Moderní rytmus života diktuje nám svá pravidla. Všichni neustále někam spěcháme, děláme spoustu věcí a úkolů, snažíme se být vždy v kontaktu. Ale co když jsme zaneprázdněni a nemůžeme zvednout telefon? Jak se vyhnout nedorozuměním a zklamání? Odpověď je jednoduchá-před vytočením se musíte rozhodnout, kdy je to nejlepší.
Jak často se my dva setkáváme se situací, kdy vytočíme telefonní číslo a uslyšíme zvuk pípání, uvědomíme si, že náš hovor nebude přijat. Stává se, že člověk, kterému chceme zavolat, prostě není schopen odpovědět - je v práci, na schůzce, je zaneprázdněn něčím velmi důležitým. V takových případech dochází k podráždění a negativním emocím. Abychom se tomu vyhnuli a komunikaci zefektivnili, musíme se naučit vybrat správný čas na hovor.
Jak ale zjistit, kdy je nejlepší vytočit číslo? Na tyto otázky vlastně není vůbec těžké odpovědět. Každý případ je samozřejmě individuální a není možné poskytnout univerzální doporučení pro všechny situace. Existují však některá obecná pravidla a doporučení, která nám pomohou vybrat si správný čas na zavolání a nikomu neublížit.
Kdy mě vytočit, když jsem zaneprázdněn?
Pokud mám obchodní schůzku, konferenci nebo jinou akci, zavolejte mi po jejím skončení. Tímto způsobem zajistíte mou dostupnost a můžete získat kompletní odpověď na své otázky nebo dotazy.
Pokud jsem v kanceláři, ale zaneprázdněn plněním důležitého úkolu nebo schůzkou, dejte mi trochu času a zkuste vytočit později. Pokusím se odpovědět na váš hovor, až se zbavím aktuálních záležitostí a budu připraven k diskusi.
Pokud nejsem v kanceláři nebo na dovolené, je lepší mi napsat e-mail nebo poslat zprávu prostřednictvím posla. Tímto způsobem si budu moci přečíst vaši zprávu ve vhodný čas a odpovědět na ni, kdykoli to bude možné.
| Situace | Kdy vytočit |
|---|---|
| Po obchodní schůzce nebo konferenci | Po skončení akce |
| Během zaměstnání na Úřadu práce | Zkuste zavolat později |
| Mimo kancelář nebo na dovolené | Lepší je napsat e-mail |
Určení okamžiku vhodného pro volání
Získat člověka ve správnou chvíli nemusí být tak snadné. Stanovení vhodného času pro hovor vyžaduje pozornost a znalost preferencí a životního režimu partnera. Každý z nás má své individuální návyky a rutinu.
Zde je několik užitečných tipů, které vám pomohou určit okamžik, kdy zavolat:
- Počítejte s časovou zónou. Pokud zavoláte osobě žijící v jiném městě nebo dokonce zemi, zvažte Časový rozdíl. Prostudujte si rozvrh pracovní doby a osobní návyky partnera.
- Vyhněte se hodinám, kdy je sotva někdo k dispozici. Například ráno před pracovním dnem může být pro většinu lidí rušné, stejně jako pozdní večer, kdy lidé dávají přednost odpočinku.
- Před telefonátem je třeba si ujasnit harmonogram práce člověka. Může být zaneprázdněn přítomností schůzek, konferencí nebo obchodních cest. Abyste se v nevhodnou dobu nenudili, zjistěte si o jeho zaměstnání předem.
- Zkuste se dozvědět o rutině partnera. Pokud víte, že raději sportuje ráno nebo večer, můžete se ho pokusit kontaktovat ve vhodnější dobu.
- Používejte komunikační prostředky, které člověk preferuje. Pokud dává najevo, že preferuje komunikaci prostřednictvím e-mailu nebo posla, zkuste ho kontaktovat pomocí nástroje, který si vybral.
