytvoření základního dokumentu
Před vytvořením sériového e-mailu je nutné vytvořit hlavní dokument, který bude obsahovat text zprávy bez Personalizace. V tomto dokumentu můžete použít nadpisy, odstavce, seznamy a další prvky formátování textu, aby byl atraktivnější.
Krok 2: Vkládání polí s daty příjemců
Po vytvoření hlavního dokumentu přejděte na kartu" Newsletter "v nabídce aplikace Word a v části" spustit sloučený dopis "vyberte"pole pro sloučení". Poté vyberte požadovaný typ pole podle údajů, které chcete vložit.
Příklad vložení pole"Název"
Chcete-li vložit pole "Název" příjemce, klikněte na místo v dokumentu, kam chcete pole Vložit, a ze seznamu polí pro sloučení vyberte "název". Tento krok opakujte pro vložení dalších polí, jako je" příjmení "nebo"adresa".
Krok 3: Nastavení formátu dopisu
Po vložení polí můžete upravit formát dopisu pomocí speciálních nástrojů aplikace Word. Můžete přidat další formátovací prvky, jako jsou tabulky, obrázky nebo hypertextové odkazy. Můžete také upravit písma, barvy a zarovnání textu, aby byl dopis atraktivnější a čitelnější.
Krok 4: Přidání seznamu příjemců
Chcete-li do sériového e-mailu přidat seznam příjemců, přejděte na kartu newsletter a vyberte Importovat seznam příjemců nebo zadat seznam příjemců. Poté vyberte soubor obsahující seznam příjemců nebo ručně zadejte jejich data.
Krok 5: Náhled a odeslání
Po přidání seznamu příjemců si můžete prohlédnout každý e-mail a ujistit se, že jsou data správně vložena. Poté, když jste s výsledkem spokojeni, můžete poslat sériový e-mail kliknutím na tlačítko "Dokončit a odeslat" na kartě "Newsletter".
Nyní víte, jak vytvořit sériový e-mail ve Wordu. Použijte tento nástroj k efektivnímu odesílání jednotypových zpráv mnoha příjemcům, čímž ušetříte čas a úsilí.
Přípravné práce
Než začnete vytvářet sériový e-mail ve Wordu, musíte provést několik přípravných akcí.
1. Spusťte v počítači program Microsoft Word.
2. Vytvořte nový dokument nebo otevřete existující soubor, který použijeme k vytvoření sériového e-mailu.
3. Připravte si šablonu dopisu, která bude použita k umístění proměnných polí. V šabloně můžete zadat standardní texty, které budou použity v každém e-mailu, a také proměnná pole, která budou automaticky vložena ze zdroje dat.
4. Pro usnadnění práce vytvořte tabulku, do které se vloží proměnná pole. Chcete-li to provést, klikněte v horní části dokumentu na kartu Vložit v nabídce programu Word, vyberte tabulku a nastavte požadovaný počet řádků a sloupců. V něm budou umístěny proměnné pole ze zdroje dat.
5. Nastavte kurzor na místo, kde bude proměnné pole umístěno v šabloně dopisu, a poté vložte příslušnou buňku do tabulky.
6. Proveďte operace popsané v bodě 5 pro každou proměnnou pole, kterou chcete vložit do šablony dopisu.
7. Uložte dokument se šablonou e-mailu, abyste jej mohli později použít k vytvoření sériového e-mailu.
Nyní, když jste připravili šablonu e-mailu, která specifikovala proměnná pole ze zdroje dat, můžete přejít k samotnému procesu vytváření sériového e-mailu ve Wordu.
Vytvoření základního dokumentu
Chcete-li vytvořit sériový e-mail ve Wordu, musíte začít vytvořením hlavního dokumentu. Hlavní dokument je šablona, která bude použita k vyplnění osobních údajů každého příjemce dopisu.
1. Otevřete Microsoft Word a vyberte prázdný dokument.
2. Určete strukturu a obsah dopisu. Umístěte záhlaví, klíčové informace a textové bloky, které budou společné všem příjemcům.
3. Umístěte nezměnitelné prvky dopisu na správná místa, jako jsou loga, kontaktní údaje a podpisy. Tyto položky budou pro každého příjemce stejné.
4. Přidejte zástupné symboly, které budou nahrazeny osobními údaji každého příjemce. Použijte například zástupné symboly typu "jméno", "příjmení", "společnost", abyste určili, kam by měly být příslušné údaje vloženy.
5. Rozdělte dokument do sekcí, kde každá sekce představuje jednu kopii sériového dopisu. K tomu můžete použít dělicí čáry nebo oddělovače dokumentu.
6. Uložte hlavní dokument ve formátu .docx nebo .dotx, aby se zachoval jako šablona a mohl jej znovu použít k vytváření nových sériových e-mailů.
Nyní, když je základní dokument vytvořen, lze jej použít k vytvoření sériového dopisu s personalizovanými informacemi pro každého příjemce. V další části se podíváme na to, jak vložit osobní údaje do hlavního dokumentu pomocí zdroje dat.
Přidání seznamu příjemců
Chcete-li vytvořit sériový e-mail ve Wordu, musíte zadat seznam příjemců. K tomu můžete pomocí tabulky pohodlně uspořádat informace o každém příjemci.
Podle těchto kroků přidejte seznam příjemců:
- Otevřete dokument ve Wordu, ve kterém chcete vytvořit sériový e-mail.
