WhatsApp Business je oblíbená aplikace pro firmy, která Vám umožňuje komunikovat se zákazníky prostřednictvím WhatsApp. Spolu s funkcí zasílání zpráv aplikace také vysílá příchozí hovory od zákazníků. Pokud však potřebujete tuto funkci dočasně deaktivovat, abyste se mohli soustředit na jiné úkoly, existuje několik způsobů, jak to udělat.
Prvním způsobem je přepnutí do režimu Nerušit. Chcete-li to provést, musíte na svém zařízení otevřít aplikaci WhatsApp Business a přejít do sekce Nastavení. Poté vyberte " Oznámení "a vyhledejte možnost"Nerušit". Povolením této možnosti dočasně deaktivujete hovory a upozornění od uživatele.
Druhým způsobem je změna nastavení oznámení. Otevřete aplikaci WhatsApp Business a přejděte do části Nastavení. Poté vyberte " Oznámení "a vyhledejte možnost"příchozí hovory". V závislosti na vaší preferenci si můžete vybrat různé možnosti oznámení, jako je "hovor", "Vibrace" nebo "žádný zvuk".
Bez ohledu na zvolený způsob pamatujte, že deaktivace příchozích hovorů může způsobit, že vám chybí důležité hovory od zákazníků. Před deaktivací funkce se proto doporučuje upozornit své zákazníky na možné zpoždění v odpovědi.
Zakázání příchozích hovorů na WhatsApp Business
Chcete-li zakázat příchozí hovory na WhatsApp Business, postupujte podle pokynů:
| Krok 1: | Otevřete na svém zařízení aplikaci WhatsApp Business. |
| Krok 2: | Klikněte na ikonu "Nastavení" umístěnou v pravém horním rohu obrazovky. |
| Krok 3: | Přejděte na"účet". |
| Krok 4: | Vyberte "Soukromí". |
| Krok 5: | Přejděte dolů do sekce příchozí hovory a klikněte na ni. |
| Krok 6: | Vyberte možnost "zakázat příchozí hovory". |
Po provedení těchto kroků úspěšně deaktivujete příchozí hovory na WhatsApp Business. Upozorňujeme, že toto vypnutí bude dočasné a příchozí hovory budete moci kdykoli povolit opakováním výše uvedených kroků.
Vypnutí příchozích hovorů může být užitečné, když se chcete na chvíli vyhnout konverzacím nebo se soustředit na jiné záležitosti. To může být také užitečné během dovolené nebo když si potřebujete udělat dočasnou přestávku v komunikaci se zákazníky.
Nyní máte všechny potřebné pokyny, jak snadno deaktivovat příchozí hovory na WhatsApp Business. Hodně štěstí vám!
Důvody, proč byste mohli chtít vypnout příchozí hovory
Deaktivace příchozích hovorů na WhatsApp Business může být užitečná v následujících situacích:
- Dočasná nedostupnost. Pokud dočasně nemůžete přijímat hovory a raději se zaměřujete na jiné úkoly, deaktivace příchozích hovorů vám pomůže vyhnout se přerušení a umožní vám soustředit se na aktuální věci.
- Rozdělení zatížení. Pokud je objem hovorů přicházejících na váš účet WhatsApp Business příliš velký pro jednoho operátora nebo tým, můžete deaktivovat příchozí hovory, abyste se mohli soustředit na zpracování zpráv a poskytovat lepší zákaznický servis.
- Optimalizace práce. Správa příchozích hovorů může vyžadovat další zdroje a čas. Deaktivace příchozích hovorů vám umožní snížit zátěž operátorů a efektivněji využívat zdroje vaší společnosti.
- Lepší kontrola komunikace. V některých případech můžete upřednostňovat komunikaci se zákazníky pouze prostřednictvím zpráv, abyste mohli zaznamenat a uspořádat informace, a také umožnit operátorům analyzovat a prohlížet dialogy pro zlepšení kvality služeb.
Nutnost deaktivovat příchozí hovory může nastat v závislosti na vaší obchodní strategii, preferencích a okolnostech. WhatsApp Business nabízí flexibilní správu příchozích hovorů, takže si můžete vybrat nejvhodnější možnost pro vaše potřeby a cíle.
Jak zakázat příchozí hovory v nastavení aplikace
Chcete-li zakázat příchozí hovory v aplikaci WhatsApp Business, postupujte podle několika jednoduchých kroků:
- Otevřete na svém zařízení aplikaci WhatsApp Business.
- Klikněte na tlačítko" Nastavení", které je v pravém horním rohu obrazovky.
- V nabídce, která se otevře, vyberte sekci "Oznámení".
- Přejděte do seznamu možností na blok hovory a klikněte na něj.
