Excel je výkonný nástroj pro práci s tabulkami a daty. Umožňuje nejen správu informací, ale také interakci s jinými aplikacemi a službami. Jednou z takových služeb je Sharepoint, platforma pro kolektivní práci se soubory a dokumenty.
Často je potřeba vytvářet odkazy na soubory a složky Sharepoint přímo v Excelu. To usnadňuje přístup k požadovaným dokumentům a usnadňuje kolektivní práci. V tomto článku se podíváme na to, jak vytvořit odkazy na Sharepoint v Excelu pomocí různých metod a uvedeme příklady použití.
Existuje několik způsobů, jak vytvořit odkazy na Sharepoint v Excelu. Jedním z nejjednodušších je použití vzorce hypertextového odkazu. Můžete také vložit hotový odkaz do buňky nebo dokonce vytvořit hypertextový odkaz na obrázek. Pojďme podrobněji rozebrat každou metodu a uvést příklady její aplikace.
Poznámka: před vytvořením odkazů na Sharepoint se ujistěte, že máte přístup k požadovaným souborům a složkám a práva na úpravy a sdílení.
Výhody používání odkazů na Sharepoint v Excelu
Odkazy na Sharepoint v Excelu poskytují řadu výhod, které mohou výrazně zlepšit efektivitu práce s daty. Zde je několik hlavních výhod:
1. Centralizované ukládání dat:
Použití odkazů na Sharepoint umožňuje ukládat všechna data na jedno místo, což umožňuje centralizovaný přístup a správu souborů. To usnadňuje spolupráci s kolegy, protože všichni uživatelé mají přístup k aktuální verzi dokumentu.
2. Aktualizace dat v reálném čase:
Odkazy na Sharepoint vám umožňují aktualizovat data v tabulce aplikace Excel v reálném čase, aniž byste museli ručně stahovat aktualizovaný soubor. To je užitečné zejména v případě práce s velkým množstvím dat nebo v případě potřeby pravidelně aktualizovat tabulku.
3. Snadný přístup k dokumentům:
Použití odkazů na Sharepoint usnadňuje přístup k požadovaným dokumentům. Místo hledání souborů v místním počítači nebo v síťových složkách může uživatel snadno přejít na požadovaný soubor kliknutím na odkaz v tabulce aplikace Excel.
4. Flexibilita práce s daty:
Odkazy na Sharepoint vám umožňují provádět změny v excelové tabulce přímo v Sharepointu, nejen v místní kopii. To dává uživateli flexibilitu při práci s daty, protože změny provedené v souboru na Sharepointu se automaticky vztahují na všechny vzdálené kopie tabulky.
5. Správa přístupu k datům:
Odkazy na Sharepoint umožňují spravovat přístup k datům a umožňují nastavit různé úrovně přístupu pro různé uživatele. To pomáhá zajistit bezpečnost dat a kontrolu nad jejich používáním.
Obecně platí, že pomocí odkazů na Sharepoint v Excelu získáte pohodlný přístup k datům, schopnost pracovat v reálném čase a centralizované ukládání dat. To umožňuje efektivnější práci s daty a pohodlnější a bezpečnější správu souborů.
Jak vytvořit odkazy na Sharepoint v Excelu
1. Otevřete dokument v Excelu, ve kterém chcete vytvořit odkaz na Sharepoint.
2. Vyberte buňku nebo text, který bude obsahovat odkaz. Všimněte si, že můžete vybrat více buněk a vytvořit odkaz na oblast Sharepoint.
3. Klikněte pravým tlačítkem na vybrané buňky a z kontextové nabídky vyberte "hypertextový odkaz".
4. V okně Vložit hypertextový odkaz, které se zobrazí, vyberte kartu Dokumenty s Sharepoint.
5. Vyhledejte a vyberte požadovaný soubor nebo adresář na Sharepointu. Pomocí vyhledávání můžete rychle najít požadovaný zdroj.
6. Po výběru souboru nebo adresáře klikněte na tlačítko"OK". Odkaz na vybraný zdroj bude automaticky vložen do vašeho dokumentu aplikace Excel.
7. Pokud jste vytvořili odkaz na adresář, otevře se ve Windows Exploreru. Pokud odkaz vede na konkrétní soubor, po kliknutí na něj se tento soubor otevře v příslušné aplikaci.
8. Podívejte se na odkaz kliknutím na něj. Ujistěte se, že otevře požadovaný zdroj na Sharepointu.
Nyní máte odkaz na Sharepoint ve vašem dokumentu aplikace Excel. Tento přístup můžete použít v různých dokumentech a šablonách, abyste usnadnili přístup ke svým zdrojům na Sharepointu.
Příklady použití odkazů na Sharepoint v Excelu
Odkazy na Sharepoint v Excelu mohou být velmi užitečné pro organizaci pracovního postupu a sdílení informací mezi různými soubory a dokumenty. Zde je několik příkladů použití odkazů na Sharepoint v Excelu:
- Vytvoření odkazu na soubor v Sharepointu: Odkaz na konkrétní soubor v Sharepointu můžete vytvořit přímo z buňky v tabulce aplikace Excel. Chcete-li to provést, vyberte buňku, do které chcete odkaz umístit, poté z nabídky aplikace Excel vyberte "Vložit" a vyberte "hypertextový odkaz". V dialogovém okně, které se zobrazí, vyberte typ hypertextového odkazu " existující soubor nebo webovou stránku "a do pole"Adresa" zadejte cestu k souboru. Například: https://sharepoint.com/sites/мой-сайт/документы/мой-файл.docx ..
- Vytvoření odkazu na složku v Sharepointu: Podobně je možné vytvořit odkaz na složku v Sharepointu přímo z buňky v Excelu. Vyberte buňku, do které chcete odkaz umístit, poté z nabídky aplikace Excel vyberte "Vložit" a vyberte "hypertextový odkaz". V dialogovém okně, které se zobrazí, vyberte typ hypertextového odkazu " existující soubor nebo webovou stránku "a do pole Adresa zadejte cestu ke složce. Například: https://sharepoint.com/sites/мой-сайт/документы/моя-папка ..
- Vytvoření odkazu na seznam v Sharepointu: Odkaz na seznam v Sharepointu můžete vytvořit přímo z buňky v Excelu. Chcete-li to provést, vyberte buňku, do které chcete odkaz umístit, poté z nabídky aplikace Excel vyberte "Vložit" a vyberte "hypertextový odkaz". V dialogovém okně, které se zobrazí, vyberte typ hypertextového odkazu " existující soubor nebo webovou stránku "a do pole Adresa zadejte cestu k seznamu. Například: https://sharepoint.com/sites/мой-сайт/списки/мой-список ..
- Vytvoření odkazu na přehledy a dashboardy v Sharepointu: Pokud máte zprávy nebo dashboardy v Sharepointu, můžete na ně vytvořit odkaz přímo z buňky v Excelu. Chcete-li to provést, vyberte buňku, do které chcete odkaz umístit, poté z nabídky aplikace Excel vyberte "Vložit" a vyberte "hypertextový odkaz". V dialogovém okně, které se zobrazí, vyberte typ hypertextového odkazu "existující soubor nebo webovou stránku" a do pole Adresa zadejte cestu ke zprávě nebo dashboardu. Například: https://sharepoint.com/sites/мой-сайт/отчеты/мой-отчет ..
Pomocí odkazů na Sharepoint v Excelu můžete výrazně zjednodušit přístup k požadovaným souborům, složkám, seznamům, zprávám a dashboardům, což vám ušetří čas a zvýší produktivitu práce.