Klíčovým faktorem je zdvořilost a respekt k osobnímu prostoru partnera. Vytočte jej ve chvíli, kdy se nebude cítit nepohodlně nebo přerušeně. Snažte se být flexibilní a přizpůsobit se potřebám a preferencím druhé strany, abyste zajistili efektivní a příjemnou komunikaci.
Důležitost výběru správného času
Načasování hovoru může mít významný dopad na úspěšnost komunikace a dosahování cílů. Nesprávně zvolený čas může u partnera způsobit podráždění a negativní náladu, což sníží pravděpodobnost úspěšné komunikace.
Nejprve je třeba vzít v úvahu dobu práce a odpočinku partnera. Volat příliš brzy ráno nebo pozdě večer může být pro člověka nepříjemné, zvláště pokud je v pracovním režimu nebo si chce odpočinout po náročném dni. Je lepší vybrat si časová období, kdy je partner obvykle volný a připraven ke komunikaci.
Za druhé, je třeba vzít v úvahu časová pásma. Pokud voláte do jiné země nebo regionu, ujistěte se, že čas, který si vyberete, je vhodný jak pro vás, tak pro partnera. Pokud je to možné, použijte globální hodiny nebo konvertory času, abyste se vyhnuli možným nedorozuměním.
Za pozornost stojí i vlastní zaměstnanost. Pokud jste zaneprázdněni a nemůžete věnovat dostatek času konverzaci, je lepší hovor odložit na vhodnější dobu. Neměli byste spěchat a dělat všechno zbroj, může to ovlivnit kvalitu komunikace a vnímání vašich slov.
A konečně, každý člověk má své vlastní individuální preference v době komunikace. Někdo dává přednost ranním hodinám, aby začal den pozitivní komunikací, jiní lidé dávají přednost odpolednímu času, kdy jsou již uvolněnější a připraveni na komunikaci. Pokud tedy znáte preference partnera, zvažte je, aby byla komunikace pohodlnější a efektivnější.
- Vyberte si čas s ohledem na pracovní rozvrh a odpočinek partnera.
- Zjistěte si časová pásma a vyberte si vhodný čas pro obě strany.
- Udělejte si čas a vyberte si čas, kdy jste svobodní a připraveni mluvit.
- Zvažte individuální preference partnera podle doby komunikace.
Jak zavolat ve správný okamžik?
Když někomu zavoláte, zvláště když jsou zaneprázdněni, je důležité vybrat si správný okamžik, abyste nerušili jejich záležitosti a nezpůsobili podráždění. Zde je několik tipů, jak zavolat ve správný okamžik:
1. Počítejte s časem
Zjistěte, v jakou denní dobu je váš partner obvykle v pracovním režimu. Pokud víte, že pracují od rána do večera, nevolejte jim pozdě večer nebo brzy ráno. Zkuste nastavit hovor během pracovního dne, kdy mohou být k dispozici.
2. Použijte kalendář
Pokud vám partner poskytl své pracovní nebo pracovní hodiny, zapište si je do kalendáře. Tímto způsobem budete moci vzít v úvahu jejich rozvrh a volat v čase, který je pro ně vhodný.
3. Pošlete zprávu
Pokud víte, že váš partner je zaneprázdněn nebo nedostupný, pošlete jim zprávu s žádostí o hovor nebo zanechte hlasovou zprávu. Tímto způsobem se budou moci rozhodnout, kdy budou pohodlně reagovat na váš hovor.
4. Položit otázku
Než zavoláte, ujasněte si, zda jsou v tuto chvíli volné. To jim umožní rozhodnout se, kdy budou pohodlně mluvit, a poskytne vám představu, kdy je lepší jim příště zavolat.
Pamatujte, že každý člověk má své vlastní jedinečné okolnosti a preference, takže nejlepší okamžik pro hovor se může lišit v závislosti na situaci. Dodržujte pokyny svého partnera a respektujte jejich čas a aktivity.