Excel je výkonný nástroj, který lze použít k vytváření různých typů grafů a grafů. Jedním z nejužitečnějších a nejoblíbenějších typů grafů je měsíční rozvrh práce, který vám umožní sledovat rozvrh práce po celý měsíc.
V této příručce vám řekneme, jak vytvořit měsíční graf v Excelu pomocí jednoduchých kroků. Ukážeme vám, jak vytvořit základní strukturu grafu, přidat data a přizpůsobit ji pro snadné použití.
Měsíční rozvrh práce může být užitečný pro zaměstnance, kteří potřebují plánovat svou práci po celý měsíc. Umožňuje vizuálně představit rozvrh práce, označit dovolenou a další události a je snadné určit, kolik času je na každý úkol vynaloženo.
Jakmile zvládnete vytváření měsíčních grafů práce v Excelu, můžete snadno vytvářet profesionálně vypadající pracovní grafy, které vám pomohou zorganizovat Váš čas a dosáhnout stanovených cílů.
Krok 1: Otevřete Excel
Zástupce aplikace Excel najdete na ploše nebo v nabídce Start v závislosti na nastavení operačního systému.
Jakmile otevřete program Excel, otevře se nová prázdná pracovní kniha.
Nyní jste připraveni přejít k dalšímu kroku při vytváření měsíčního rozvrhu práce v Excelu.
Krok 2: Vytvořit nový dokument
Po spuštění aplikace Excel otevřete nový dokument a začněte vytvářet měsíční plán práce. Můžete si vybrat novou prázdnou šablonu nebo použít předem vytvořenou šablonu pro grafiku práce.
Chcete-li vytvořit nový dokument, postupujte podle následujících kroků:
- Otevřete Excel v počítači.
- Klikněte na tlačítko Nový dokument nebo vyberte položku nabídky Soubor - > Vytvořit - > nový dokument.
- Poté se objeví nový prázdný dokument připravený k práci.
Pokud je k dispozici, můžete také použít předem vytvořenou šablonu pro grafiku práce. Chcete-li šablonu otevřít, postupujte podle následujících kroků:
- Klikněte na tlačítko Nový dokument nebo vyberte položku nabídky Soubor - > Vytvořit - > nový dokument.
- Když otevřete okno pro vytvoření nového dokumentu, do vyhledávacího pole zadejte "plán práce" nebo v seznamu šablon vyberte kategorii "grafy".
- Vyberte vhodnou šablonu pro grafiku práce a klikněte na ni.
- Poté se objeví nový dokument s přednastavenou tabulkou a formátováním pro grafiku práce.
Nyní, když máte nový dokument, jste připraveni přejít k dalšímu kroku - vyplnění tabulky rozvrhu práce.
Krok 3: Nastavení měsíce
V Excelu pro nastavení měsíce použijeme formátování podmíněného formátování. To nám umožní automaticky změnit barvu buňky v závislosti na konkrétním stavu.
Můžeme si například vybrat, které dny budou pracovní a víkendové, a automaticky je zobrazit na grafu práce.
Chcete-li začít, vyberte dny, které chcete udělat víkend, a zvýrazněte je. Poté klikněte na kartu Podmíněné formátování v horní části obrazovky.
Dále vyberte z rozevíracího seznamu" Nové pravidlo "a vyberte"Formátovat pouze buňky obsahující".
V okně "formátovat pouze buňky obsahující", které se zobrazí, vyberte "text" ze seznamu "styl zobrazení" a do pole "Hodnota" zadejte "výstup".
Poté vyberte požadovanou barvu pro víkendové dny kliknutím na tlačítko Formát a výběrem barvy v dialogovém okně Formát buňky.
Tento postup opakujte pro každý víkend.
Po dokončení klikněte dvakrát na OK a zavřete všechna dialogová okna.
V důsledku toho Excel automaticky formátuje buňky s výstupními dny barvou, kterou zvolíte. Nyní máte měsíční rozvrh práce s nastavenými nastaveními!
Krok 4: Nastavte nastavení pracovního dne
Jakmile vytvoříte základ pro měsíční rozvrh práce, můžete nastavit nastavení pracovního dne. Nastavení pracovního dne zahrnuje:
- Začátek pracovního dne: uveďte čas začátku pracovního dne, kdy by zaměstnanci měli začít pracovat.
- Konec pracovního dne: uveďte čas ukončení pracovního dne, kdy mohou zaměstnanci dokončit práci a odejít domů.
- Délka pracovního dne: Vypočítejte délku pracovního dne, například 8 hodin.
