Outlook je jedním z nejpopulárnějších e-mailových klientů na světě, který používají miliony lidí k odesílání a přijímání e-mailů. Mnoho uživatelů však neví, že složky v aplikaci Outlook lze nakonfigurovat tak, aby je uspořádali, jak uznají za vhodné. V tomto článku vám řekneme, jak nastavit složku pro poštu aplikace Outlook a podělíme se o užitečné pokyny a tipy.
Za prvé, chcete-li nakonfigurovat složku pro poštu aplikace Outlook, musíte otevřít program a přejít do sekce složky. Poté klikněte pravým tlačítkem na složku, kterou chcete nakonfigurovat, a vyberte možnost přizpůsobit složku. V okně, které se zobrazí, budete moci změnit název složky, nastavit pravidla automatického filtrování e-mailů, nastavit barvu a ikonu složky.
Za druhé, nastavení složky pro poštu aplikace Outlook může zahrnovat vytváření podsložek. Chcete-li to provést, v části složky klikněte pravým tlačítkem na požadovanou složku a vyberte možnost vytvořit podsložku. Zadejte název nového podsložky a klikněte na "Enter". Tímto způsobem můžete vytvořit strukturu složek a podsložek, abyste mohli snadněji organizovat poštu a rychle najít požadované e-maily.
Nakonec se podívejme na některé užitečné tipy pro přizpůsobení složky pro poštu aplikace Outlook. Nejprve se snažte dávat složkám smysluplná jména, abyste se v nich snáze orientovali. Za druhé, použijte možnosti automatického filtrování, aby byly e-maily automaticky distribuovány do složek podle daných pravidel. Nakonec nezapomeňte pravidelně kontrolovat složky pro nové e-maily a čistit je od starých e-mailů, abyste zachovali pořádek a efektivitu pošty v aplikaci Outlook.
Krok 1: Otevřít aplikaci Outlook
Po spuštění aplikace Outlook se otevře hlavní obrazovka, kde uvidíte svůj e-mailový účet, pokud jste již spárovali poštu s Outlookem.
Pokud v tuto chvíli nemáte e-mailový účet, musíte jej přidat podle pokynů na obrazovce. Po přidání účtu budete moci přejít k dalším krokům nastavení složky pro poštu.
Krok 2: Vyberte kartu"Pošta"
Po otevření aplikace Outlook v počítači, musíte nejprve vybrat kartu "Pošta", abyste mohli přejít k nastavení složky pro poštu. Karty jsou v horní části aplikace a jsou prezentovány jako oddělovače.
Kliknutím na kartu Pošta aktivujete tuto sekci. Tím se dostanete na hlavní stránku poštovní schránky. Na této stránce uvidíte seznam všech dostupných složek umístěných na levé straně obrazovky.
Výběr karty pošta je důležitým krokem při konfiguraci složky pro poštu v aplikaci Outlook. Bez přechodu na tuto sekci nebudete moci provést další potřebné kroky k konfiguraci a správě složky pro poštu.
Krok 3: Vytvořte novou složku
Chcete-li spravovat svou poštu organizovaněji, budete muset vytvořit novou složku v aplikaci Outlook. Nové složky mohou být užitečné pro rozdělení e-mailů do kategorií, projektů nebo kontaktů. Zde je návod, jak vytvořit novou složku:
- Otevřete aplikaci Outlook a přejděte na "Pošta".
- V podokně vlevo klikněte pravým tlačítkem na kořenovou složku poštovní schránky (například Doručená pošta) a z kontextové nabídky vyberte Vytvořit novou složku.
- V dialogovém okně, které se zobrazí, zadejte název nové složky do pole Název:.
- Pokud chcete, Vyberte rodiče pro novou složku pomocí rozevíracího seznamu " složka:".
- Klepnutím na tlačítko OK vytvořte novou složku.
Gratuluji, právě jste vytvořili novou složku v aplikaci Outlook! Nyní můžete tuto složku použít k uspořádání a uložení vašich e-mailů. Můžete také vytvořit další podsložky v této nové složce, abyste mohli svou poštu podrobněji strukturovat.
