Záznamník nebo "odpověď na nepřítomnost" v aplikaci Outlook 2016 je užitečná funkce, která Vám umožňuje automaticky reagovat na e - maily, když jste na dovolené, mimo kancelář nebo dočasně mimo dosah. Takový záznamník je skvělý způsob, jak zůstat v kontaktu se zákazníky, kolegy a kontakty, i když jste si dali pauzu.
V aplikaci Outlook 2016 je vytváření automatického světla docela snadné a v tomto podrobném návodu vám řekneme, jak na to. Postupujte podle níže uvedených pokynů a upravte svůj záznamník a ujistěte se, že vaše zprávy budou přijaty a zodpovězeny i ve vaší nepřítomnosti.
1. Otevřete Outlook 2016 a přejděte na kartu Soubor.
2. Kliknutím na" možnosti automatického rozjezdu " otevřete okno Nastavení automatického rozjezdu.
3. V okně Nastavení automatické zprávy zaškrtněte políčko "Odhlásit se" a zadejte zprávu, která bude automaticky odeslána při přijímání e-mailů. Individuální zprávu můžete odeslat interním a externím kontaktům výběrem příslušných možností. Zvažte také, že můžete zadat časové období, ve kterém bude záznamník aktivní.
4. Po zadání zprávy a nastavení možností automatického provozu klikněte na "OK" pro uložení změn a aktivaci automatického světla.
Nyní, když je váš záznamník povolen, Outlook 2016 automaticky odešle vybranou zprávu, když obdržíte nové e-maily. Nezapomeňte po návratu do kanceláře vypnout záznamník, abyste zabránili budoucím zasíláním nevyžádaných zpráv.
Jak nastavit záznamník v aplikaci Outlook 2016
Outlook 2016 nabízí funkci automatického odesílání, která vám pomůže efektivně spravovat příchozí firemní poštu během vaší nepřítomnosti. Nastavení automatického rozjezdu v aplikaci Outlook 2016 je poměrně jednoduché a lze jej provést pouze několika jednoduchými kroky.
Chcete-li nastavit záznamník v aplikaci Outlook 2016, postupujte podle těchto pokynů:
- Otevřete Outlook a vyberte kartu Soubor.
- Na kartě Soubor vyberte automatickou odpověď na levé straně obrazovky.
- V části Povolit automatickou odpověď zaškrtněte políčko.
- Zadejte text automatické odpovědi do pole externí záznamníky pro odeslání automatické zprávy externím odesílatelům.
- Pokud chcete poslat samostatnou zprávu automatické odpovědi interním odesílatelům, zaškrtněte políčko vedle "odeslat automatickou odpověď interním odesílatelům".
- Zadejte text automatické odpovědi do pole "interní záznamníky".
- Klepnutím na OK zavřete okno Automatická odpověď.
- Odešlete testovací zprávu na vaši pracovní e-mailovou adresu, abyste se ujistili, že záznamník funguje správně.
Nyní, když je záznamník v aplikaci Outlook 2016 nakonfigurován, bude automaticky odesílat zprávy všem příchozím odesílatelům, které zadáte. Záznamník můžete kdykoli změnit nebo zakázat opětovným sledováním těchto kroků.
Nastavení automatické zprávy v aplikaci Outlook 2016 vám může pomoci efektivně spravovat firemní poštu a informovat vaše kolegy a zákazníky o vaší nepřítomnosti. Nezapomeňte také nastavit data začátku a konce automatické jízdy, abyste si byli jisti, že funguje pouze po určitou dobu.
Otevřete Outlook 2016
Chcete-li nastavit záznamník v aplikaci Outlook 2016, musíte nejprve otevřít program.
Na ploše nebo v nabídce Start vyhledejte ikonu aplikace Outlook a klikněte na ni levým tlačítkem.
Pokud máte nainstalovanou novou verzi Microsoft Office, ikona aplikace Outlook může mít vzhled dynamické dlaždice s logem a názvem programu.
Jakmile otevřete Outlook 2016, získáte k dispozici sadu nástrojů pro práci s poštou, kalendářem, kontakty a dalšími funkcemi.
Nyní jste připraveni začít s nastavením automatické zprávy a upozornit odesílatele na vaši nepřítomnost nebo změny v plánu.
Přejděte do části"soubor"
Chcete-li nastavit automatické přehrávání v aplikaci Outlook 2016, budete muset otevřít aplikaci a přejít do sekce Soubor.
Chcete-li přejít do sekce Soubor, postupujte podle těchto jednoduchých pokynů:
- Spusťte aplikaci Outlook 2016 na svém počítači.
- V levém horním rohu okna aplikace Outlook vyhledejte kartu Soubor a klikněte na ni.
- V nabídce, která se otevře, vyberte možnost "záznamník " nebo"možnosti automatické odpovědi".
Když kliknete na" záznamník "nebo" možnosti automatické odpovědi", otevře se okno s nastavením automatické odpovědi. V tomto okně budete moci nastavit text automatické zprávy, určit dobu, po kterou bude aktivní, a další pokročilé možnosti.
