Outlook - je to jeden z nejoblíbenějších poštovních programů, který mnoho uživatelů používá k odesílání a přijímání e-mailů. Nabízí se však otázka, jak vložit celou složku se soubory do zprávy a odeslat ji příjemci? V tomto článku vám řekneme, jak tento úkol dokončit a odeslat e-mail s podsložkami do aplikace Outlook.
Prvním krokem je vytvoření archivu složky se soubory, kterou chcete vložit do e-mailu. K tomu můžete použít vestavěné nástroje operačního systému nebo programy třetích stran. Když je archiv hotový, můžete přejít na vložení do samotné zprávy.
Otevřete nový e-mail v aplikaci Outlook a přejděte na kartu Vložení. Poté klikněte na tlačítko vložit soubor. V okně, které se otevře, vyberte archiv složky se soubory a klikněte Vložit. Nyní, když je do e-mailu přidán archiv, můžete jej odeslat příjemci pomocí standardního procesu odesílání e-mailu.
Pokyny pro vložení složky do e-mailu Aplikace Outlook a odeslání e-mailu s podsložkami
Krok 1: Otevřete v počítači program Outlook.
Krok 2: Vytvořte nový e-mail kliknutím na tlačítko "Vytvořit nový e-mail".
Krok 3: Napište adresu příjemce a téma dopisu.
Krok 4: Vložte složku do e-mailu následovně:
- Vyberte složku, kterou chcete vložit do e-mailu.
- Stiskněte klávesu Ctrl na klávesnici a bez uvolnění přetáhněte složku do okna nového e-mailu v aplikaci Outlook.
Krok 5: Vložte soubory ve složce do e-mailu:
- Otevřete vloženou složku v e-mailu kliknutím na ni.
- Vyberte požadované soubory podržením klávesy Ctrl a po každém z nich.
- Klikněte pravým tlačítkem myši na vybrané soubory a v kontextové nabídce vyberte možnost Přidat přílohu.
Krok 6: Dokončete vytvoření e-mailu a odešlete jej stisknutím tlačítka Odeslat.
Nyní víte, jak vložit složku do e-mailu Aplikace Outlook a odeslat e-mail s podsložkami. Postupujte podle těchto pokynů a snadno odesílejte soubory a složky přes Outlook.
Krok 1: Vytvoření nového e-mailu v aplikaci Outlook
- Otevřete Outlook a vyberte kartu "nový e-mail".
- Do pole Komu zadejte e-mail příjemce.
- Do pole Téma zadejte název dopisu.
- Dále můžete do pole pro text dopisu napsat zprávu, v případě potřeby přidat obrázky nebo formátovat text.
Poznámka: Pokud chcete odeslat složku se soubory, můžete vytvořit archiv složky pomocí programu archivace.
Příklad: Pokud používáte Windows, klikněte pravým tlačítkem na složku, kterou chcete odeslat, a poté vyberte Odeslat a komprimovaný (ZIP) archiv. Dále připojte tento archiv k dopisu.
Krok 2: vložení složky se soubory do e-mailu
Jakmile vytvoříte nový e-mail v aplikaci Outlook, musíte vložit složku se soubory, které chcete připojit. Udělat to je dost jednoduché:
Krok 1: Klikněte na tlačítko "Připojit soubor" v horní části okna e-mailu. Zobrazí se rozevírací seznam.
Krok 2: V rozevíracím seznamu vyberte možnost Vložit položky a otevřete okno pro výběr souborů.
Krok 3: V okně výběru souborů vyhledejte složku s požadovanými soubory a vyberte ji. Klikněte na tlačítko" Vložit " ve spodní části okna.
Krok 4: Outlook vloží složku se soubory do e-mailu jako připojené soubory. Můžete si prohlédnout jejich seznam a ujistit se, že všechny soubory jsou ve složce.
Krok 5: Odešlete e-mail jako obvykle a příjemce si bude moci stáhnout připojené soubory ve složce.
Upozorňujeme, že vkládání složky se soubory je možné pouze v aplikaci Outlook 2016 a novějších. V předchozích verzích aplikace Outlook tato funkce nemusí chybět.
Krok 3: Kontrola vnořených souborů v e-mailu
Po vložení složky do e-mailu a přidání souborů příloh je třeba provést kontrolu, abyste se ujistili, že přílohy jsou správné a dostupné pro příjemce. K tomu lze provést následující kroky:
- Před odesláním otevřete e-mail s podsložkami v zobrazení.
- Zkontrolujte seznam vnořených souborů, abyste se ujistili, že byly přidány všechny potřebné soubory. Ujistěte se, že se zobrazují v seznamu a mají správná jména.
- V případě potřeby otevřete každý podsložkový soubor a zkontrolujte jeho obsah, abyste se ujistili, že se soubory otevírají a zobrazují správně.
- Pokud zjistíte chybu nebo problém s nějakým vnořeným souborem, odstraňte jej ze seznamu příloh a přidejte nový soubor opravením problému.
Po důkladné kontrole vnořených souborů a ověření jejich správnosti si můžete být jisti, že příjemci budou moci získat a otevřít všechny potřebné soubory.
Krok 4: odeslání e-mailu s podsložkami
Jakmile přidáte složku do e-mailu Aplikace Outlook a vložíte soubory, můžete odeslat e-mail se všemi přílohami. Budete muset postupovat podle následujících kroků:
1. Zkontrolujte příjemce: Ujistěte se, že pole "Komu" obsahuje všechny adresáty, kterým chcete dopis poslat.
2. Přidejte motiv dopisu: Zadejte stručné a srozumitelné téma dopisu, které odráží jeho obsah.
3. Napište text dopisu: Zadejte požadované informace do textového pole e-mailu. Pomocí formátování můžete zvýraznit základní a důležité informace.
4. Zahrňte obálku dopisu (volitelně): Pokud si přejete, můžete přidat obálku dopisu obsahující pozdrav nebo další komentáře.
5. Připojte složku: Otevřete okno Připojení souborů a vyhledejte složku, kterou jste dříve přidali. Vyberte složku a klikněte na "Připojit".
6. Zkontrolujte a upravte přílohy: Před odesláním dopisu se ujistěte, že jsou všechny přílohy správně připojeny a nejsou poškozeny. Pokud je to nutné, můžete soubory smazat nebo přidat.
7. Odeslat dopis: Po kontrole e-mailu a všech aplikací klikněte na tlačítko Odeslat a odešlete svůj e-mail s přílohami. Počkejte, až bude dopis odeslán a doručen příjemcům.
Podle těchto kroků můžete snadno odeslat e-mail aplikace Outlook se všemi připojenými soubory a složkou. Ujistěte se, že všechny přílohy splňují vaše požadavky a jsou pečlivě zpracovány během procesu odesílání.