Synchronizace dvou souborů aplikace Excel může být užitečná v různých situacích, zvláště když je nutné sloučit data ze dvou různých zdrojů nebo aktualizovat informace v jednom souboru na základě dat v jiném. V tomto podrobném tutoriálu se podíváme na to, jak synchronizovat dva soubory aplikace Excel, abychom tento proces zjednodušili a ušetřili čas.
Prvním krokem při synchronizaci dvou souborů aplikace Excel je otevření obou souborů. Ujistěte se, že jsou vaše soubory ve stejné složce nebo jsou snadno dostupné ve vašem počítači. Poté otevřete první soubor aplikace Excel, který bude vaším hlavním datovým souborem.
Po otevření hlavního souboru aplikace Excel vyberte v horní nabídce kartu Data. Na této kartě vyhledejte sekci " zdroj dat "a klikněte na tlačítko"Získat externí data". V nabídce, která se zobrazí, vyberte možnost " z jiných zdrojů "a poté"ze souboru".
Vyberte druhý soubor aplikace Excel, který chcete synchronizovat se základním datovým souborem, a klikněte na tlačítko Otevřít. Poté vyberte list druhého souboru aplikace Excel, který obsahuje data, která chcete synchronizovat, a klikněte na tlačítko OK. Vaše data z druhého souboru aplikace Excel budou importována do hlavního souboru a synchronizována s ním.
Krok 1: otevření obou souborů aplikace Excel
Chcete-li otevřít soubor Excel, můžete provést následující kroky:
- Spusťte Microsoft Excel v počítači.
- Klikněte na kartu Soubor v horní nabídce aplikace Excel.
- V nabídce, která se otevře, vyberte "Otevřít".
V okně Otevřít, které se zobrazí, můžete najít a vybrat první soubor aplikace Excel, který chcete synchronizovat.
Po výběru prvního souboru aplikace Excel opakujte stejné kroky k otevření druhého souboru aplikace Excel.
Důležitě: Před přechodem na další krok se ujistěte, že jsou v obou souborech aplikace Excel uloženy všechny změny.
Krok 2: výběr sloupců pro synchronizaci
Když máte dva soubory aplikace Excel, které chcete synchronizovat, dalším krokem je výběr sloupců, které mezi nimi chcete synchronizovat. To vám umožní určit, která data z jednoho souboru by měla být aktualizována v jiném.
Chcete-li vybrat sloupce pro synchronizaci, musíte postupovat podle následujících kroků:
- Otevřete každý ze souborů aplikace Excel, které chcete synchronizovat.
- Určete, které datové sloupce chcete synchronizovat. Pokud máte například soubory s informacemi o zákaznících, můžete pro synchronizaci vybrat sloupce se jmény zákazníků, jejich adresami nebo telefonními čísly.
- Zvýrazněte sloupce dat v každém souboru, které mají být synchronizovány. Chcete-li to provést, můžete jednoduše kliknout na záhlaví sloupce a vybrat jej.
- Opakujte tento krok pro každý sloupec dat, který chcete synchronizovat mezi soubory.
- Když jste vybrali všechny sloupce pro synchronizaci, ujistěte se, že se zobrazují na obrazovce a odpovídají vybraným datům.
- Po výběru sloupců pro synchronizaci uložte soubory aplikace Excel a uložte nastavení synchronizace.
Výběr sloupců pro synchronizaci je důležitý, protože pomáhá určit, která data budou mezi soubory aktualizována a která zůstanou nezměněna. To vám umožní ovládat aktualizaci informací a zachovat relevanci dat v obou souborech aplikace Excel.
Krok 3: Použijte funkci "vlnobití"
K synchronizaci dat mezi dvěma soubory aplikace Excel lze použít funkci" VLOOKUP "(nebo" VLOOKUP " v anglické verzi programu). Tato funkce umožňuje vyhledávat hodnoty v jedné tabulce a vkládat je do jiné tabulky na základě shody konkrétního kritéria.
Chcete-li použít funkci "vlnobití", musíte postupovat podle následujících kroků:
- Otevřete oba soubory aplikace Excel, které chcete synchronizovat.
- V prvním souboru vyberte buňku, do které chcete vložit synchronizovanou hodnotu z druhého souboru.
- Do vybrané buňky napište vzorec "vlnobití". Vzorec bude mít následující syntaxi: = Vlnobití (hledání_místo;rozsah_poska; sloupec_vraty;[přibližný_připojení]).
- Nahraďte "hledání_místo" hodnotou nebo odkazem na buňku, kterou chcete najít ve druhém souboru. Nahraďte "rozsah_poska" rozsahem buněk ve druhém souboru, kde se provede vyhledávání hodnoty. Nahraďte "sloupec_zvrat" číslem nebo odkazem na sloupec, ze kterého je třeba vzít hodnotu pro vložení do prvního souboru. Volitelné, ale doporučuje se specifikovat "přibližný_připojení", aby funkce zohlednila nejbližší hodnotu, pokud nebude nalezena přesná shoda.