Přejděte do části soubor v aplikaci Outlook 2016 a upravte záznamník a informujte své kontakty o vaší nepřítomnosti.
Vyberte"Informace"
Krok 1: Otevřete program Outlook 2016 a v levém horním rohu obrazovky vyberte kartu Soubor.
Krok 2: v rozbalovací nabídce vyberte "Informace" pro otevření příslušného panelu.
Krok 3: na panelu informace Vyhledejte a vyberte automatické odpovědi.
Krok 4: Po výběru automatické odpovědi se otevře nové okno s nastavením automatického světla.
Krok 5: automatickou odpověď můžete povolit zaškrtnutím políčka vedle položky odeslat automatickou odpověď. Poté si můžete vybrat období, během kterého bude aktivní záznamník.
Krok 6: Poté zadejte text zprávy automatické zprávy do pole "text automatické odpovědi". Můžete přidat jakékoli potřebné informace, jako je nepřítomnost a nedostupnost v uvedeném časovém období.
Krok 7: Po nastavení automatické odpovědi klikněte na tlačítko OK pro uložení změn a aktivaci automatické odpovědi.
Nyní je váš záznamník v aplikaci Outlook 2016 připraven k použití! Když nebudete k dispozici, program automaticky odešle zadanou zprávu všem příchozím zprávám.
Pamatujte, že záznamník bude aktivní pouze po zvolenou dobu, po které se automaticky vypne.
Klikněte na"záznamník"
Chcete-li povolit záznamník v aplikaci Outlook 2016, musíte v programu najít a kliknout na příslušnou možnost. Chcete-li to provést, otevřete Outlook a vyberte kartu Soubor.
Na horním panelu nástrojů vyhledejte sekci " informace "a klikněte na tlačítko"záznamník".
Poté se otevře okno "záznamník". Zde můžete nastavit časový interval, během kterého bude aktivován záznamník, a také napsat text zprávy, který bude automaticky odeslán v reakci na příchozí e-maily.
Důležitě: nezapomeňte zaškrtnout políčko možnost "odeslat pouze zákazníkům v mém adresáři", pokud chcete, aby byl záznamník odeslán pouze kontaktům, které znáte.
Po dokončení nastavení automatického světla klikněte na tlačítko" OK " pro uložení změn.
Zapněte záznamník
Záznamník v aplikaci Outlook 2016 Vám umožňuje automaticky reagovat na příchozí zprávy, když jste dočasně mimo službu nebo na ně nemůžete osobně odpovědět. Chcete-li povolit záznamník v aplikaci Outlook 2016, postupujte podle následujících kroků:
- Otevřete Outlook 2016 a v horní liště nástrojů vyberte kartu Soubor.
- Klikněte na tlačítko" Automatická odpověď " v nabídce vlevo.
- V okně "Automatická odpověď", které se zobrazí, zaškrtněte políčko vedle možnosti "odeslat automatickou odpověď" a povolte funkci automatického přehrávání.
- Vyberte možnost "odesílat zprávy pouze v tuto dobu" a zadejte dobu, po kterou chcete, aby byla zpráva aktivní. Pokud chcete povolit záznamník na dobu neurčitou, můžete také vybrat možnost "odesílat automatické zprávy neomezeně dlouho".
- Zadejte text své automatické zprávy do pole "externí záznamník" pro ty, kteří nejsou vaším zaměstnancem nebo nemají e-mailovou adresu ve vaší organizaci. Můžete také zadat text automatické odpovědi pro interní adresáty (vaši organizaci) do pole interní záznamník.
- Klepnutím na tlačítko" OK " uložíte nastavení automatického světla.
Nyní bude povolen záznamník v aplikaci Outlook 2016 a odešle automatickou odpověď všem příchozím zprávám, dokud nebudete pryč nebo na ně nebudete moci odpovědět.
Upravte text automatické zprávy
Chcete-li nakonfigurovat text automatické zprávy v aplikaci Outlook 2016, postupujte takto:
- Otevřete program Outlook 2016 a vyberte kartu Soubor.
- V nabídce vlevo vyberte " informace "a klikněte na"auto čas".
- V okně "záznamník", které se zobrazí, zaškrtněte políčko vedle možnosti "Odeslat automaticky během období".
- Vyberte datum a čas zahájení automatického vysílání a datum a čas jeho ukončení.
- Do pole "Zpráva"zadejte text automatické zprávy.
- Je vhodné použít zdvořilou a informativní formulaci, zahrnout informace, že chybíte, a uvést data vaší nepřítomnosti.
- V případě potřeby můžete přidat další informace o tom, na koho se obrátit ve vaší nepřítomnosti nebo jak získat okamžitou pomoc.
Jakmile nastavíte text automatické zprávy v aplikaci Outlook 2016, Nezapomeňte uložit změny. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko "OK".