Outlook 2010 poskytuje mnoho možností pro správu e-mailů, včetně funkce vytváření skupin pro zasílání zpráv. Vytvoření skupiny vám umožňuje snadno odesílat zprávy více adresátům najednou, což výrazně usnadňuje komunikaci uvnitř pracovních nebo osobních skupin.
Chcete-li vytvořit e-mailovou skupinu v aplikaci Outlook 2010, budete muset provést několik jednoduchých kroků. Nejprve otevřete Outlook a vyberte kartu Soubor. V nabídce, která se otevře, vyberte položku Nová skupina adresátů.
Dále budete muset zadat název pro vaši skupinu. Doporučuje se zvolit smysluplný a zapamatovatelný název, který bude odrážet cíl a složení skupiny. Jakmile nastavíte název skupiny, klikněte na tlačítko OK.
Po vytvoření skupiny budete muset přidat členy pošty. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko "Přidat člena" a vyberte adresáty z adresáře nebo ručně zadejte jejich adresy. Jakmile vyberete všechny účastníky, klikněte na tlačítko OK.
Všechny potřebné informace pro vytvoření skupiny pro zasílání e-mailů v aplikaci Outlook 2010 byly nyní poskytnuty. Postupujte podle tohoto jednoduchého návodu a snadno Vytvořte skupiny pro zasílání, čímž se zkrátí čas a úsilí při odesílání zpráv více adresátům najednou.
Krok 1: Otevřete Outlook a vyberte kartu adresář
Po otevření aplikace Outlook vyhledejte a vyberte kartu adresář v horní části rozhraní aplikace Outlook.
Ve výchozím nastavení může být karta adresář skryta a možná budete muset kliknout na šipku dolů umístěnou napravo od poslední dostupné karty, abyste viděli všechny dostupné karty.
Jakmile přepnete na kartu adresář, zobrazí se seznam kontaktů a adresářů, které jsou již ve vašem Outlooku. Toto je místo, kde můžete vytvořit a spravovat skupiny e-mailů v aplikaci Outlook 2010.
Krok 2: Klikněte na tlačítko "e-mailové skupiny"
V aplikaci Outlook 2010 je pro vytvoření skupiny e-mailů nutné provést následující kroky:
- Otevřete Outlook 2010 a vyberte kartu Soubor.
- Klikněte na tlačítko" Nové " v horní části obrazovky.
- Z rozbalovací nabídky vyberte položku Skupina adresátů.
Po dokončení těchto kroků se zobrazí nové okno, kde můžete vytvořit skupinu e-mailů a spravovat jejich nastavení.
Poznámka: Pokud se vám nezobrazí tlačítko "Skupina adresátů", zkontrolujte, že jste na kartě Soubor a že verze aplikace Outlook 2010 tuto funkci podporuje.
Krok 3: Vyberte kartu "skupina adresátů" a klikněte na tlačítko "Nová skupina adresátů"
Chcete-li vytvořit novou skupinu e-mailů v aplikaci Outlook 2010, musíte přejít na kartu "skupina e-mailů". Chcete-li to provést, otevřete aplikaci Outlook a v horní části obrazovky vyberte sekci domů. Poté vyhledejte kartu "skupina adresátů" ve zdroji nástrojů.
Jakmile přejdete na kartu skupina adresátů, uvidíte různé příkazy a tlačítka související s vytvářením a správou skupin adresátů. Na této kartě vyhledejte tlačítko "Nová skupina adresátů" a klikněte na něj.
Po kliknutí na tlačítko "Nová skupina adresátů" budete vyzváni k zadání názvu nové skupiny adresátů. Můžete si vybrat libovolné jméno, které se vám bude zobrazovat v adresáři aplikace Outlook.
Jakmile zadáte název pro novou skupinu adresátů, klikněte na tlačítko OK. Nyní jste vytvořili novou e-mailovou skupinu v aplikaci Outlook 2010 a jste připraveni pokračovat v konfiguraci této skupiny a přidávání adresátů.
Všimněte si, že po vytvoření skupiny e-mailů v aplikaci Outlook 2010 budete moci změnit její nastavení, přidávat a odebírat adresáty, spravovat seznam e-mailů a další.
