Microsoft Outlook 2007 je jedním z nejpopulárnějších e-mailových klientů, který uživateli poskytuje široké možnosti pro správu e-mailů. Jednou z důležitých funkcí programu je automatické odesílání odpovědí na příchozí zprávy. Tato funkce je zvláště užitečná, když jste pryč nebo nemůžete včas odpovědět na e-maily. Nastavení automatické odpovědi v aplikaci Outlook 2007 je velmi snadné a zabere jen několik minut.
Krok 1: Otevření okna \ "záznamník\" v aplikaci Outlook 2007
Krok 2: Konfigurace automatické odpovědi
V okně \ " záznamník\ "můžete zvolit zapnutí nebo deaktivaci automatické odpovědi pomocí políčka \"odeslat automatickou odpověď\". Dále zadejte text zprávy, který bude automaticky odeslán všem příjemcům během vaší nepřítomnosti. Můžete přidat informace o vašem datu návratu, kontaktní údaje a další informace, které považujete za nezbytné.
Krok 3: Nastavení časového období
Pokud chcete omezit časové období, během kterého bude odeslána automatická odpověď, vyberte možnost \"odeslat pouze v tomto čase\" a poté zadejte datum a čas zahájení a ukončení automatické odpovědi.
Jakmile dokončíte nastavení, klikněte na tlačítko \"OK\" ve spodní části okna. Vaše automatická odpověď se aktivuje a začne odesílat v určený čas. Nyní si můžete být jisti, že vaše kontakty obdrží informace o vaší nepřítomnosti a kdy očekávat odpověď.
Jak povolit automatickou odpověď v aplikaci Outlook 2007
Automatická odpověď v aplikaci Outlook 2007 vám umožní upozornit odesílatele na vaši nedostupnost nebo že nebudete moci brzy reagovat na jejich zprávy. To může být užitečné, pokud jste na dovolené, na služební cestě nebo jste zaneprázdněni jinými věcmi. Chcete-li povolit automatickou odpověď v aplikaci Outlook 2007, postupujte podle těchto jednoduchých kroků:
| Krok 1: | Otevřete Outlook 2007 a vyberte kartu Soubor. |
| Krok 2: | V rozbalovací nabídce vyberte "informace"a poté" Automatická odpověď (nepřítomnost na místě)". |
| Krok 3: | V okně "Automatická odpověď (nepřítomnost na místě)", které se zobrazí, zaškrtněte políčko "Odeslat automatickou odpověď" a zadejte text zprávy, kterou chcete odeslat. |
| Krok 4: | Pokud chcete zadat období, během kterého bude povolena automatická odpověď, vyberte příslušná data a čas v části "od času" a "podle času". |
| Krok 5: | Klepnutím na OK uložíte nastavení automatické odpovědi. |
Nyní bude automatická odpověď odeslána všem příjemcům, kterým během uvedeného období napíšete nebo odešlete zprávu. Nezapomeňte vypnout automatickou odpověď, Až budete znovu k dispozici, abyste se vyhnuli nechtěné korespondenci.
Krok 1: Otevřete Outlook 2007
Když se Outlook 2007 otevře, zobrazí se hlavní okno programu s navigačními panely, složkami a seznamem e-mailů. Vyberte účet, pro který chcete nastavit automatickou odpověď kliknutím na něj v levém navigačním podokně.
Poznámka: Pokud máte více účtů v aplikaci Outlook 2007, vyberte požadovaný účet, než přejdete k dalšímu kroku.
Krok 2: Zapněte režim "odpovědět jedním kliknutím"
Chcete-li nastavit automatickou odpověď v aplikaci Outlook 2007, měli byste povolit režim "odpovědět jedním kliknutím". To vám umožní automaticky reagovat na všechny příchozí zprávy, aniž byste museli ručně klikat na tlačítko "Odpovědět".
Chcete-li tento režim povolit, postupujte takto:
- Otevřete Outlook 2007 a v horní nabídce vyberte kartu Akce.
- Z rozbalovací nabídky vyberte "odpovědět jedním kliknutím".
- V podnabídce, která se zobrazí, vyberte "automaticky reagovat na všechny příchozí zprávy".
Nyní se aktivuje režim "odpovědět jedním kliknutím" a Outlook 2007 automaticky odpoví na všechny příchozí zprávy s předem daným textem.
Krok 3: Vyberte možnost"odpovědět automaticky"
Automatická odpověď v aplikaci Outlook 2007 umožňuje odeslat předem připravenou zprávu jako odpověď na každý přijatý e-mail. Chcete-li nastavit automatickou odpověď, postupujte podle následujících kroků:
- Otevřete aplikaci Outlook 2007.
- Přejděte na kartu Soubor v horní liště.
- V seznamu dostupných možností vyberte "Automatická odpověď".
