Jira - je to výkonný nástroj pro řízení projektů, který umožňuje týmům efektivně organizovat svou práci. Jedním z klíčových funkčních prvků Jira je workflow (pracovní postup), který určuje sled akcí, událostí a stavů, kterými úkol prochází od okamžiku vytvoření až po dokončení. Vytvoření efektivního a flexibilního workflow je důležitým krokem k optimálnímu využití možností Jira.
V tomto článku vám poskytneme podrobný návod k vytvoření workflow v Jiře, který vám pomůže přizpůsobit proces práce tak, aby vyhovoval jedinečným potřebám vašeho týmu. Podíváme se na hlavní kroky k vytvoření workflow, včetně přizpůsobení statusů, tranzitů a souvisejících vlastností úlohy.
Než začnete vytvářet nový workflow, doporučuje se provést analýzu stávajících pracovních postupů a určit, jaké změny a vylepšení je třeba provést. Tím se vyhnete nežádoucím chybám a zajistíte konzistenci a účinnost nového workflow.
Co je Workflow v Jiře a proč je potřeba
Workflow v Jiře je soubor pravidel a fází, které definují procesy správy úloh v systému. Poskytuje strukturovaný a konzistentní pohyb úkolu od vytvoření až po dokončení.
Workflow určuje, jaké činnosti mohou uživatelé provádět s úkoly a v jakém pořadí. Určuje také dostupné stavy úloh, přechody mezi nimi a také pravidla pro provádění určitých činností v úkolu.
Hlavním cílem použití Workflow v Jiře je standardizace a automatizace pracovních postupů. Pomáhá zefektivnit činnost týmu, zvyšuje transparentnost procesů a zvyšuje efektivitu týmu.
Workflow vám umožňuje snadno sledovat průběh úkolů, Zobrazit, kdo na nich pracuje, a nastavit termíny dokončení. To podporuje efektivnější komunikaci a spolupráci v týmu a zlepšuje kontrolu a plánování projektů.
Workflow navíc umožňuje vytvářet vlastní procesy a konfigurovat je pro specifické potřeby týmu nebo projektu. To umožňuje přizpůsobit systém Jira jedinečným obchodním požadavkům a optimalizovat pracovní procesy.
Celkově je Workflow v Jiře nedílnou součástí systému, který poskytuje pohodlí a efektivitu řízení projektů a úkolů. Správně nastavený Workflow zlepšuje procesy, zvyšuje produktivitu a podporuje úspěšné projekty.
Krok 1: Vytvoření desky v Jiře
Chcete-li vytvořit desku v Jiře, musíte postupovat podle následujících kroků:
- Přihlaste se ke svému účtu Jira Chcete-li začít s Jirou, musíte se přihlásit ke svému účtu na platformě. Chcete-li to provést, zadejte své přihlašovací údaje (přihlašovací jméno a heslo) na přihlašovací stránku a klikněte na tlačítko Přihlásit se.
- Vyberte projekt, pro který chcete vytvořit desku Po přihlášení k účtu vám bude k dispozici seznam projektů. Vyberte požadovaný projekt, pro který chcete vytvořit desku. Pokud projekt ještě neexistuje, vytvořte jej podle pokynů platformy.
- Přejděte na stránku desek Na stránce vybraného projektu vyhledejte sekci "desky" a klikněte na ni. V nabídce, která se otevře, vyberte "vytvořit desku".
- Vyberte typ desky V závislosti na cílech vašeho projektu a specifikách práce týmu vyberte typ desky. Jira vám nabídne několik možností, jako je Scrum Board nebo Kanban Board. Rozhodněte se pro výběr a klikněte na tlačítko"Další".
- Upravte desku Na další stránce budete moci upravit nastavení vaší desky. Zadejte název, popis a nastavení přístupu pro příkaz. Pro snadnou práci je také možné nastavit filtry úloh a kategorií. Po provedení změn klikněte na tlačítko Uložit.
- Gratuluji, vaše deska je vytvořena! Po uložení nastavení, Jira vytvoří desku pro váš projekt. Nyní můžete přidávat úkoly, přesouvat je ve sloupcích a sledovat průběh práce. Data na tabuli se automaticky synchronizují s úkoly v projektu Jira.
Nyní, když máte vytvořenou desku, můžete začít nastavovat workflow, přidávat stavy a určovat pravidla pro provádění úkolů v projektu.
Krok 2: Vytvoření Workflow a úkolů v Jiře
Chcete-li vytvořit nový Workflow, musíte provést následující kroky:
1. Přejděte do Nastavení projektu:
Na stránce projektu vpravo nahoře klikněte na ikonu "Nastavení" a poté vyberte možnost "nakonfigurovat projekt".
2. Přejít na kartu "Workflows":
V levé nabídce na stránce nastavení projektu vyberte kartu "Workflows".
3. Vybrat typ úlohy:
Na stránce Workflows vyberte typ úlohy, pro kterou chcete vytvořit nový Workflow. Pokud typ úlohy chybí, měli byste jej vytvořit na kartě "Issue Types".
4. Vytvořit nový Workflow:
Klikněte na tlačítko" Add Workflow " a nastavte název nového Workflow. Název by měl být srozumitelný a popisovat účel daného Workflow.
5. Nastavení kroků:
Vytvoření Workflow zahrnuje nastavení kroků, kterými musí uživatel projít, aby úkol dokončil. Kroky mohou být jednoduché (např." v práci"," na kontrole") nebo se mohou skládat z několika podsad (např." vývoj"," testování","schválení").