Krok 4: nakonfigurujte nastavení složky
Po vytvoření složky pro poštu v aplikaci Outlook můžete nakonfigurovat její nastavení. Možná budete muset změnit některá nastavení, aby pro vás složka fungovala co nejpohodlněji. Zde je několik důležitých možností, které lze nakonfigurovat:
- Přístupová práva: Můžete nastavit přístupová práva ke složce a rozhodnout se, kdo smí vidět a měnit obsah složky. To je užitečné, pokud chcete složku s někým sdílet nebo omezit přístup pouze pro konkrétní uživatele.
- Upozornění na nové zprávy: Můžete povolit nebo zakázat oznámení o nových zprávách ve složce. Pokud máte mnoho složek a nemusíte dostávat upozornění na každou novou zprávu, můžete tuto funkci deaktivovat, aby nedocházelo k dalším informacím.
- Třídění a filtry: Upravte pořadí třídění zpráv ve složce podle různých kategorií, jako je datum, odesílatel, velikost nebo význam. Můžete také nakonfigurovat filtry tak, aby automaticky přesouvaly nebo mazaly zprávy, které splňují určitá kritéria.
- Autoarchivace: Pokud máte ve složce mnoho zpráv, možná se vám bude hodit nastavit automatickou archivaci. To umožní automaticky přesunout staré zprávy do archivní složky a uvolnit tak místo v hlavní složce.
Nastavení těchto možností vám pomůže spravovat složku pro poštu v aplikaci Outlook a nakonfigurovat ji tak, aby odpovídala vašim instalacím a preferencím.
Krok 5: přeneste zprávy do nové složky
Jakmile vytvoříte novou složku pro poštu aplikace Outlook, můžete do ní začít přenášet zprávy z jiných složek. To může být užitečné, pokud chcete uspořádat poštu efektivněji nebo rozdělit zprávy do různých kategorií.
Chcete-li přenést zprávy do nové složky, postupujte takto:
- Otevřete složku obsahující zprávy, které chcete přenést.
- Zvýrazněte požadované zprávy pomocí zaškrtávacích políček umístěných nalevo od každé zprávy.
- Klikněte pravým tlačítkem na zvýrazněné zprávy a vyberte možnost Přesunout nebo kopírovat.
- Ze seznamu dostupných složek vyberte novou složku vytvořenou v předchozím kroku.
- Klepnutím na tlačítko OK nebo přesunout dokončíte proces přenosu zpráv.
Po provedení všech uvedených kroků budou vybrané zprávy přeneseny do nové složky pro poštu aplikace Outlook. Nyní můžete snadno uspořádat poštu a rychle najít požadované zprávy v příslušné složce.
Rada: Pokud potřebujete přenést velké množství zpráv, můžete použít funkci Přesunout vše. Chcete-li to provést, zvýrazněte všechny zprávy ve složce kliknutím na zaškrtávací políčko v záhlaví tabulky a postupujte podle stejných kroků uvedených výše.
Krok 6: Uspořádejte složky pomocí podsložek
Pro pohodlnější organizaci pošty v aplikaci Outlook můžete vytvořit podsložky uvnitř hlavních složek. To vám umožní snadno třídit a ukládat e-maily a také efektivněji spravovat příchozí zprávy.
Chcete-li vytvořit podsložku, postupujte podle následujících kroků:
- Otevřete e-mailovou schránku v aplikaci Outlook a vyberte složku, ve které chcete vytvořit podsložku.
- Klikněte pravým tlačítkem na vybranou složku a v kontextové nabídce vyberte možnost "Vytvořit složku".
- Zadejte název nového podsložky a stiskněte klávesu Enter.
- Nová podsložka se objeví v seznamu složek hned po vybrané složce.
Jakmile vytvoříte podsložky, můžete v nich přesouvat e-maily pouhým přetažením z jedné složky do druhé. To vám pomůže snadno najít správné dopisy a udržet pořádek ve vaší poštovní schránce.
Rada: Pro snadnou práci s podsložkami můžete nastavit hierarchickou strukturu složek vytvořením podsložek uvnitř podsložek. To je zvláště užitečné, pokud se zabýváte více e-maily a potřebujete hlubší třídění.
Poznámka: Chcete-li složku nebo podsložku odstranit, vyberte ji pravým tlačítkem a vyberte možnost Odebrat. Odstranění složky také odstraní všechny e-maily, které se v ní nacházejí.