Microsoft Outlook je jedním z nejoblíbenějších e-mailových programů pro podnikání a osobní použití. Verze Outlook 2010 nabízí mnoho funkcí, včetně možnosti přizpůsobení záznamníku. Záznamník je funkce, která umožňuje automaticky odesílat odpovědi těm, kteří vám poslali e-maily v době vaší nepřítomnosti. Je to velmi pohodlné, když jste na dovolené, na služební cestě nebo jen zaneprázdněni a neschopní odpovídat na e-maily.
Nastavení automatického rozjezdu v aplikaci Outlook 2010 je docela jednoduché a v tomto článku vám řekneme, jak na to:
Krok 1: Otevření sekce Soubor
Chcete-li začít, otevřete program Outlook 2010 a klikněte na kartu Soubor v levém horním rohu okna programu. V nabídce, která se zobrazí, vyberte položku "Informace".
Krok 2: Výběr možnosti "Automatická odpověď"
V části Informace se v horní části obrazovky zobrazí seznam nastavení poštovní schránky. Jedním z bodů bude "automatická odpověď". Kliknutím na něj přejdete do nastavení záznamníku.
Krok 3: zapnutí záznamníku
V okně Automatické odpovědi, které se otevře, zaškrtněte políčko naproti položce "odeslat automatickou odpověď". Zde můžete zadat dobu, po kterou bude záznamník aktivní.
Můžete také vybrat dvě možnosti: "Odeslat automatickou odpověď pouze kontaktům"a" odeslat automatickou odpověď uvnitř organizace". Tyto možnosti vám umožňují omezit seznam příjemců automatické zprávy pouze na kontakty nebo uživatele v rámci vaší organizace.
Jakmile dokončíte nastavení záznamníku, klepnutím na tlačítko OK uložte změny a zavřete okno.
Gratulujeme! V aplikaci Outlook 2010 jste úspěšně nastavili záznamník. Program nyní automaticky odešle zprávy všem, kteří vám během vaší nepřítomnosti pošlou e-maily. To vám pomůže udržet si profesionální image a neztratit důležité zprávy důležitých zákazníků a partnerů.
Otevřete aplikaci Outlook 2010
Chcete-li nastavit záznamník v aplikaci Outlook 2010, nejprve otevřete program. Chcete-li to provést, postupujte podle následujících kroků:
- Přejděte do nabídky Start ve spodní části obrazovky.
- Vyhledejte v seznamu programů položku "Microsoft Office".
- Otevřete seznam programů Microsoft Office a klikněte na složku "Microsoft Outlook 2010".
- Počkejte chvíli, než se program načte.
Nyní máte otevřený program Outlook 2010 a můžete začít s nastavením automatického světla.
Přejděte na kartu Soubor
Chcete-li nastavit automatické přehrávání v aplikaci Outlook 2010, musíte tento program otevřít a přejít na kartu Soubor, která se nachází v levém horním rohu okna programu.
Tato karta obsahuje hlavní nabídku aplikace Outlook, kde najdete všechny potřebné nástroje pro konfiguraci pošty a dalších funkcí.
Chcete-li otevřít možnosti automatického přehrávání, musíte kliknout na tlačítko Možnosti, které je ve spodní části obrazovky na kartě Soubor.
Po kliknutí na tlačítko Možnosti se zobrazí vyskakovací nabídka. V této nabídce byste měli vybrat položku "záznamník" na levé straně okna.
Nyní můžete nastavit záznamník v aplikaci Outlook 2010 podle pokynů v okně "záznamník", které se zobrazí. Zde budete mít možnost zadat text automatické zprávy, vybrat data začátku a konce automatické zprávy a identifikovat příjemce, kterým bude zpráva odeslána.
1. Otevřete Outlook 2010 a přejděte na kartu Soubor.
2. V nabídce, která se otevře, vyberte možnost Možnosti.
3. V okně Možnosti aplikace Outlook vyberte kartu Ostatní.
6. Klepnutím na tlačítko" OK " uložíte nastavení automatického přehrávání.
Nyní jste nakonfigurovali záznamník v aplikaci Outlook 2010 a všechny příchozí zprávy automaticky obdrží odpověď, kterou jste nastavili.
Klikněte na "Povolit záznamník"
Po prostudování základních nastavení aplikace Outlook 2010 můžete přejít na Nastavení záznamníku. Chcete-li to provést, musíte kliknout na kartu Soubor v hlavní nabídce programu.
Na stránce, která se otevře, vyberte kartu Informace, kde najdete různá nastavení poštovní schránky. Na této kartě se podívejte na sekci "záznamník" a klikněte na tlačítko "Automatická odpověď".
Poté se zobrazí okno Nastavení záznamníku. V tomto okně zadejte datum začátku a konce, kdy bude aktivní záznamník, a také zadejte text zprávy, kterou budou vaši partneři dostávat, když nebudete přítomni.
Chcete-li omezit zasílání zpráv, vyberte kartu "Externí odesílatelé" a zaškrtněte políčko vedle možnosti "odesílatelé v adresáři této servisní organizace". To vám umožní odpovědět pouze na dopisy získané z adres, které máte ve svém adresáři.
Po dokončení nastavení automatického světla klikněte na tlačítko" OK " ve spodní části okna. Zbývá vám pouze vybrat možnost Uložit změny: "Uložit pravidlo nyní"nebo" neukládat nyní".
Nyní, když jste povolili záznamník, všichni odesílatelé, kteří vám budou v uvedeném období psát na poštu, automaticky obdrží vaši zprávu o vaší dočasné nedostupnosti. Upozorňujeme, že záznamník bude fungovat pouze při zapnutém počítači s nainstalovaným a spuštěným Outlookem 2010.
Zadejte text pro automatické přehrávání a uložte nastavení
V tomto okamžiku musíte zadat text, který bude automaticky odeslán jako odpověď na dopis, který jste obdrželi. Můžete napsat jakoukoli zprávu, kterou považujete za správnou. Nezapomeňte uvést, že jste dočasně nepřítomní a vaše možnosti reagovat na e-maily jsou omezené.
Kromě toho můžete uvést další podrobnosti, které mohou být užitečné pro vaše příjemce. Můžete například určit období, ve kterém nebudete moci odpovídat na e-maily, a také navrhnout alternativní způsoby komunikace v případě naléhavé potřeby.
Po zadání textu pro automatické přehrávání nezapomeňte uložit nastavení. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko "Uložit" nebo "OK". Nyní všechny e-maily, které vám přijdou, obdrží záznamník s vámi uvedenou zprávou, což vám pomůže vyhnout se nedorozuměním a čekání na odpověď vašich kontaktů.