- Pokud chcete nastavit automatickou odpověď pouze jednou během provozu, ujistěte se, že je vybrána možnost "odeslat pouze jednou za dobu provozu příslušných kontaktních informací".
- Napište text zprávy, který bude automaticky odeslán do pole "odpovědět pomocí této zprávy". Lze použít značky jako [název] nebo [datum] Chcete-li vložit požadované hodnoty do zprávy.
- Klepnutím na tlačítko OK uložíte nastavení automatické odpovědi.
Po dokončení uvedených kroků bude vaše automatická odpověď v aplikaci Outlook 2007 nakonfigurována a připravena k použití. Pamatujte, že automatická odpověď bude odeslána na každý přijatý e-mail, dokud tuto funkci ručně nevypnete.
Krok 4: Nastavte text automatické odpovědi
Nyní, když máte správné nastavení pravidel pro automatickou odpověď, je čas nastavit text, který bude automaticky odeslán v reakci na obdržené e-maily.
Chcete-li to provést, postupujte takto:
- Otevřete Outlook 2007 a vyberte kartu Soubor.
- V rozbalovací nabídce vyberte položku Informace.
- Na stránce, která se otevře, vyberte " Automatické vyplnění "v části"Informace o uživateli".
- V okně, které se otevře, klikněte na tlačítko odpovědi v části režim příkazů a vyberte odpovědět pomocí automatické odpovědi.
- Nyní zadejte text své automatické odpovědi do pole Zpráva a uložte změny kliknutím na tlačítko OK.
Nezapomeňte zkontrolovat správnost psaní textu, abyste se vyhnuli překlepům nebo gramatickým chybám. Ujistěte se také, že automatická odpověď odráží vaši společnost nebo osobní nastavení.
Po uložení nastavení, Outlook 2007 automaticky odešle vámi zadaný text jako odpověď na všechny přijaté e-maily v době vaší nepřítomnosti.
Krok 5: Zadejte dobu aktivity automatické odpovědi
Uveďte datum a čas zahájení a ukončení činnosti automatické odpovědi. To vám umožní nastavit období, během kterého Outlook automaticky odpoví na příchozí zprávy.
Chcete-li určit dobu aktivity automatické odpovědi, postupujte podle následujících kroků:
- Na kartě Soubor v nabídce vyberte Informace.
- V okně, které se otevře, vyberte ze seznamu funkcí vlevo" Automatická odpověď".
- Zaškrtněte políčko Odeslat automatickou odpověď a vedle ní vyberte možnost čas.
- Uveďte datum a čas zahájení a ukončení činnosti automatické odpovědi.
- Klepnutím na tlačítko OK uložíte nastavení.
Nyní bude automatická odpověď aktivní pouze v uvedeném časovém období. Po uplynutí stanovené doby aplikace Outlook přestane automaticky reagovat na příchozí zprávy.
Krok 6: Zkontrolujte a uložte nastavení
Jakmile vyplníte všechna potřebná pole a nastavíte automatickou odpověď, nezapomeňte před uložením zkontrolovat všechna nastavení.
Ujistěte se, že se text zprávy zobrazuje správně a odpovídá vašim požadavkům. Zkontrolujte také, zda je zvolená časová lhůta pro automatickou odpověď uvedena správně.
Pokud jste spokojeni s nastavením, kliknutím na tlačítko Uložit nebo použít (v závislosti na verzi aplikace Outlook) uložte všechny změny.
Po uložení nastavení bude aktivována automatická odpověď a všechny příchozí zprávy obdrží automaticky generovanou odpověď z vaší e-mailové adresy.
Nezapomeňte, že po uplynutí doby automatické odpovědi je nutné ji ručně vypnout, abyste se vyhnuli odesílání automatických odpovědí, když již nejsou potřeba.
Krok 7: Zkontrolujte, zda funguje automatická odpověď
Jakmile nastavíte automatickou odpověď v aplikaci Outlook 2007, musíte zkontrolovat, zda funguje správně. Za tímto účelem je možné odeslat testovací zprávu na vaši pracovní nebo osobní e-mailovou adresu.
Chcete-li zkontrolovat automatickou odpověď, postupujte takto:
| Krok | Akce |
| 1. | Odešlete testovací zprávu z adresy, na kterou je nakonfigurována automatická odpověď. |
| 2. | Počkejte na automatickou odpověď na vaši e-mailovou adresu. |
| 3. | Otevřete přijatou zprávu a ujistěte se, že byla odeslána automatická odpověď. |
Pokud byla automatická odpověď úspěšně odeslána a obsahuje požadované informace, pak bylo nastavení provedeno správně. V opačném případě zkontrolujte nastavení automatické odpovědi v aplikaci Outlook 2007 a proveďte potřebné opravy.