- V nabídce, která se zobrazí, vyberte možnost "bez zvuku".
Po provedení těchto akcí budou všechny příchozí hovory na WhatsApp Business vypnuty a již nebudete dostávat upozornění na příchozí hovory v aplikaci.
Připojení Speciální služby pro vypnutí hovorů
Pokud potřebujete zcela vypnout příchozí hovory na WhatsApp Business, můžete použít speciální služby, které vám umožní nastavit automatické zachycení hovorů. Tyto služby poskytují možnost nakonfigurovat hlasovou zprávu, která se automaticky přehraje pro všechny příchozí hovory.
Nejprve si musíte vybrat vhodnou službu, která tuto možnost nabízí. Poté podle pokynů na webu služby nakonfigurujte svou hlasovou zprávu a nastavte ji jako automatickou odpověď na příchozí hovory.
Když je služba připravena k použití, budete muset vyměnit své aktuální telefonní číslo v Nastavení WhatsApp Business za číslo, které vám služba poskytla. Tímto způsobem budou všechny příchozí hovory přesměrovány na službu a uživatelé uslyší vaši předem nakonfigurovanou hlasovou zprávu, že v tuto chvíli nepřijímáte hovory.
Pomocí této speciální služby budete moci dočasně vypnout příchozí hovory na WhatsApp Business a nabídnout alternativní způsob, jak s vámi komunikovat, například prostřednictvím e-mailu nebo poslů.
Alternativní způsoby komunikace pro zákazníky
V případě deaktivace příchozích hovorů na WhatsApp Business musíte svým zákazníkům nabídnout alternativní způsoby komunikace. To jim umožní zůstat s vámi v kontaktu a získat potřebnou podporu. Níže je několik možností:
| Můžete poskytnout e-mailovou adresu, na kterou Vám Vaši zákazníci mohou poslat své dotazy nebo žádosti o podporu. Ujistěte se, že odpovídáte na e-maily v přiměřené lhůtě, abyste udrželi efektivní komunikaci. | |
| Zpětný formulář zpětné vazby na vašem webu | Na vaše webové stránky můžete umístit formulář zpětné vazby, prostřednictvím kterého vám zákazníci budou moci poslat své dotazy nebo dotazy. Ujistěte se, že je formulář snadno použitelný a snadno dostupný na vaší webové stránce. |
| Příspěvky na sociálních sítích | Pokud máte stránky na sociálních sítích, jako je Facebook nebo Instagram, můžete aktivovat funkci zpráv a vyzvat zákazníky, aby vás prostřednictvím těchto platforem oslovili. |
| Telefonní horká linka | V závislosti na vašich schopnostech a zdrojích můžete zákazníkům nabídnout použití telefonní horké linky ke komunikaci s vaší společností. Ujistěte se, že telefonní číslo je jasně uvedeno na vašem webu a je k dispozici během pracovní doby vaší společnosti. |
Vyberte si nejvhodnější alternativní způsoby komunikace pro vás a vaše zákazníky, abyste zajistili efektivní komunikaci a propagaci vašeho podnikání.
Jak nahlásit, že příchozí hovory jsou vypnuté
Pokud chcete, aby zákazníci věděli, že příchozí hovory na WhatsApp Business jsou vypnuté, měli byste jim o tom poskytnout informace. Můžete to nahlásit na svém obchodním profilu nebo na své webové stránce.
Zde je několik způsobů, jak zákazníkům sdělit, že příchozí hovory jsou vypnuté:
- Aktualizujte obchodní profil: proveďte změny v popisu své firmy na kartě Nastavení. Uveďte, že příchozí hovory jsou vypnuté a vyzvěte zákazníky, aby vás kontaktovali prostřednictvím jiných dostupných komunikačních kanálů.
- Zveřejněte zprávu na své webové stránce: pokud máte vlastní web nebo stránku na platformě pro tvorbu webových stránek, můžete zveřejnit zprávu, že příchozí hovory jsou vypnuté. Můžete například přidat informace na stránce Kontakty nebo v části O nás.
- Pošlete e-mail nebo oznámení: pokud máte zákaznickou základnu, můžete poslat další oznámení nebo newsletter, abyste věděli, že příchozí hovory jsou vypnuté. To pomůže upozornit zákazníky a vysvětlit jim, jak vás mohou kontaktovat.
- Použijte záznamník: v Nastavení WhatsApp Business je funkce automatické odpovědi, která vám umožní odeslat automatickou zprávu, když obdržíte příchozí hovor. Tuto funkci můžete použít k informování zákazníků, že hovory jsou vypnuté, a nabídnout jim alternativní způsoby, jak s vámi komunikovat.