- Stisknutím klávesy Enter použijete vzorec a získáte synchronizovanou hodnotu.
- Opakujte kroky 2-6 pro každou buňku, do které chcete vložit synchronizovanou hodnotu.
Nyní víte, jak použít funkci "vlnobití" k synchronizaci dvou souborů aplikace Excel. Tato metoda vám umožní automatizovat proces aktualizace dat a udržovat je aktuální.
Krok 4: Porovnání hodnot a odstranění duplicit
Jakmile jsou oba soubory aplikace Excel úspěšně otevřeny a sloučeny do jednoho, je třeba porovnat hodnoty a odstranit duplikáty. Tento krok umožní odstranit možné chyby a zaručit přesnost dat v obou souborech.
Nejprve je třeba vybrat sloupce, jejichž hodnoty se budou porovnávat. Obvykle se jedná o identifikátory nebo klíčová pole, která jsou jedinečná pro každý záznam. Zvýrazněte tyto sloupce a v horní liště nabídky otevřete kartu Data.
Poté vyberte možnost "Odstranit duplikáty" z dostupných příkazů. Zobrazí se okno s nastavením odstranění duplikátů.
V tomto okně můžete vybrat sloupce, podle kterých bude srovnání provedeno. Ujistěte se, že jsou vybrány všechny požadované sloupce. Také se ujistěte, že je aktivována možnost "ponechat hodnotu prvního duplikátu", aby se z duplicitních záznamů zachovala pouze jedna hodnota.
Po nastavení odstranění duplikátů klikněte na tlačítko OK. Excel provede srovnání hodnot ve vybraných sloupcích a odstraní všechny duplicitní záznamy a ponechá pouze jedinečné hodnoty.
Zkontrolujte výsledky odstranění duplikátů, ujistěte se, že všechny položky splňují vaše očekávání. Pokud je to nutné, můžete zopakovat kroky srovnání a odstranění duplikátů pro jiné sloupce, pokud by jejich hodnoty měly být také jedinečné.
Po dokončení tohoto kroku bude soubor aplikace Excel obsahovat pouze jedinečné hodnoty a bude plně synchronizován se zdrojovými daty.
Krok 5: Nastavení formátu dat
- Výběr typu dat: Určete, jaký typ dat bude použit k synchronizaci souborů. Může to být například text, čísla, data nebo vzorce.
- Nastavení formátu: Vyberte vhodný formát pro každý typ dat. Pokud například používáte čísla, určete počet číslic za čárkou nebo vzorec pro zaokrouhlení.
- Použití stylů: Pokud je to nutné, použijte styly formátování, aby byla data přehlednější a přehlednější. Konkrétní hodnoty můžete například zvýraznit různými barvami nebo písmy.
- Instalace podmíněného formátování: Pokud chcete při synchronizaci automaticky zvýraznit určité hodnoty v souborech Excel, nastavte podmíněné formátování. Můžete například zvýraznit všechny hodnoty, které jsou větší než konkrétní prahová hodnota, nebo zvýraznit záporné hodnoty červeně.
Jakmile nastavíte Formát dat, uložte změny a přejděte k dalšímu kroku, abyste dokončili synchronizaci souborů aplikace Excel.
Krok 6: Přenos dat z jednoho souboru do druhého
Chcete-li synchronizovat data mezi dvěma soubory aplikace Excel, musíte přenést data z jednoho souboru do druhého. V tomto kroku se podíváme na proces přenosu dat.
1. Otevřete oba soubory aplikace Excel, které ukládají data, která chcete synchronizovat.
2. Vyberte list, na kterém jsou data, která chcete přenést.
3. Zvýrazněte požadovaná data v tomto listu. Chcete-li vybrat jeden sloupec dat, klikněte na záhlaví tohoto sloupce. Chcete-li vybrat více sloupců dat, stiskněte klávesu Ctrl a klikněte na záhlaví požadovaných sloupců.
4. Zkopírujte vybraná data. Chcete-li to provést, použijte příkaz "Kopírovat" nebo klávesovou zkratku Ctrl + C.
5. Přejděte na jiný soubor aplikace Excel, do kterého chcete přenést data.
6. Vyberte list, do kterého chcete data přenést.
7. Vyberte první buňku, do které bude přenos dat proveden.
8. Vložte zkopírovaná data. Chcete-li to provést, použijte příkaz Vložit nebo klávesovou zkratku Ctrl + V.
9. Zkontrolujte, zda jsou data úspěšně přenesena a zarovnána ve správných sloupcích.
10. Opakujte kroky 2-9 pro všechny ostatní listy a data, která chcete synchronizovat.
Gratuluji! Úspěšně jste přenesli data z jednoho souboru aplikace Excel do druhého. Nyní jsou vaše soubory synchronizovány a obsahují stejná data.