Vedení účetnictví a správa dokumentů v organizaci je často spojeno s vytvářením a archivováním smluv. Dochází však k situacím, kdy je třeba smlouvu odstranit z aktivní databáze a přesunout do archivu pro pohodlnější ukládání. V programu 1C: BSU to lze provést jednoduchými kroky.
Proces odstranění smlouvy v archivu v programu 1C: BSU nevyžaduje zvláštní technické dovednosti a lze jej provést i uživateli s minimálními zkušenostmi v tomto programu. Je důležité dodržovat tento podrobný návod k bezpečnějšímu vymazání a uložení všech potřebných dat.
Chcete-li začít, otevřete program 1C:BSU a přejděte do sekce, kde je uložen váš seznam smluv. Vyhledejte požadovanou smlouvu, kterou chcete odstranit, a vyberte ji kliknutím pravým tlačítkem na ni. V kontextové nabídce, která se zobrazí, vyberte možnost "Smazat smlouvu v archivu". V případě potřeby potvrďte svou akci kliknutím na tlačítko"OK".
Nyní je smlouva úspěšně odstraněna z aktivní databáze a přenesena do archivu. Upozorňujeme, že odstranění smlouvy v archivu nevede k jejímu úplnému odstranění, ale pouze ji zakrývá ze seznamu aktivních smluv. V případě potřeby můžete smlouvu vždy obnovit z archivu nebo ji definitivně smazat.
Jak odstranit smlouvu v archivu v 1s BSU
1C: Účetnictví veřejné instituce (1C BSU) poskytuje možnost odstranění smluv z archivu. To může být nutné, například pokud byla smlouva uzavřena chybně nebo se stala neplatnou. V tomto návodu jsou uvedeny kroky k odstranění smlouvy v archivu v 1s BSU.Krok 1: Otevřete program 1C: Účetnictví veřejné instituce v počítači.Krok 2: v levém menu vyberte položku "archiv smluv".Krok 3: V okně, které se otevře, vyberte požadovanou smlouvu, kterou chcete odstranit z archivu.Krok 4: Klikněte na tlačítko "Odstranit" na panelu nástrojů.Krok 5: v dialogovém okně, které se zobrazí, potvrďte smazání Smlouvy kliknutím na tlačítko "Ano".Krok 6: Smlouva bude odstraněna z archivu a již se nebude zobrazovat v seznamu smluv.Je důležité poznamenat, že po odstranění smlouvy z archivu již nebude možné ji obnovit, proto se doporučuje před odstraněním pečlivě zkontrolovat, zda je smlouva skutečně odstraněna.
Příprava před odstraněním smlouvy do archivu
Než začnete odebírat smlouvu do archivu v 1s BSU, je třeba provést několik předběžných opatření:
- Ujistěte se, že máte příslušná přístupová práva k systému 1C BSU a možnost provádět operace k odstranění smluv.
- Zkontrolujte, zda pracujete v požadované databázi. Chcete-li to provést, otevřete program 1C BSU a ujistěte se, že je vybrána správná databáze.
- Před ukončením smlouvy je vhodné ji zálohovat. Tím se vyhnete ztrátě dat v případě nechtěného smazání.
- Zkontrolujte, zda smlouva, kterou hodláte smazat, neobsahuje žádné důležité záznamy nebo související údaje. Pokud má smlouva vazby na jiné dokumenty nebo objekty, může její vymazání vést k narušení integrity dat.
- Pokud je plánováno odstranění více smluv, doporučuje se vytvořit seznam nebo připravit příslušný seznam pro pohodlí.
Provedení těchto předběžných opatření vám umožní vyhnout se možným problémům a chybám při mazání smlouvy do archivu v 1s BSU.
Krok 1: Otevření dokumentu, který chcete odstranit
Před odstraněním smlouvy v archivu v 1s BSU je nutné otevřít samotný dokument, aby bylo zajištěno, že je to přesně ten, který má být odstraněn. Chcete-li to provést, postupujte takto:
- Otevřete program 1C: BSU na vašem počítači.
- V horní nabídce vyberte sekci Smlouvy nebo archiv, podle toho, kde je dokument uložen, který má být odstraněn.
- Vyhledejte požadovanou smlouvu v seznamu a poklepáním na ni ji otevřete.
- Ujistěte se, že byla otevřena přesně ta smlouva, kterou chcete odstranit.
Poznámka: Pokud je smlouva v archivu, možná budete muset provést další kroky k jejímu otevření. Například klikněte na tlačítko" archivní dokumenty", vyberte požadovaný archiv a přejděte do něj.
Krok 2: Kontrola a úprava dat smlouvy
Před odstraněním smlouvy do archivu je nutné zkontrolovat a v případě potřeby upravit její údaje. Chcete-li to provést, postupujte takto:
- Otevřete program "1C: BSU" a vyberte požadovanou informační základnu.
- Přejděte do části smlouvy a vyhledejte požadovanou smlouvu v seznamu.
- Poklepáním na název smlouvy otevřete jeho kartu.
- Prohlédněte si všechny údaje o smlouvě na kartách:
- Obecné informace
- Účastníci smlouvy
- Výpočty podle smlouvy
- Další informace
- Proveďte potřebné změny v libovolných polích nebo hodnotách.
- Uložte provedené změny stisknutím tlačítka Uložit nebo pomocí kombinace kláves Ctrl + S.
Po dokončení kontroly a úpravy dat smlouvy jste připraveni provést další krok - odstranění smlouvy do archivu.
Krok 3: označení dokumentu k odstranění
Chcete-li odstranit dokument v archivu 1C BSU, musíte jej označit k odstranění. Chcete-li to provést, postupujte takto:
- Otevřete program 1C BSU a vyberte požadovanou databázi.
- V části Dokumenty vyhledejte smlouvu, kterou chcete odstranit.
- Klikněte pravým tlačítkem na dokument a vyberte "označit k odstranění".
- Zobrazí se zpráva, že dokument byl úspěšně označen k odstranění. Klikněte na OK.
Dokument bude nyní označen k odstranění a zobrazí se v seznamu archivních dokumentů. Chcete-li jej však definitivně odstranit, musíte provést další krok.
Krok 4: Odstranění smlouvy z aktivních dokumentů
Jakmile přesunete smlouvu do archivu, možná ji budete muset odstranit ze seznamu aktivních dokumentů. Chcete-li to provést, postupujte podle pokynů níže:
- Otevřete modul smlouvy v programu 1C: BSU.
- V seznamu aktivních smluv vyhledejte požadovanou smlouvu, kterou chcete odstranit.
- Zvýrazněte jej kliknutím na něj jednou.
- Klikněte pravým tlačítkem myši na zvýrazněnou smlouvu a v kontextové nabídce vyberte možnost "Odstranit".
- Potvrďte smazání Smlouvy kliknutím na tlačítko" Ano " V dialogovém okně, které se zobrazí.
Po provedení těchto kroků bude vybraná smlouva odstraněna ze seznamu aktivních dokumentů. Upozorňujeme však, že samotná smlouva zůstává v archivu a lze ji v případě potřeby obnovit.