Jak nastavit zprávu o dovolené v Outlooku: podrobné pokyny

Když je čas dovolené, je důležité zajistit, aby vaši kolegové a zákazníci věděli, že dočasně nebudete k dispozici. Instalace automatické zprávy o dovolené v aplikaci Outlook vám v tom pomůže. V tomto podrobném návodu vám řekneme, jak nastavit automatickou zprávu o dovolené v aplikaci Outlook, abyste ostatní informovali o své nepřítomnosti a poskytli informace, kdy se vrátíte.

Krok 1: Otevřete Microsoft Outlook a vyberte kartu Soubor.

Krok 2: V rozbalovací nabídce vyberte "automatické odpovědi jsou nakonfigurovány".

Krok 3: v dialogovém okně Automatické odpovědi zaškrtněte políčko vedle "odeslat automatické odpovědi".

Krok 4: do pole "text automatické odpovědi"zadejte text své zprávy o dovolené. Ujistěte se, že jste uvedli data své nepřítomnosti a zanechali kontaktní údaje pro naléhavé případy.

Krok 5: pokud chcete, aby byla zpráva o dovolené odeslána pouze jednou na každou e-mailovou adresu, můžete zvolit možnost "při odesílání zpráv pouze na moji e-mailovou adresu".

Krok 6: Klepnutím na tlačítko OK uložíte a použijete nastavení zprávy o dovolené v aplikaci Outlook.

Nyní jste nastavili automatickou zprávu o dovolené v aplikaci Outlook. Když vám někdo pošle dopis, obdrží automatickou odpověď s informacemi o vaší nepřítomnosti. To vám pomůže udržet si profesionální vztah a vyhnout se nedorozuměním během Vaší dovolené.

Otevřete Outlook a vyberte kartu Soubor

Chcete-li nastavit zprávu o dovolené v aplikaci Outlook, musíte otevřít program a přejít na kartu Soubor.

Když jste na kartě Soubor, budete mít k dispozici spoustu možností a nastavení pro práci s vaší e-mailovou schránkou.

Kartu Soubor najdete v levé horní části okna programu Outlook. Obvykle se nachází vedle karet domů, odesílání/přijímání a složek.

Klepnutím na kartu Soubor ji otevřete a získáte přístup k různým funkcím a nastavením aplikace Outlook.

Po otevření karty soubor budete moci začít konfigurovat zprávu o dovolené a přizpůsobit ji svým potřebám a preferencím.

Vyberte "automatické odpovědi"

Chcete-li nastavit zprávu o dovolené v aplikaci Outlook, musíte zvolit funkci automatické odpovědi. Tato funkce vám umožňuje automaticky odesílat odpověď na příchozí e-maily, když na ně nemůžete odpovědět v reálném čase.

Chcete-li vybrat automatické odpovědi, otevřete program Outlook a přejděte na kartu Soubor. Poté vyberte možnost automatické odpovědi.

Jakmile vyberete funkci automatické odpovědi, otevře se dialogové okno s nastavením této funkce. Zde můžete zadat text zprávy o dovolené a vybrat si, po jakou dobu bude aktivní.

Můžete také nastavit různé možnosti textu pro interní a externí odesílatele. Můžete například zadat různé texty pro kolegy a zákazníky.

Jakmile vyplníte všechna potřebná nastavení, nezapomeňte pro uložení změn kliknout na tlačítko Použít nebo OK.

Nyní, když jste vybrali funkci automatické odpovědi a nakonfigurovali zprávu o dovolené, Outlook tuto zprávu automaticky odešle na příchozí e-maily, když nebudete schopni odpovědět v reálném čase.

Nastavení doby dovolené

Při nastavování zprávy o dovolené v aplikaci Outlook můžete určit dobu, po kterou bude záznamník aktivní. To vám umožní informovat vaše kolegy a zákazníky o vaší nepřítomnosti a očekávaném datu návratu. Chcete-li nastavit dobu dovolené, postupujte podle těchto kroků:

1. Otevřete aplikaci Outlook v počítači.
2. V levém horním rohu vyberte kartu Soubor.
3. V rozbalovací nabídce vyberte "výběr auta".
4. V okně "Výběr automobilů", které se otevře, klikněte na kartu "záznamník".
5. Zaškrtněte políčko vedle možnosti odeslat automatickou odpověď v období od a vyberte datum zahájení dovolené.
6. Zaškrtněte políčko vedle možnosti odeslat automatickou odpověď v období před a vyberte datum ukončení dovolené.
7. Zadejte text automatické odpovědi do pole "Text automatické odpovědi". Můžete zadat informace o vaší nepřítomnosti, kontaktní údaje pro naléhavé otázky atd.
8. Kliknutím na OK použijete změny.

Vaše zpráva o dovolené bude nyní automaticky odeslána v uvedeném časovém období.

