Microsoft Excel – je to výkonná aplikace, která je široce používána pro práci s daty. Není neobvyklé, že uživatel potřebuje seskupit stejné řádky v tabulce, aby usnadnil analýzu dat. V tomto článku vám řekneme, jak sloučit stejné řádky v Excelu a uložit všechna potřebná data.
Sloučení stejných řádků v Excelu může být užitečné, pokud chcete zjednodušit tabulku a vytvořit kompaktnější zobrazení dat. To se může hodit při práci s velkým množstvím informací, protože snižuje počet řádků a usnadňuje navigaci a prohlížení dat.
Pro sloučení stejných řádků v Excelu existuje několik způsobů. Podíváme se na dvě nejběžnější metody: použití funkce Souhrnná tabulka a použití příkazu Odstranit duplikáty. Oba způsoby jsou snadno použitelné a nevyžadují žádné programovací dovednosti.
Krok 1: Vyberte rozsah buněk, které chcete sloučit
Než začnete kombinovat stejné řádky v Excelu, musíte vybrat rozsah buněk, které tyto řádky obsahují. Můžete vybrat více buněk najednou, pokud potřebujete sloučit více řádků najednou.
Chcete-li vybrat rozsah buněk, můžete použít myš nebo klávesy. Zde je několik způsobů, jak vybrat buňky:
- Zvýraznění myší: Umístěte ukazatel myši na první buňku, kterou chcete sloučit, sevřete levé tlačítko myši a bez jeho uvolnění přejeďte myší do poslední buňky v rozsahu. V důsledku toho bude zvýrazněna obdélníková zóna, která zahrnuje všechny potřebné buňky.
- Použití kláves Shift nebo Ctrl: Klikněte na první buňku v rozsahu, poté podržte klávesu Shift a klikněte na poslední buňku. V důsledku toho budou vybrány všechny buňky mezi první a druhou, včetně těchto dvou okrajových buněk. Pokud chcete vybrat několik nekomplikovaných buněk, použijte místo Shift klávesu Ctrl.
Jakmile vyberete požadovaný rozsah buněk, můžete přejít k dalšímu kroku – sloučení řádků.
Krok 2: Otevřete kartu Data v nabídce aplikace Excel
Po otevření požadovaného souboru aplikace Excel přejděte do horní části okna a vyhledejte kartu Data. Tato karta se obvykle nachází mezi kartami "Vložit"a " recenze". Kliknutím na kartu Data otevřete příslušnou nabídku.
V nabídce Data najdete různé nástroje a funkce související se zpracováním dat. Chvíli vám bude trvat, než si prohlédnete všechny karty a zjistíte, který nástroj je nejlepší pro sloučení stejných řádků v Excelu.
Krok 3: Klikněte na tlačítko "Odstranit duplikáty" v části "datové nástroje"
Jakmile zvýrazníte rozsah buněk, ve kterých chcete sloučit stejné řádky, přejděte na kartu Data v horní nabídce aplikace Excel.
Poté vyhledejte sekci " Nástroje pro data "a klikněte na tlačítko"Odstranit duplikáty".
Otevře se dialogové okno "Odstranit duplikáty", kde můžete zadat kritéria pro definování duplikátů. Můžete vybrat všechny sloupce nebo pouze určité sloupce, které mají zkontrolovat duplikáty.
Po výběru kritérií klikněte na tlačítko OK. Excel odstraní všechny duplikáty ve zvoleném rozsahu buněk sloučením stejných řádků do jednoho.
Krok 4: zaškrtněte políčka obsahující stejné řádky
Jakmile vyberete sloupec pro hledání stejných řádků, musíte zaškrtnout políčka, ve kterých chcete řádky sloučit. To pomůže programu určit, které řádky je třeba porovnat a sloučit.
Pokud chcete řádky sloučit na základě více sloupců, možná budete muset označit více polí. Tento krok jednoduše opakujte pro každé z polí.
Poznámka: Pokud chcete řádky sloučit pouze na základě jednoho sloupce, nemusíte zaškrtávat jiná pole.
Jakmile zaškrtnete všechna políčka, která chcete, jste připraveni na další krok-stisknout tlačítko sloučit řádky.
Krok 5: klepnutím na tlačítko " OK " odstraníte duplikáty
Jakmile vyberete kritéria pro odstranění duplikátů v Excelu, musíte kliknout na tlačítko "OK". Nachází se v pravém dolním rohu okna "odstranění duplikátů".
Když kliknete na tlačítko "OK", Excel provede operaci odstranění duplicit podle vybraných kritérií. Původní tabulka bude změněna a všechny duplicitní řádky budou odstraněny.
Před stisknutím tlačítka "OK" buďte opatrní, ujistěte se, že jste správně vybrali kritéria a neodstranili data, která potřebujete. Pokud se v důsledku odstranění duplikátů něco pokazí, můžete vždy použít funkci vrátit zpět (Ctrl+Z) k obnovení původní tabulky.
Krok 6: pečlivě si prohlédněte výsledky a ujistěte se, že byly duplicity odstraněny
Pro pohodlí, můžete seřadit tabulku podle konkrétního sloupce a zkontrolovat, že všechny duplikáty zmizely. Všimněte si také, že číselné hodnoty, pokud existují, se mohou po odstranění duplicit změnit, protože pro každou jedinečnou datovou sadu zůstane pouze jedna hodnota.
| Název | Příjmení | Věk | |
|---|---|---|---|
| Ivan | Ivan | 30 | [email protected] |
| Petr | Petrov | 35 | [email protected] |
| Marie | Ivanova | 28 | [email protected] |
V tomto příkladu byly odstraněny duplikáty řádků ve sloupci "E-mail". Po odstranění zůstaly jen unikátní záznamy.
Krok 7: uložte změny do souboru aplikace Excel
Jakmile zkombinujete všechny stejné řádky v Excelu, je nutné uložit změny v souboru. Chcete-li to provést, postupujte takto:
- Klikněte na tlačítko Soubor v levém horním rohu obrazovky.
- Pokud chcete uložit soubor s novým názvem, vyberte možnost Uložit nebo uložit jako.
- Zadejte cestu a název souboru, do kterého chcete změny uložit.
- Klepnutím na tlačítko Uložit použijete změny a uložíte soubor.
Nyní budou všechny změny provedené v souboru Excel uloženy a budete jej moci dále používat.
Krok 8: zavřete program Excel a užijte si svůj kombinovaný seznam dat
Gratuluji! Nyní jste úspěšně spojili všechny stejné řádky ve svém souboru Excel. Ať už jste měli více řádků se stejnými informacemi nebo shodné hodnoty v různých sloupcích, nyní máte úplný seznam dat bez duplikátů.
Nyní, když jste prošli všemi kroky, můžete zavřít program Excel a začít používat svůj aktualizovaný seznam dat. To může být užitečné, pokud potřebujete zadat data do jiného programu nebo s nimi pracovat v jiném kontextu. Můžete si být jisti, že vám neunikly žádné důležité informace.
Před provedením změn v datech nezapomeňte uložit kopii původního souboru aplikace Excel. To vám pomůže vyhnout se ztrátě dat, pokud se něco pokazí nebo pokud se budete chtít v budoucnu vrátit k původním datům.
Hodně štěstí s vaším kombinovaným seznamem dat!