Volání na doplňkové číslo je nedílnou součástí práce v kanceláři nebo jiných organizacích, kde se aplikuje interní komunikační systém. Ne každý však ví, jak správně volat na taková čísla z pevné linky. V tomto článku vám řekneme, jak to udělat bez problémů a s minimálním úsilím.
Za prvé, před voláním je třeba se seznámit se soukromou nebo veřejnou referencí, která by měla být poskytována všem zaměstnancům organizace. Tato nápověda obsahuje příslušné kódy hovorů a doplňková čísla zaměstnanců. Informace v ní lze umístit na nástěnku, rozeslat e-mailem nebo vyvěsit na interní webové stránky organizace.
Před uskutečněním hovorů byste se měli seznámit s organizačními pravidly a zásadami organizace pro používání interní komunikace. V některých případech je povoleno volat pouze v pracovní době nebo pouze po dohodě s vedením. Může být také definována určitá sekvence číselné sady nebo použití předpon před doplňkovým číslem.
Určete dostupnost doplňkového čísla
Než zavoláte na doplňkové číslo z pevné linky, musíte se ujistit, že takové číslo existuje a je k dispozici k použití. Chcete-li to provést, můžete postupovat podle následujících kroků:
- Podívejte se do telefonního seznamu. Zkontrolujte sekci s přidanými čísly nebo oddělení společnosti, která mohou mít vlastní čísla.
- Kontaktujte recepci nebo administrátora kanceláře, ve které se nachází doplňkové číslo. Budou moci potvrdit dostupnost a dostupnost pokoje.
- Zkontrolujte webové stránky společnosti nebo organizace. Často jsou na kontaktní stránce uvedena doplňková telefonní čísla zaměstnanců nebo oddělení.
- Pokud je k dispozici, použijte interní telefonní seznam kanceláře. Obvykle uvádí všechna doplňková čísla, která lze v dané organizaci použít.
- Pokud všechny předchozí možnosti nepřinesly výsledky, zkuste se obrátit na kolegy nebo známé, kteří v dané společnosti pracují nebo mají informace o doplňkových číslech.
Po zjištění dostupnosti čísla můžete začít s vytáčením čísla z pevné linky a instalací potřebných připojení.
Zadejte přístupový kód
Chcete-li volat na doplňkové číslo z pevné linky, možná budete muset zadat přístupový kód. Přístupový kód vám může poskytnout váš zaměstnavatel nebo správce systému.
Pro zadání přístupového kódu postupujte podle následujících kroků:
- Zvedněte telefon a počkejte na vytáčení dial tónu.
- Vytočte hlavní číslo a až budete přesměrováni k výběru možností, počkejte na zprávu o požadavku na přístupový kód.
- Zadejte přístupový kód stisknutím příslušných čísel na klávesnici.
- Po zadání přístupového kódu stiskněte tlačítko # (mřížka) nebo vyslovte frázi "dokončit vstup" (pokud je to nutné).
- Počkejte na potvrzení, že přístupový kód byl přijat, a pokračujte v konverzaci na doplňkovém čísle.
Přístupový kód se obvykle skládá z číslic, ale může také obsahovat symboly nebo kombinace znaků. Pokud máte potíže se zadáním přístupového kódu, kontaktujte správce nebo zákaznický servis pro pomoc.
Pamatujte, že mnoho systémů může uložit zadaný přístupový kód do paměti, takže jej nebudete muset zadávat pokaždé, když zavoláte. Pokud však budete používat veřejný telefon nebo telefon přístupný jiným lidem, ujistěte se, že po ukončení hovoru z bezpečnostních důvodů klepnete na tlačítko "Zrušit" nebo "ukončit".
Vytočte číslo vnitřní linky
Krok 1: Zvedněte telefon.
Krok 2: Počkejte na pípnutí a vytočte vnitřní číslo, které chcete zavolat. Interní číslo se obvykle skládá z několika číslic a může být poskytnuto správcem systému nebo uvedeno na interním telefonním seznamu.
Poznámka: Pokud si nejste jisti správností vnitřního čísla, podívejte se na vnitřní telefonní seznam nebo se zeptejte kolegů.
Krok 3: Stiskněte tlačítko volání nebo počkejte, až systém automaticky vyvolá interní číslo.
Krok 4: Počkejte,až volající přijme hovor. Pokud je interní linka zaneprázdněna nebo volající nereaguje, zkuste zavolat později nebo se obraťte na správce systému, abyste získali nápovědu.
Krok 5: Po ukončení hovoru položte telefon na místo nebo stiskněte tlačítko "Zakázat" pro ukončení hovoru.
Proveďte hovor
Chcete-li zavolat na doplňkové číslo z pevné linky, postupujte podle pokynů:
- Zvedněte telefon a počkejte na pípnutí.
- Vytočte přístupový kód k externí lince, obvykle je to "9".
- Po přístupovém kódu zadejte číslo doplňkové linky, které vám bylo poskytnuto.
- Počkejte na připojení.
- Když je připojení nastaveno, uslyšíte troubení nebo digitální signál.
- Nyní můžete začít mluvit s předplatitelem tohoto doplňkového čísla.
Pokud se po vytočení čísla doplňkové linky vyskytnou problémy, ujistěte se, že jste správně vytočili přístupový kód a číslo doplňkové linky. Pokud problém stále přetrvává, kontaktujte technickou podporu svého telefonního poskytovatele pro další pomoc.