Vytvořte zprávu o dovolené

1. Otevřete Outlook a vyberte kartu Soubor.

2. Klikněte na" automatická odpověď "nebo"nastavení asistenta absence".

1. Pokud používáte Outlook 2010 nebo dřívější verzi, vyberte "Odeslat pouze AutoText o termínech" nebo "Odeslat AutoText pro všechny".
2. Pokud používáte Outlook 2013 nebo novější, vyberte "Odeslat pouze AutoText o termínech" nebo "Odeslat AutoText pro všechny" v části "odeslat pouze AutoText" nebo "Odeslat AutoText pro všechny".

3. Zadejte název a text zprávy o dovolené.

4. Pokud chcete, aby zpráva o dovolené byla odeslána pouze určitým kontaktům, zaškrtněte "Odeslat tuto zprávu ne všem adresátům".

5. Pokud chcete zadat konkrétní dny pro odeslání zprávy o dovolené, vyberte Odeslat pouze v tomto časovém rozmezí a vyberte požadovaná data.

6. Klepnutím na OK uložíte nastavení.

7. Pokud chcete, aby se Zpráva o dovolené automaticky odesílala při každé příchozí zprávě, zaškrtněte políčko "Odeslat automaticky"

8. Klepnutím na OK zavřete okno Nastavení.

Nyní je vaše zpráva o dovolené nakonfigurována a bude automaticky odeslána všem příchozím zprávám v rozsahu dat, který jste zadali.

Nastavení příjemců

Při nastavení zprávy o dovolené v aplikaci Outlook si můžete vybrat, komu se zobrazí. K tomu je třeba provést následující kroky:

1. Otevřete program Outlook a v levém horním rohu vyberte kartu Soubor.
2. V nabídce, která se zobrazí, vyberte "automatické odpovědi" nebo "Nastavení automatických odpovědí" v závislosti na verzi programu.
3. V okně, které se otevře, povolte možnost "Odeslat automatické odpovědi"nebo" povolit automatické odpovědi".
4. Vyberte si, komu by se měla vaše zpráva o dovolené zobrazovat. Můžete si vybrat jednu z následujících možností:
   • Z preferovaných kontaktů: vyberte tuto možnost, pokud chcete, aby se Zpráva o dovolené zobrazovala pouze pro kontakty, které přidáte do seznamu preferovaných.
   • Vše uvnitř vaší organizace: pokud chcete, aby se Zpráva o dovolené zobrazila všem zaměstnancům vaší organizace, vyberte tuto možnost.
   • Všem mimo organizaci, kteří vám poslali e-mail: vyberte tuto možnost, pokud chcete, aby se Zpráva o dovolené zobrazila všem, kteří vám během vaší nepřítomnosti poslali e-mail.
   • Všem mimo organizaci: vyberte tuto možnost, pokud chcete, aby se Zpráva o dovolené zobrazovala všem, kteří vám poslali e-mail, bez ohledu na jejich příslušnost k vaší organizaci.
5. Po výběru možnosti, klikněte na tlačítko "OK" pro uložení nastavení zprávy o dovolené.

Nyní se vaše zpráva o dovolené zobrazí pouze vybraným příjemcům v aplikaci Outlook. Pamatujte, že nastavení lze kdykoli změnit nebo vypnout, pokud se vaše plány změní nebo se vrátíte z dovolené před plánovaným termínem.

Zapnutí a vypnutí automatické odpovědi

Automatická odpověď je oznámení, které bude odesláno na e-maily přijaté během vaší nepřítomnosti. Chcete-li povolit nebo zakázat automatickou odpověď v aplikaci Outlook, postupujte podle následujících kroků:

Povolení automatické odpovědi:

1. Otevřete program Outlook a vyberte kartu Soubor.
2. Vyberte možnost "Automatická odpověď v nepřítomnosti".
3. V okně, které se zobrazí, zaškrtněte políčko vedle možnosti odeslat automatickou odpověď.
4. Do pole vnitřní text zadejte text automatické odpovědi.
5. Pokud chcete automatickou odpověď odeslat pouze určitým kontaktům, vyberte možnost "odeslat automatickou odpověď pouze těmto kontaktům" a vyberte požadované kontakty ze svého adresáře.
6. Klepnutím na tlačítko OK uložíte nastavení a povolíte automatickou odpověď.

Deaktivace automatické odpovědi:

1. Otevřete program Outlook a vyberte kartu Soubor.
2. Vyberte možnost "Automatická odpověď v nepřítomnosti".
3. V zobrazeném okně zrušte zaškrtnutí políčka vedle možnosti odeslat automatickou odpověď.
4. Klepnutím na tlačítko OK uložíte nastavení a deaktivujete automatickou odpověď.

Nyní víte, jak povolit a zakázat automatickou odpověď v aplikaci Outlook. Nezapomeňte jej zapnout, když odjíždíte na dovolenou, abyste svým kontaktům poskytli informace o vaší nepřítomnosti.