Krok 4: Zadejte název poštovní skupiny a klikněte na OK
V tomto kroku musíte zadat název poštovní skupiny. Můžete si vybrat jakýkoli pohodlný a zapamatovatelný název pro vaši skupinu.
Je důležité vybrat název, který jasně ukazuje na cíl a obsah vaší skupiny. Pokud například vytvoříte skupinu pro zasílání zpráv vaší společnosti, pak mohou být vhodné názvy "firemní zprávy", "firemní zprávy" nebo něco podobného.
Chcete-li zadat název skupiny, klikněte na vstupní pole a zadejte text. Ujistěte se, že název je napsán bez chyb a přesně odráží jeho obsah. Až budete hotovi, klikněte na tlačítko OK.
Po stisknutí tlačítka " OK " bude vaše distribuční skupina vytvořena a připravena k použití. Nyní můžete přidávat členy, konfigurovat přístupová práva a odesílat e-maily prostřednictvím této skupiny.
Krok 5: Přidejte členy e-mailové skupiny výběrem z adresáře
Jakmile vytvoříte e-mailovou skupinu a zadáte jí jméno a e-mailovou adresu, je čas vybrat si, kdo bude členy této skupiny. Chcete-li to provést, musíte vybrat účastníky z adresáře aplikace Outlook.
1. Klikněte na kartu adresář v hlavní nabídce aplikace Outlook.
2. V seznamu adresáře vyberte skupinu adresářů, kterou jste právě vytvořili.
3. Chcete-li přidat členy do skupiny adresátů, stiskněte klávesu "Ctrl" a kliknutím na jejich jména vyberte kontakty, které chcete přidat.
4. Jakmile vyberete všechny účastníky, klikněte na tlačítko" Přidat " ve spodní části okna.
5. Poté kliknutím na tlačítko "OK" zavřete okno adresáře a uložte změny.
Nyní budou vybraní členové přidáni do skupiny e-mailů a budou moci přijímat e-maily odeslané na adresu této skupiny.
Všimněte si, že můžete přidat nové členy a kdykoli odstranit ty stávající opakováním výše uvedených kroků.
Po dokončení tohoto kroku jste úspěšně přidali členy do e-mailové skupiny v aplikaci Outlook 2010.
Krok 6: Kliknutím na tlačítko "Uložit a zavřít" dokončete vytvoření skupiny e-mailů
Jakmile vyplníte všechna požadovaná pole, nastavíte možnosti skupiny a přidáte sledující, zbývá pouze uložit a zavřít vytvořenou skupinu adresátů.
Chcete-li to provést, vyhledejte v pravém horním rohu okna tlačítko "Uložit a zavřít" a klikněte na něj.
Po kliknutí na tlačítko systém uloží všechna zadaná data a zavře okno pro vytvoření skupiny adresátů.
Nyní je vaše poštovní skupina připravena k použití. Zprávy budete moci odesílat na všechny e-mailové adresy zahrnuté v této skupině okamžitě a bez nutnosti zadávat každou adresu zvlášť.
Krok 7: Hotovo! Poštovní skupina byla vytvořena a připravena k použití
Gratulujeme! Úspěšně jste vytvořili e-mailovou skupinu v aplikaci Outlook 2010. Nyní můžete tuto skupinu začít používat k hromadnému rozesílání e-mailů.
Chcete-li poslat zprávu všem členům skupiny, jednoduše zadejte adresu skupiny do pole Komu nebo vyberte skupinu z knihy kontaktů.
Pokud budete muset do skupiny přidat nové členy, můžete to udělat kdykoli. Stačí otevřít kartu Skupiny v knize kontaktů a vybrat změnit skupinu.
Nezapomeňte udržovat svou e-mailovou skupinu aktuální tím, že odstraníte irelevantní členy nebo přidáte nové. Tímto způsobem budete mít vždy aktuální seznam adresátů pro newslettery.
Nyní, když máte v aplikaci Outlook 2010 kompletní e-mailovou skupinu, můžete ušetřit čas a zjednodušit proces odesílání e-mailů velkému počtu lidí. Dobrou práci!