- Přejděte na kartu "obaly a listy".
- Vyhledejte sekci " Vytvořit "a vyberte"seznam příjemců".
- V nabídce, která se zobrazí, vyberte "Použít existující seznam"nebo" vytvořit nový seznam". Pokud již máte seznam příjemců v Excelu nebo jiném formátu, vyberte Použít existující seznam a vyhledejte soubor prostřednictvím dialogového okna.
- Pokud jste vybrali vytvořit nový seznam, zadejte do tabulky informace o každém příjemci. Zde můžete přidat sloupce se jmény, příjmením, e-mailovými adresami a dalšími informacemi, které chcete zahrnout.
- Uložte seznam příjemců a zavřete jej.
Nyní máte seznam příjemců, který můžete použít k vytvoření sériového e-mailu ve Wordu. Pomocí polí v dokumentu můžete vložit informace ze seznamu příjemců do každého jednotlivého e-mailu.
Konfigurace slučování e-mailů
Když jste vytvořili soubor s hlavní šablonou e-mailu a datový soubor, je čas nakonfigurovat sloučení e-mailů a vytvořit sériový e-mail ve Wordu. Chcete-li provést nastavení, postupujte podle těchto pokynů:
Krok 1: Otevřete hlavní soubor šablony e-mailu ve Wordu.
Krok 2: V horní liště nabídky vyberte kartu " newsletter "a klikněte na tlačítko"Spustit sloučení".
Krok 3: V rozbalovací nabídce vyberte možnost "Sloučit e-maily".
Krok 4: V okně slučování e-mailů, které se otevře, vyberte Použít aktuální dokument a vyberte hlavní soubor šablony e-mailu.
Krok 5: Klikněte na tlačítko "Vyberte příjemce" v horní liště nabídky "sloučení e-mailů".
Krok 6: V okně "vyberte příjemce", které se otevře, vyberte soubor s daty, který obsahuje seznam e-mailových adres nebo jiné informace, které je třeba přidat do každého e-mailu.
Krok 7: Vraťte se do okna slučování e-mailů a pomocí tlačítek Vložit Pole přidejte datová pole z datového souboru do hlavní šablony e-mailu.
Krok 8: Zkontrolujte, zda byla datová pole správně vložena do hlavní šablony e-mailu.
Krok 9: Nakonfigurujte další možnosti sloučení, jako je filtrování příjemců, třídění a formátování.
Krok 10: Po ukončení nastavení klikněte na tlačítko" Dokončit a sloučit "v horní liště nabídky"sloučení e-mailů".
Krok 11: V rozbalovací nabídce vyberte, co chcete se sloučenými e-maily udělat, jako je poslat e-mailem nebo vytisknout.
Nyní máte nakonfigurováno sloučení e-mailů a můžete vytvořit sériový e-mail ve Wordu na základě šablony a dat.
Zobrazení a úprava sériového psaní
Po vytvoření sériového e-mailu ve Wordu můžete před odesláním zobrazit a upravit jeho obsah. Zde je návod, jak to udělat:
Otevřete vytvořený sériový e-mail ve Wordu.
Zkontrolujte obsah e-mailu na hlavní obrazovce. Nepřímá data můžete vidět jako pole se sloučenými daty v místech, kde jste použili možnosti v šabloně e-mailu.
Pokud chcete upravit obsah e-mailu, zvýrazněte text nebo položku, kterou chcete změnit, a proveďte potřebné změny, jako je úprava textu nebo obrázku.
Zkontrolujte, zda jsou všechna pole se sloučenými daty správně vyplněna. Chcete-li to provést, můžete použít funkci náhledu sloučení, abyste viděli, jak bude každý e-mail vypadat před odesláním.
Změny uložte do e-mailu.
Procházení a úprava sériového e-mailu ve Wordu vám dává možnost zajistit, aby všechna data byla zadána správně a e-mail vypadá tak, jak jste si mysleli.
Odeslání sériového dopisu
Po vytvoření sériového e-mailu ve Wordu můžete začít s jeho odesláním. Existuje několik způsobů, jak odeslat sériový e-mail, včetně:
- Použití e-mailu.
- Použití speciálních programů pro hromadné zasílání zpráv.
- Použití CRM systémů.
Nejčastějším způsobem je odeslání přes e-mail. K tomu je třeba provést následující kroky:
- Uložit sériový dopis ve formátu HTML.
- Otevřete si e-mailového klienta nebo webovou poštu.
- Vytvořit nový dopis.
- Vložit kód sériového dopisu do těla nového dopisu.
- Proveďte potřebné změny nebo přidejte jednotlivá pole.
- Přidat příjemce e-mailu.
- Odeslat dopis.
Pomocí této metody je možné poslat sériový e-mail libovolnému počtu adresátů najednou pouhým přidáním do pole příjemců. Kromě toho lze přidat jednotlivá pole, která budou nahrazena příslušnými informacemi pro každého adresáta. Díky tomu je sériové psaní osobní a snadno použitelné pro marketingové účely.
Upozorňujeme, že při odesílání velkého množství e-mailů prostřednictvím e-mailového klienta nebo webové pošty může chvíli trvat, než bude odeslání dokončeno. Za pozornost stojí také omezení stanovená poskytovatelem pošty, například maximální počet e-mailů odeslaných za určité časové období.