Vyberte jeden nebo více z těchto způsobů, jak nahlásit, že příchozí hovory jsou vypnuté. Ujistěte se, že jsou informace dostatečně jasné a srozumitelné, aby vás zákazníci mohli v případě potřeby kontaktovat prostřednictvím jiných kanálů.
Možnosti a omezení související s odpojením příchozích hovorů
Je však třeba vzít v úvahu, že vypnutí příchozích hovorů má svá omezení a možnosti které mohou mít vliv na obchodní procesy a interakci se zákazníky:
- Absence možnosti hlasové komunikace. Když jsou příchozí hovory vypnuty, nelze provádět hlasové rozhovory se zákazníky. To může být pro některé podniky omezení, když je třeba záležitost podrobně probrat, poradit se s klientem nebo poskytnout potřebné informace.
- Efektivita komunikace v textovém formátu. Deaktivace hovorů umožňuje dosáhnout vysoké efektivity v komunikaci se zákazníky prostřednictvím textových zpráv. Můžete se soustředit na podrobné odpovědi, poskytování informací a podporu písemně.
- Možnost automatizace odpovědí. WhatsApp Business vám umožňuje automatizovat odpovědi na duplicitní otázky zákazníků pomocí předpřipravených vzorů zpráv a chatbotů. Vypnutí příchozích hovorů umožňuje lépe se soustředit na vývoj a nastavení automatických odpovědí.
- Lepší Doba odezvy. Bez příchozích hovorů můžete rychleji reagovat na zprávy zákazníků a rychle řešit jejich problémy. Kromě toho může nedostatek možnosti volat písemně přimět zákazníky, aby si kladli konkrétnější otázky, což usnadňuje odesílání podrobných informací.
Deaktivace příchozích hovorů na WhatsApp Business tedy může mít pozitivní i negativní dopad na obchodní procesy, v závislosti na specifikách vaší firmy a preferencích zákazníků. Je důležité vzít v úvahu tyto faktory při rozhodování o odpojení nebo zapnutí hovorů ve vaší firmě.
Jak povolit příchozí hovory zpět, pokud je to nutné
Pokud jste dříve deaktivovali příchozí hovory na WhatsApp Business, ale nyní je chcete vrátit, budete muset postupovat podle několika jednoduchých kroků:
- Otevřete na svém zařízení aplikaci WhatsApp Business.
- Přejděte do nastavení kliknutím na tlačítko se třemi tečkami v pravém horním rohu obrazovky.
- Vyberte možnost "Nastavení".
- V nabídce, která se otevře, vyberte "Oznámení".
- Procházejte seznamem nastavení do sekce "upozornění na hovory".
- Přepněte přepínač příchozí hovory do polohy Zapnuto.
Nyní budete znovu přijímat příchozí hovory na WhatsApp Business. Buďte si jisti, že vaše zařízení má přístup k internetu, protože hovory na WhatsApp jsou uskutečňovány prostřednictvím internetového připojení.
Tipy pro správu hovorů na WhatsApp Business
1. Nastavte si pracovní dobu pro hovory:
Určete provozní dobu vaší firmy tak, aby hovory byly přijímány pouze ve stanovených obdobích. To vám umožní uspořádat si pracovní zátěž a vyhnout se nechtěným hovorům v nevhodnou dobu.
2. Zapněte záznamník:
Nakonfigurujte záznamník tak, aby zákazníci dostávali informace o vašem pracovním plánu a možnosti Vás kontaktovat jindy. To pomůže posílit profesionální image vašeho podnikání a zlepší celkovou kvalitu služeb.
3. Přiřaďte administrátory ke zpracování hovorů:
Pokud máte velký tým, můžete delegovat zpracování hovorů na různé administrátory. To usnadňuje práci a umožňuje rychleji reagovat na požadavky zákazníků.
4. Prohlédněte si statistiky hovorů:
Pomocí analytické funkce WhatsApp Business můžete posoudit efektivitu vaší komunikace se zákazníky prostřednictvím hovorů. To vám pomůže identifikovat silné a slabé stránky a provést nezbytné změny ve strategii práce se zákazníky.
5. Použijte šablony zpráv:
Předem si připravte šablony zpráv pro odpovědi na Často kladené otázky. To vám umožní ušetřit čas a zvýšit efektivitu zpracování hovorů.
6. Poskytněte alternativní způsoby komunikace:
Uveďte další kontaktní údaje, jako je e-mailová adresa nebo telefonní číslo, aby vás zákazníci mohli kontaktovat, i když jsou hovory na WhatsApp Business vypnuté. To zákazníkům pomůže vybrat nejvhodnější způsob komunikace.
Dodržováním těchto tipů budete moci spravovat hovory na WhatsApp Business efektivněji a uspokojit potřeby vašich zákazníků.