Jedním z hlavních nástrojů Microsoft Office 2016 je Excel, oblíbený program pro práci s tabulkovými daty. Uživatelé obvykle pracují se soubory Excel pouze na svých počítačích, ale někdy je třeba zajistit sdílení souboru, aby více lidí mohlo data prohlížet nebo upravovat současně. V tomto článku se podíváme na to, jak lze sdílet soubor Excel v Office 2016.
V Office 2016 je k dispozici funkce SharePoint, která umožňuje vytvářet a pracovat s webovými stránkami. SharePoint vám umožňuje vytvářet knihovny dokumentů, včetně souborů Excel, a sdílet je s ostatními uživateli. Chcete-li začít, musíte do Sharepointu nahrát soubor aplikace Excel. Poté vyberte požadovaný soubor a klikněte na tlačítko "Otevřít v Excelu". Soubor lze nyní upravovat přímo v prohlížeči nebo jej otevřít v aplikaci Excel v počítači.
Ukládání a práce se souborem na Sharepointu má několik výhod. Za prvé, je k dispozici pro obecné použití, takže každý, kdo chce, si může prohlížet a upravovat data. Za druhé, změny v souboru jsou sledovány, takže můžete vidět datum a čas každé změny a v případě potřeby obnovit předchozí verze souboru. Za třetí, v případě selhání počítače budou data vždy k dispozici prostřednictvím webového rozhraní SharePoint.
Pokud potřebujete sdílet soubor Excel v Office 2016, zkuste použít SharePoint. Tato funkce vám umožňuje vytvářet webové stránky a ukládat na ně soubory aplikace Excel, které lze společně upravovat. SharePoint poskytuje spolehlivé a pohodlné ukládání dat, stejně jako sledování změn a obnovení předchozích verzí souboru. Nemusíte se tedy obávat, jak sdílet soubor aplikace Excel-SharePoint vám to pomůže udělat rychle a jednoduše.
Jak zajistit sdílení
Pokud pracujete se souborem Excel v Office 2016 a chcete jej sdílet, lze to provést několika způsoby.
V první řadě je možné soubor nahrát do cloudového úložiště, jako je OneDrive nebo SharePoint. Poté budete moci sdílet soubor s ostatními uživateli tím, že jim poskytnete odkaz na soubor nebo je pozvete ke spolupráci na souboru. Ostatní uživatelé budou moci soubor otevřít a provádět změny bez ohledu na jeho verzi Office.
Pokud chcete sdílet soubor pouze pro čtení a aby ostatní uživatelé nemohli měnit jeho obsah, můžete nastavit příslušná přístupová práva tak, že to zadáte při sharingu souboru. Budete tak moci ovládat úroveň přístupu k souboru a zabránit náhodným nebo nechtěným změnám dat.
Dalším způsobem, jak sdílet soubor aplikace Excel, může být použití nástroje pro spolupráci v samotném Office 2016. Chcete-li to provést, musíte otevřít soubor v Excelu, poté vybrat sekci "spolupracovat" a přidat uživatele, se kterými chcete na souboru spolupracovat. Uživatelé budou moci pracovat se souborem současně, vidět změny provedené ostatními uživateli a podílet se na komentování a diskusi o obsahu souboru.
Sdílení souboru Excel v Office 2016 je tedy možné jak pomocí cloudového úložiště, tak pomocí nástrojů pro spolupráci uvnitř samotného Office. Výběr způsobu závisí na vašich preferencích a potřebách.
Instalace přístupových oprávnění
Umožnění přístupu k souboru Excel v Office 2016 pro ostatní uživatele je možné pomocí přístupových oprávnění. To vám umožní ovládat, kdo může soubor prohlížet a upravovat, a také určit, jaké změny lze provést.
Chcete-li nastavit oprávnění přístupu, otevřete soubor Excel, ke kterému chcete sdílet, a postupujte takto:
- Klikněte na kartu Soubor v levé horní části okna programu.
- V nabídce, která se otevře, vyberte položku " Nastavení "a klikněte na"sdílení".
- Poté klikněte na tlačítko" Přidat lidi " a zadejte e-mailové adresy nebo uživatelská jména, kterým chcete soubor zpřístupnit.
