Microsoft Outlook 2013 je jedním z nejčastějších e-mailových klientů, který poskytuje možnost spravovat váš e-mail, kontakty a kalendář na vašem počítači. Vytvoření nového archivu v aplikaci Outlook 2013 je skvělý způsob, jak uspořádat poštu a uvolnit místo v hlavní poštovní schránce.
Archiv - jedná se o speciální soubor, do kterého lze ukládat staré zprávy, aby nezasahovaly do vaší hlavní složky příchozích zpráv. Vytvoření nového archivu v aplikaci Outlook 2013 vám může pomoci udržet vaše data po ruce, ale zároveň neuzavřít vaši e-mailovou schránku.
Vytvoření nového archivu v aplikaci Outlook 2013 je velmi snadné. Vše, co budete potřebovat, je postupovat podle několika jednoduchých kroků.
Vytvoření nového archivu v aplikaci Outlook 2013: hlavní kroky
Outlook 2013 poskytuje pohodlný způsob vytváření a organizace archivů pro ukládání a správu e-mailů, kontaktů a dalších důležitých dat. V této příručce vám řekneme, jak vytvořit nový archiv v aplikaci Outlook 2013.
Krok 1: Otevřete Outlook 2013 v počítači.
Krok 2: V horní nabídce vyberte kartu Soubor.
Krok 3: V rozbalovací nabídce vyberte "Nastavení účtu".
Krok 4: V okně Účty vyberte kartu archivace.
Krok 5: Klikněte na tlačítko"Archivovat tuto složku a všechny podsložky".
Krok 6: Vyberte složku, kterou chcete archivovat, a zadejte datum, kdy by měly být zprávy v archivu povoleny.
Krok 7: Zadejte umístění nového archivu výběrem složky v počítači nebo na síťovém disku.
Krok 8: Klepnutím na tlačítko" OK " dokončíte proces vytváření nového archivu.
Nyní máte nový archiv v aplikaci Outlook 2013, kde můžete ukládat a spravovat svůj e-mail a další data. Nezapomeňte pravidelně archivovat poštu pro efektivnější správu a organizaci dat.
Nastavení nastavení nového archivu aplikace Outlook 2013
Po vytvoření nového archivu v aplikaci Outlook 2013 možná budete muset upravit některá nastavení, abyste optimalizovali proces práce a správy archivu. V této části se podíváme na několik důležitých nastavení, která mohou být užitečná při používání nového archivu v aplikaci Outlook 2013.
1. Nastavení doby skladování položek: Chcete-li zjistit, jak dlouho budou položky uloženy v archivu, postupujte podle těchto kroků:
- Klikněte pravým tlačítkem na nový archiv v seznamu složek aplikace Outlook.
- Z kontextové nabídky vyberte "Vlastnosti složky".
- V dialogovém okně, které se otevře, vyberte kartu "služba".
- Nakonfigurujte možnost odebrat položky starší podle vašich preferencí.
- Klepnutím na OK uložíte změny.
2. Konfigurace složek pro archivaci: Pokud chcete povolit nebo vyloučit určité složky z archivace, postupujte takto:
- Klikněte pravým tlačítkem na nový archiv v seznamu složek aplikace Outlook.
- Z kontextové nabídky vyberte "Vlastnosti složky".
- V dialogovém okně, které se otevře, vyberte kartu archivovat.
- Vyberte požadované složky, které chcete povolit nebo vyloučit z archivu.
- Klepnutím na OK uložíte změny.
3. Automatické provádění archivace: Pokud chcete nastavit automatické provádění archivace v aplikaci Outlook 2013, postupujte takto:
- Otevřete kartu Soubor v horní liště nabídky aplikace Outlook.
- V nabídce, která se otevře, vyberte Možnosti.
- V dialogovém okně, které se otevře, vyberte kartu "distribuce".
- Klikněte na "Startup" a vyberte "Automatická archivace".
- Nakonfigurujte nastavení Automatické archivace podle svých potřeb.
- Klepnutím na OK uložíte změny.
Konfigurace nastavení nového archivu v aplikaci Outlook 2013 vám umožní lépe spravovat vaše e-maily a soubory a ukládat je na bezpečné a organizované místo.
Import dat do nového archivu aplikace Outlook 2013
Pokud jste vytvořili nový archiv v aplikaci Outlook 2013 a chcete importovat data ze starého archivu nebo jiného zdroje, můžete použít vestavěnou funkci importu dat.
Zde je podrobný průvodce importem dat do nového archivu aplikace Outlook 2013:
Krok 1: Otevřete Outlook 2013 a v horní liště nástrojů vyberte kartu Soubor.
Krok 2: Na stránce Informace klikněte v levém podokně na Otevřít a exportovat.
Krok 3: V seznamu dostupných příkazů vyberte "Import/Export".
Krok 4: V okně, které se zobrazí, vyberte " Importovat z jiných programů nebo souborů "a klikněte na"další".
Krok 5: Vyberte " datové soubory aplikace Outlook "a klikněte na"další".
Krok 6: V dalším okně klikněte na Procházet a vyberte soubor s daty, který chcete importovat.
Krok 7: Poté vyberte "nahradit duplikáty" nebo "duplikáty nenahradit"v závislosti na vašich preferencích a klikněte na "další".
Krok 8: V dalším okně vyberte složku v novém archivu, do které chcete data importovat, a klikněte na další.
Krok 9: Kliknutím na" Dokončit " zahájíte import dat do nového archivu aplikace Outlook 2013.
Po dokončení procesu importu budou data k dispozici ve zvolené složce nového archivu aplikace Outlook 2013.
Nyní víte, jak importovat data do nového archivu aplikace Outlook 2013 a snadno přesunout svá data z jednoho zdroje do druhého.
Správa nového archivu v aplikaci Outlook 2013
Po vytvoření nového archivu v aplikaci Outlook 2013 budete mít možnost jej spravovat, abyste mohli efektivně ukládat a organizovat svůj e-mail. Zde je několik užitečných tipů, které vám v tomto procesu pomohou:
1. Přenos dopisů do archivu:
Chcete-li přesunout e-mail do nového archivu, jednoduše zvýrazněte požadovaný e-mail a přetáhněte jej do složky s archivem. Můžete také vybrat e-mail, kliknout pravým tlačítkem myši a vybrat možnost Přesunout do složky a poté vybrat složku s archivem.
2. Vytváření podsložek v archivu:
Chcete-li lépe uspořádat své dopisy v archivu, můžete vytvářet podsložky. Klikněte pravým tlačítkem na složku s archivem a vyberte možnost "Vytvořit složku". Poté zadejte název složky a stisknutím klávesy "Enter" ji vytvořte.
3. Hledání dopisů v archivu:
Outlook 2013 poskytuje praktické nástroje pro vyhledávání e-mailů v archivu. Do vyhledávacího pole v horní části okna aplikace Outlook zadejte klíčová slova a v části složky vyhledávání vyberte možnost archiv. Outlook vyhledá e-maily obsahující uvedená klíčová slova pouze ve vašem archivu.
4. Prohlížení e-mailů v archivu:
Chcete-li zobrazit e-maily uložené v archivu, jednoduše otevřete složku s archivem a klikněte na požadovaný e-mail. Můžete také použít nástroje pro filtrování a třídění, abyste našli požadovaný e-mail rychleji.
Dodržováním těchto jednoduchých tipů můžete efektivně spravovat svůj nový archiv v aplikaci Outlook 2013 a snadno najít informace, které potřebujete ve svém e-mailu.