6. Nastavení přechodů:
Pro každý krok je nutné upravit možné přechody. Přechody určují, který krok bude další po dokončení toho současného. Například po dokončení kroku " vývoj "lze přejít na krok" testování "nebo"schválení".
7. Nastavení podmínek a postfunkcí:
Pro každý přechod lze nastavit podmínky, za kterých bude přechod k dispozici, nebo postfunkce, které budou splněny po přechodu. Je například možné nastavit podmínku, že přechod na krok "schválení" je k dispozici pouze po dokončení kroku "testování", a přidat postfunkci, která odesílá upozornění odpovědné osobě o nutnosti schválení úkolu.
8. Zachování změn:
Po dokončení nastavení Workflow je nutné uložit všechny změny.
Po vytvoření Workflow můžete začít vytvářet úkoly v Jiře. K tomu je třeba provést následující kroky:
1. Přejít na stránku projektu:
Na domovské stránce Jira vyberte požadovaný projekt, přejděte do jeho karty a vyberte kartu Úkoly. Klikněte na tlačítko "Vytvořit úkol".
2. Vybrat typ úlohy:
Vyberte typ úlohy ze seznamu předdefinovaných v Workflow. Pokud požadovaný typ chybí, vytvořte jej v nastavení projektu.
3. Vyplňte informace o úkolu:
Vyplňte požadované informace o úkolu, jako je popis, termíny plnění, odpovědné osoby a další.
4. Uložit úkol:
Po vyplnění všech polí klikněte na tlačítko Uložit pro vytvoření úkolu.
Vytváření Workflow a úkolů v Jiře tak umožňuje optimalizovat a strukturovat pracovní postup, zvýšit efektivitu týmu a zefektivnit provádění úkolů.
Krok 3: Nastavení stavů a přechodů
Po vytvoření pracovního postupu v Jiře je nutné nakonfigurovat stavy a přechody, které budou použity při práci s úkoly. V této části se podíváme, jak provést toto nastavení.
1. Přihlaste se do pracovního prostoru projektu Jira a otevřete panel správce.
2. Vyhledejte kartu stavy a vyberte ji.
3. Kliknutím na tlačítko" Přidat stav " vytvoříte nový stav.
4. Zadejte název stavu a jeho popis a poté uložte změny.
5. Opakujte kroky 3-4 a vytvořte všechny další stavy, které potřebujete.
6. Přejděte na kartu Přechody a vyberte ji.
7. Kliknutím na tlačítko" Přidat přechod " vytvoříte nový přechod.
8. Zadejte název přechodu, vyberte počáteční a koncové stavy a v případě potřeby přidejte požadované podmínky nebo funkce. Uložte změny.
9. Opakujte kroky 7-8 a vytvořte všechny další přechody, které potřebujete.
Nyní je Váš pracovní postup v Jiře plně nakonfigurován s vybranými stavy a přechody. Tato nastavení můžete použít k práci s úkoly a sledování jejich stavu během provádění projektu.
| Tlačítko | Akce |
|---|---|
| Přidat stav | Vytváří nový stav pro použití v pracovním procesu. |
| Přidat přechod | Vytváří nový přechod mezi stavy pro konkrétní akci nebo podmínky. |
Krok 4: přiřazení odpovědných a časových termínů
Pro určení odpovědných a časových termínů v Jiře jsou uvedeny následující kroky:
- Otevřete projekt, ve kterém chcete nastavit workflow.
- Vyberte kartu " Správa "a přejděte do části"Workflows".
- Najděte požadovanou workflow a klikněte na tlačítko "Upravit".
- Vyberte fázi procesu, pro kterou chcete přiřadit odpovědného a časovou osu.
- V tabulce komunikace najděte požadované pole, které je zodpovědné za odpovědného a časovou osu.
- Klikněte na pole a zadejte název odpovědného a datum dokončení etapy.
Poté bude určitá fáze procesu přidělena určitému odpovědnému a bude mít stanoveno datum dokončení etapy. To umožní všem účastníkům procesu vidět, kdo je zodpovědný za dokončení úkolu a kdy by měl být dokončen.
Nezapomeňte v případě potřeby provést změny v workflow, abyste odráželi jakékoli změny v přiřazování odpovědných a časových termínů.
Nyní víte, jak přiřadit odpovědným a časovým limitům Jira a pokračovat v práci na vašem projektu pomocí vytvořeného workflow.
Krok 5: Nastavení automatických akcí a oznámení
Po vytvoření workflow v Jira, můžete nastavit automatické akce a oznámení tak, aby proces práce s úkoly byl optimalizován a příkazy byly vždy aktuální stav úloh.
Chcete-li nastavit automatické akce, budete muset zadat podmínky, za kterých by měly být tyto akce spuštěny, a určit konkrétní akce, které mají být provedeny.
Můžete například nastavit automatické přesunutí úlohy do další fáze workflow, když jsou dokončeny všechny předchozí fáze. Můžete také nastavit automatické jmenování odpovědného za úkol na základě určitých podmínek.
Kromě toho můžete nakonfigurovat oznámení tak, aby členové týmu dostávali upozornění na důležité události, jako je přiřazení úkolu k provedení, změna jeho stavu nebo komentáře.
Nastavení automatických akcí a oznámení je důležitou součástí procesu vytváření efektivního workflow v Jiře. Umožňuje automatizovat rutinní operace, optimalizovat týmovou práci a urychlit dosažení výsledku.