- Vyberte úroveň přístupu pro každého uživatele, například" Pouze zobrazit "nebo"Plný přístup".
- Po dokončení výběru uživatelů a úrovně přístupu klikněte na tlačítko Odeslat.
Uživatelé, kterým jste poskytli přístup, obdrží e-mail s výzvou k otevření souboru. Budou moci prohlížet a upravovat soubor podle úrovně přístupu, kterou jste nainstalovali.
Pokud chcete změnit nebo odebrat oprávnění přístupu, můžete tak učinit opětovným otevřením nabídky Sdílení a provedením požadovaných změn.
Poznámka: Při instalaci přístupových oprávnění věnujte pozornost zabezpečení a obecným zásadám přístupu ve vaší organizaci. Ujistěte se, že pouze uživatelé, kterým je povolen přístup, mají možnost Soubor prohlížet a upravovat.
Poskytování přístupu ke čtení a zápisu
Chcete-li sdílet soubor Excel v Office 2016 s možností čtení a zápisu, postupujte podle následujících kroků:
- Otevřete soubor Excel, který chcete zpřístupnit veřejnosti.
- Na panelu nástrojů vyberte kartu Soubor.
- V nabídce vyberte možnosti a poté klikněte na kartu uložit.
- V části dostupnost zaškrtněte políčko naproti možnosti sdílení.
- Vyberte typ přístupu, který chcete poskytnout. Například "Pouze čtení"nebo" Plný přístup".
- Klepnutím na tlačítko "OK" uložíte nastavení.
Po provedení těchto kroků bude soubor Excel k dispozici pro obecné čtení a zápis. Vezměte v úvahu, že pro úpravu souboru jinými uživateli musí mít příslušná oprávnění na úrovni souborů a sdílet soubor prostřednictvím sítě nebo služby Exchange.
| Typ přístupu | Popis |
|---|---|
| Jen čtení | Uživatelé se budou moci podívat na obsah souboru, ale nebudou moci provádět změny. |
| Plný přístup | Uživatelé budou moci prohlížet a měnit obsah souboru. |
Všimněte si, že když otevřete soubor v režimu sdílení, může být zablokován pro úpravy jinými uživateli. Chcete-li soubor upravovat současně s ostatními uživateli, doporučujeme používat sdílení v reálném čase prostřednictvím OneDrive nebo SharePoint.
Správa sdílení
V Office 2016 mohou uživatelé snadno spravovat sdílení souborů aplikace Excel. Zde je několik způsobů, jak nastavit a ovládat přístup k souboru:
1. Definice přístupových oprávnění
Při otevření souboru v aplikaci Excel 2016 může uživatel určit oprávnění přístupu pro ostatní uživatele. Chcete-li to provést, musíte kliknout na kartu Soubor v horním panelu a vybrat informace. Poté byste měli vybrat "chránit dokument"a" určit oprávnění přístupu". Zde si můžete vybrat, kdo smí soubor upravovat a kdo jej pouze prohlížet.
2. Přidání uživatelů
Chcete-li umožnit ostatním uživatelům přístup k souboru aplikace Excel, musíte kliknout na kartu Soubor v horní liště a vybrat informace. Poté byste měli vybrat "chránit dokument"a" přidat uživatele". Zde můžete zadat e-mailové adresy nebo jména uživatelů, kteří potřebují poskytnout přístup k souboru.
3. Odstranění uživatelů
Pokud chcete zrušit přístup k souboru pro konkrétního uživatele, můžete použít funkci "chránit dokument" a "odstranit uživatele". Stačí vybrat uživatele ze seznamu a kliknout na tlačítko "Odebrat".
4. Zobrazení aktivity
Excel 2016 také poskytuje funkci zobrazení aktivity, která vám umožní zobrazit informace o tom, kdo soubor otevřel a upravil. Chcete-li to provést, musíte přejít na kartu Soubor a vybrat informace. Poté byste měli vybrat "zobrazit aktivitu". Zde můžete vidět seznam uživatelů, kteří pracovali se souborem, stejně jako čas a datum jejich akce.
S těmito funkcemi správy sdílení v Excelu 2016 mohou uživatelé snadno spolupracovat na souborech a ovládat přístup k nim.