Vytváření sestav v Microsoft Access je výkonný nástroj pro prezentaci a analýzu dat v pohodlné formě. Sestavy vám umožňují seskupit data, použít agregátní funkce, Přidat styl a různé designové prvky. Pokud s Access teprve začínáte a chcete se naučit vytvářet přehledy, bude pro vás tento článek ideálním průvodcem.
Než začnete vytvářet zprávy, musíte mít v Access připravenou databázi. Pokud ještě nemáte databázi, vytvořte ji a vyplňte tabulky s daty. Všimněte si, že zprávy jsou založeny na tabulkách nebo dotazech, takže se ujistěte, že jsou vaše data správně uspořádána a jsou ve správné tabulce.
Chcete-li vytvořit zprávu v Access, přejděte na kartu Zprávy a klikněte na tlačítko Vytvořit zprávu ve skupině zprávy. Poté se zobrazí seznam dostupných možností pro vytvoření sestavy. Můžete si vybrat "průvodce sestav "pro vytvoření sestavy pomocí průvodce vizuálním rozhraním nebo" zpráva " pro vytvoření prázdné zprávy, kterou si budete moci přizpůsobit sami.
Bez ohledu na zvolenou metodu budete vyzváni k výběru tabulky nebo dotazu, na základě kterého bude zpráva vytvořena. Vyberte požadovanou a klikněte na "OK". Dále budete moci nakonfigurovat sestavu, přidávat pole, seskupení, třídění a aplikovat styly na různé položky. Po dokončení nastavení zprávy jej uložte a použijte, jak chcete.
Definice zpráv v Access a jejich účel
Zprávy v Access mohou být použity pro různé účely, včetně:
- Zobrazení souhrnných informací podle datových skupin;
- Vytvoření seznamu zákazníků, produktů nebo jiných objektů;
- Analýza tržeb, včetně zpráv o příjmech a výdajích;
- Tisk zpráv pro archivaci nebo prezentaci.
Vytváření sestav v Access lze provést pomocí nástrojů pro návrh dostupných v programu. Lze definovat různé prvky zprávy, jako jsou názvy, sklepy, seskupení dat, filtry a třídění. Kombinace těchto prvků umožňuje vytvářet sestavy nejvhodnější pro požadované účely a úkoly.
Je důležité poznamenat, že zprávy v Access lze vytvářet nejen pomocí programu, ale také pomocí dotazů SQL nebo pomocí nástrojů pro vytváření sestav programů třetích stran integrovaných s Access.
Krok 1: Vytvoření nové zprávy v Access
Microsoft Access poskytuje výkonný nástroj pro vytváření a správu databází a vytváření sestav pro analýzu dat. V této příručce se podíváme na to, jak vytvořit novou zprávu v Access.
Chcete-li vytvořit novou zprávu, postupujte podle následujících kroků:
Krok 1. Spusťte program Microsoft Access a otevřete databázi, ve které chcete vytvořit zprávu.
Krok 2. V levém navigačním podokně uvidíte seznam databázových objektů. Klikněte pravým tlačítkem na složku zprávy a z kontextové nabídky vyberte možnost Vytvořit zprávu.
Krok 3. Zobrazí se okno Průvodce vytvářením sestav. Zde si můžete vybrat typ zprávy, pro kterou bude tabulka nebo dotaz sloužit. Vyberte požadovaný typ a klikněte na tlačítko Další.
Krok 4. V dalším kroku průvodce můžete určit, která pole se zobrazí ve zprávě. Vyberte požadovaná pole ze seznamu dostupných polí a klikněte na tlačítko Další.
Krok 5. Dále vás průvodce vyzve k výběru datového seskupení. V přehledu můžete vybrat pole, ve kterém bude seskupování dat provedeno. Vyberte požadované pole a klikněte na tlačítko "Další".
Krok 6. V posledním kroku průvodce můžete ve zprávě zadat třídění dat. Vyberte pole a pořadí třídění a poté klikněte na tlačítko Další.
Krok 7. V posledním kroku vás průvodce vyzve k výběru názvu a umístění pro vaši novou zprávu. Zadejte požadované možnosti a klikněte na tlačítko "Hotovo".
Gratuluji! Právě jste vytvořili novou zprávu v Access. Nyní můžete upravit návrh sestavy a přidat další položky pro analýzu vašich dat.
Krok 2: Výběr zdroje dat pro zprávu
Po vytvoření nové zprávy v Access musíte vybrat zdroj dat, ze kterého se budou data pro zprávu shromažďovat. Může to být tabulka, dotaz nebo jiná zpráva.
Chcete-li vybrat zdroj dat, postupujte podle těchto kroků:
- Otevřete zprávu, kterou jste vytvořili v předchozím kroku.
- Na kartě Zobrazit vyberte zdroj dat.
- V okně, které se zobrazí, vyberte tabulku nebo dotaz, který chcete použít jako zdroj dat pro zprávu.
- Kliknutím na" OK " zavřete okno a použijete vybraný zdroj dat.
Nyní jste pro zprávu vybrali zdroj dat. Dalším krokem můžete upravit vzhled a rozvržení sestavy.
Krok 3: Přidání polí a přizpůsobení vzhledu zprávy
Po vytvoření sestavy v Access budete muset přidat pole, která chcete ve zprávě Zobrazit. Chcete-li to provést, postupujte podle následujících kroků:
- Vyberte zprávu v navigačním panelu databáze.
- Klikněte na tlačítko" Otevřít zprávu " na panelu nástrojů Access.
- Na hlavním panelu pole přetáhněte názvy polí ze zdroje dat do sekce vybraná pole.
- Klepnutím na tlačítko Zavřít zprávu na panelu nástrojů Access se vrátíte do režimu sestavy.
Nyní, když jste do sestavy přidali pole, měli byste upravit vzhled sestavy. Chcete-li to provést, postupujte podle následujících kroků:
- Vyberte zprávu v navigačním panelu databáze.
- Klikněte na tlačítko" Otevřít zprávu " na panelu nástrojů Access.
- Pomocí nástrojů pro formátování na panelu nástrojů Access upravte barvy, písma, velikost a zarovnání textu.
- Chcete-li vytvořit Nadpis zprávy nebo suterénu zprávy, zvýrazněte příslušnou sekci Zprávy a přidejte název nebo suterén pomocí nástrojů pro formátování.
- Uložte a zavřete zprávu, když budete spokojeni s jejím vzhledem.
Podle těchto kroků budete moci přidat pole a upravit vzhled sestavy v Access. Pamatujte, že můžete experimentovat s různými funkcemi formátování a vytvořit zprávu, která vyhovuje vašim potřebám a poskytuje informace, které potřebujete.