- Polední přestávka: určete délku přestávky na oběd, kterou mohou zaměstnanci využít k odpočinku a jídlu.
Zadáním těchto nastavení můžete vytvořit přesnou představu o rozvrhu práce a dodržovat harmonogram pracovního dne vašeho týmu.
Nastavení pracovního dne:
- Klikněte na na buňce představující začátek pracovního dne.
- Zavést čas zahájení pracovního dne v požadovaném formátu (např."9:00 AM").
- Klikněte na na buňce představující konec pracovního dne.
- Zavést doba ukončení pracovního dne v požadovaném formátu (např."6:00 PM").
- Vypočítat délka pracovního dne odečtením začátku pracovního dne od konce pracovního dne.
- Vložit doba trvání pracovního dne v příslušné buňce.
- Klikněte na na buňce představující polední přestávku.
- Zavést doba oběda ve formátu, který je pro vás vhodný (např."1:00").
Jakmile nastavíte všechna nastavení pracovního dne, můžete přejít k dalšímu kroku a podle těchto nastavení vyplnit rozvrh zaměstnanců.
Krok 5: vyplňte tabulku
Nyní, když máte připravenou tabulku s titulky, je čas ji vyplnit konkrétními údaji.
1. Začněte v horní levé buňce tabulky. Zde se obvykle nachází buňka s nadpisem dne v týdnu a datem.
2. Zadejte název prvního dne v týdnu, například"pondělí". Poté zadejte příslušné datum.
3. Pokračujte v vyplňování tabulky pohybem zleva doprava a shora dolů. V každé buňce tabulky zadejte informace o práci v tento den.
4. Pečlivě sledujte, zda jsou data správně zarovnána v každé buňce. Určete, které informace by se měly zobrazit v každém sloupci tabulky, a podle toho je vyplňte.
5. Pokud máte pro úvod další sloupce nebo data, přidejte je do tabulky. Nezapomeňte jim položit příslušné nadpisy.
6. Zkontrolujte v tabulce údaje o chybách a překlepech. Pokud najdete nějaké chyby, opravte je.
7. Po vyplnění a kontrole tabulky ji uložte, abyste uložili všechny provedené změny.
Nyní máte plně vyplněnou tabulku s rozvrhem práce na měsíc. Je připravena k použití a prohlížení. Můžete jej vytisknout nebo použít jako elektronický dokument.
Krok 6: Přidat formátování
Jakmile vytvoříte měsíční graf v Excelu, můžete přidat formátování, aby bylo přehlednější a atraktivnější.
Zde jsou některé způsoby formátování, které můžete použít:
- K zvýraznění záhlaví sloupců a řádků použijte tučné písmo.
- Změňte barvu pozadí buněk a oddělte různé části grafu.
- Použijte podmíněné formátování k zvýraznění určitých hodnot, jako je osvětlení buněk s pracovními dny a výstupem.
- Přidejte okraje buněk a rozdělte dny a části grafu.
- Pro snadné filtrování dat použijte automatické filtry.
- Přidejte podpisy pro buňky a sloupce, aby byl graf přehlednější.
Můžete experimentovat s různými formátovacími styly a vybrat si ty, které vyhovují vašim preferencím a požadavkům. Nebojte se použít kreativní nápady, aby byl váš rozvrh jedinečnější a profesionálnější.
Krok 7: uložit a vytisknout graf
Jakmile vytvoříte měsíční graf v Excelu, je důležité jej uložit, abyste jej mohli později upravit nebo předat dalším lidem.
Chcete-li uložit graf, klikněte na tlačítko Soubor v levém horním rohu okna aplikace Excel a poté vyberte Uložit jako. V okně, které se zobrazí, vyberte složku, do které chcete graf uložit, a zadejte název souboru. Vyberte formát souboru, do kterého chcete uložit graf (například .xlsx pro uložení ve formátu Excel). Klepnutím na tlačítko Uložit dokončíte uložení.
Po uložení můžete také vytisknout graf, abyste měli jeho fyzickou kopii. Chcete-li to provést, nejprve vyberte kartu Soubor a poté vyberte Tisk. V okně, které se zobrazí, nastavte možnosti tisku, jako je orientace stránky a měřítko, a poté klikněte na tlačítko Tisk. Váš graf bude vytištěn na vybrané tiskárně.
Nyní máte uložený a Vytištěný měsíční graf v Excelu. Můžete jej použít k organizaci a sledování pracovní doby po dobu jednoho měsíce.