Archivace důležitých zpráv a souborů v aplikaci Outlook 365 je nedílnou součástí efektivní práce. Archivace pomáhá nejen uvolnit místo ve schránce,ale také uložit důležité informace pro případ ztráty nebo poškození dat. V tomto článku se podíváme na podrobný návod, jak vytvořit archiv v aplikaci Outlook 365.
Krok 1: Přihlaste se ke svému účtu Outlook 365 a otevřete e-mailovou schránku, kterou chcete archivovat. Ujistěte se, že máte oprávnění správce nebo oprávnění pro přístup k archivaci dat.
Krok 2: Klikněte na kartu Soubor v levém horním rohu obrazovky. V nabídce, která se otevře, vyberte Možnosti.
Krok 3: Přejděte na kartu"Upřesnit". V části "archivace a automatické získávání "vyberte" Nastavení archivu".
Krok 4: v okně Nastavení archivu vyberte složku, ve které bude archiv vytvořen. Můžete použít existující složku nebo vytvořit novou.
Poznámka: Při vytváření nové složky zadejte její název a umístění v počítači.
Krok 5: Nastavte možnosti archivace podle svého uvážení. Můžete si vybrat, zda chcete uložit pouze staré položky, nebo do archivu zahrnout všechny položky, které jsou starší než uvedené časové období.
Krok 6: Klepnutím na OK uložíte nastavení archivace. Outlook 365 začne vytvářet archiv vybrané složky a přenese do ní položky podle zvolených možností.
Vytvoření archivu v aplikaci Outlook 365 vám pomůže efektivně spravovat a ukládat důležité zprávy a soubory. Postupujte podle tohoto krok za krokem a vytvořte archiv a zajistěte bezpečnost a dostupnost vašich dat v aplikaci Outlook 365.
Příprava na vytvoření archivu aplikace Outlook 365
Než začnete vytvářet archiv aplikace Outlook 365, je důležité provést několik přípravných akcí, abyste se ujistili, že všechny potřebné informace budou v budoucnu uloženy a dostupné. Zde je několik kroků, které byste měli provést před vytvořením archivu:
1. Zkontrolujte své připojení k internetu: ujistěte se, že vaše zařízení má stabilní připojení k Internetu, aby proces vytváření archivu proběhl bez selhání.
2. Zajistěte dostatek prostoru pro uložení archivu: před zahájením procesu vytváření archivu se ujistěte, že máte dostatek volného místa na pevném disku nebo v úložišti, abyste uložili všechna data.
3. Vymažte nevyžádané nebo zastaralé zprávy: před vytvořením archivu se doporučuje odstranit všechny nevyžádané nebo zastaralé zprávy ze složek v aplikaci Outlook 365. Tím ušetříte místo a zjednodušíte proces archivace.
4. Zkontrolujte, zda vaše e-mailová schránka neobsahuje viry: před zahájením procesu vytváření archivu se doporučuje zkontrolovat vaši e-mailovou schránku na viry nebo malware. To pomůže chránit váš archiv a zabránit ztrátě dat.
Při provádění všech výše uvedených kroků budete připraveni vytvořit archiv aplikace Outlook 365 a uložit své poštovní informace na bezpečné místo.
Krok 1: Získání přístupových práv k archivu
Před vytvořením archivu aplikace Outlook 365 se musíte ujistit, že máte přístupová práva k archivu. K tomu budete potřebovat následující kroky:
| 1. | Spusťte program Outlook 365 a přihlaste se ke svému účtu. |
| 2. | Přejděte na kartu Soubor v hlavní nabídce aplikace Outlook. |
| 3. | V okně, které se otevře, vyberte možnost Možnosti a otevřete okno Nastavení Aplikace Outlook. |
| 4. | V okně Nastavení vyberte kartu Upřesnit a klikněte na tlačítko Nastavení archivace. |
| 5. | Ujistěte se, že máte přístupová práva k archivu zaškrtnutím příslušné možnosti v části Nastavení archivace. |
| 6. | Uložte změny a zavřete okno Nastavení. |
Po dokončení těchto kroků budete mít přístup k archivu aplikace Outlook 365 a budete moci začít vytvářet archiv vašeho e-mailu.
Krok 2: Výběr metody vytváření archivu
1. Vestavěný archivační nástroj: Tato metoda poskytuje snadný a pohodlný způsob, jak vytvořit archivní kopie složek a položek podle vašeho výběru, bez ohledu na původní umístění. K použití této metody budete muset provést následující kroky:
- Otevřete Outlook 365 a vyberte složku nebo položky, které chcete archivovat.
- Klikněte pravým tlačítkem na vybrané složky nebo položky a vyberte "archivovat".
- Vyberte místo, kam chcete uložit archivní kopii, a klikněte na OK.
- Outlook 365 automaticky vytvoří archivní kopii vybraných složek a položek a uloží je na určené místo.
2. Zahrnutí složky archivu do datového souboru aplikace Outlook: Tato metoda vám umožňuje Zahrnout složku archivu do hlavního datového souboru aplikace Outlook, abyste měli přístup k archivovaným položkám v aplikaci Outlook. K použití této metody budete muset provést následující kroky:
- Otevřete Outlook 365 a v levém horním rohu vyberte soubor.
- Z rozbalovací nabídky vyberte Možnosti.
- V okně Možnosti aplikace Outlook vyberte kartu "Pokročilé".
- Vyhledejte sekci Export a import a vyberte Export do souboru.
- Vyberte " Exportovat do datového souboru aplikace Outlook "a klikněte na"další".
- Vyberte složku archivu, kterou chcete povolit, a zadejte umístění uložení datového souboru aplikace Outlook.
- Klepnutím na OK dokončíte proces zapnutí složky archivu do datového souboru aplikace Outlook.
Vyberte metodu, která je pro vás nejpohodlnější, a pokračujte dalším krokem.
Krok 3: vytvoření prázdného archivu
Jakmile nastavíte možnosti archivace a vyberete složku pro ukládání archivních dat, můžete přejít k vytvoření prázdného archivu v aplikaci Outlook 365. To vám umožní začít ukládat důležité e-maily a data do speciální složky a zároveň uvolnit místo v hlavní poštovní složce.
Chcete-li vytvořit prázdný archiv, postupujte takto:
- Otevřete Outlook 365 a vyberte kartu Soubor v levé horní části obrazovky.
- V nabídce, která se otevře, vyberte možnosti a přejděte na kartu Upřesnit.
- V části archivace a čištění klikněte na tlačítko Archivovat nyní.
- V okně, které se zobrazí, vyberte složku, do které chcete archivovaná data uložit.
- Ujistěte se, že možnost "vytvořit prázdný soubor .PST "vybráno a klikněte na tlačítko "OK".
- Po dokončení tohoto procesu bude v aplikaci Outlook 365 vytvořena složka s názvem archivního souboru .pst.
Nyní jste vytvořili prázdný archiv v aplikaci Outlook 365 a jste připraveni začít přesouvat e-maily a data do této složky. Pokud chcete e-maily ukládat automaticky, nakonfigurujte nastavení archivace podle vašich preferencí před přechodem k dalšímu kroku.
Krok 4: Import dat do archivu
Jakmile vytvoříte prázdný archiv pro uložení dat z aplikace Outlook 365, máte za úkol importovat svá data do archivu. To vám umožní udržet je v bezpečí a uvolnit místo ve schránce.
Chcete-li importovat data do archivu aplikace Outlook 365, můžete použít vestavěný nástroj aplikace Outlook s názvem Import/Export. Chcete-li úspěšně importovat svá data, postupujte podle těchto kroků:
- Otevřete Outlook 365 a vyberte kartu Soubor.
- V rozbalovací nabídce vyberte "Otevřít a exportovat".
- Ze seznamu možností vyberte "Import/Export".
- V okně, které se zobrazí, vyberte " Importovat z jiného programu nebo souboru "a klikněte na tlačítko"Další".
- Vyberte " datový soubor aplikace Outlook (.pst)" a klikněte na tlačítko "Další".
- Klikněte na tlačítko Procházet a vyhledejte datový soubor aplikace Outlook, který chcete importovat do svého archivu.
- Vyberte, které položky dat chcete importovat (například e-maily, kontakty, kalendáře) a klikněte na tlačítko Další.
- Vyberte složku v archivu, kam chcete importovat svá data, a klikněte na tlačítko "Dokončit".
- Počkejte,až Outlook dokončí proces importu dat.
- Po ukončení importu budou vaše data přidána do archivu aplikace Outlook 365.
Nyní máte kompletní archiv vašich dat z aplikace Outlook 365, který můžete použít k zálohování, přenosu nebo uložení v bezpečí.
Krok 5: dokončení procesu vytváření archivu
Jakmile zadáte všechna nastavení a vyberete složky, které chcete archivovat, zbývá dokončit proces vytváření archivu v aplikaci Outlook 365. Chcete-li to udělat, postupujte podle těchto jednoduchých kroků:
- Zkontrolujte zadaná nastavení. Ujistěte se, že jste správně vybrali složky, které chcete archivovat, a nastavili požadované možnosti archivace.
- Klikněte na tlačítko"Vytvořit archiv". Outlook 365 zahájí proces archivace vybraných složek a všech jejich obsahu.
- Počkejte na dokončení procesu. Doba potřebná k dokončení archivace závisí na objemu dat a rychlosti vašeho internetového připojení.
- Po dokončení archivace budete vyzváni k uložení vytvořeného archivu do počítače. Můžete si vybrat cestu k uložení archivu a přiřadit mu název.
- Kliknutím na tlačítko Uložit dokončíte proces a uložíte archiv do počítače.
Gratuluji! Úspěšně jste vytvořili archiv aplikace Outlook 365. Nyní můžete tento archiv uložit na bezpečné místo nebo jej v případě potřeby předat kolegům nebo konzultantům. Před odstraněním nebo přesunem složek v aplikaci Outlook 365 se ujistěte, že jste zálohovali důležitá data.