Outlook - je to výkonný nástroj pro správu e-mailů a kontaktů. Umožňuje vám efektivně organizovat vaše kontakty a zároveň je udržovat na jednom místě. Pokud již máte adresář ve formátu Excel, můžete jej snadno importovat do aplikace Outlook pro pohodlnější správu vašich kontaktů. V tomto článku vám řekneme, jak to udělat krok za krokem.
Krok 1: Otevřete Outlook a přejděte do části soubor. V rozbalovací nabídce vyberte " Otevřít a exportovat "a poté"Import/Export".
Krok 2: V okně, které se zobrazí, vyberte možnost " Importovat z jiného programu nebo souboru "a klikněte na"další".
Krok 3: V dalším okně vyberte možnost " soubor s rozdělenými hodnotami "a klikněte na"další".
Krok 4: Klikněte na tlačítko Procházet a vyhledejte soubor Excel s adresářem. Vyberte jej a klikněte na "Otevřít". Poté klikněte na"další".
Krok 5: Vyberte složku, do které chcete importovat kontakty, a klikněte na další. Pokud chcete vytvořit novou složku, vyberte možnost Nová složka a zadejte její název.
Krok 6: V dalším okně se ujistěte, že je možnost "korespondence sloupců" správně nakonfigurována. Pokud něco neodpovídá, můžete kliknout na příslušný sloupec a vybrat správnou shodu z rozevíracího seznamu. Po dokončení nastavení klikněte na další.
Krok 7: Vyberte možnost "Odstranit duplikáty při importu"nebo" importovat duplikáty". Klepnutím na" Hotovo " dokončíte proces importu.
Nyní je váš adresář z Excelu úspěšně importován do aplikace Outlook! Své kontakty můžete zobrazit tak, že přejdete do sekce Kontakty. Nyní máte účinný nástroj pro správu vašich kontaktů a snadné vyhledávání informací, které potřebujete.
Jak vytvořit adresář v aplikaci Outlook z aplikace Excel: průvodce krok za krokem
Krok 1: Otevřete Excel a vytvořte tabulku s daty, která chcete přidat do adresáře. Adresář obvykle obsahuje jméno kontaktu, e-mailovou adresu a telefonní číslo.
Krok 2: Uložte Excelovou tabulku ve formátu CSV (oddělených čárkami). Chcete-li to provést, vyberte Uložit jako v nabídce Soubor a vyberte příponu souboru CSV.
Krok 3: Otevřete Outlook a vyberte soubor v levé horní části obrazovky. Poté vyberte "Otevřít a exportovat"a" importovat/exportovat".
Krok 4: vyberte "Importovat z jiného programu nebo souboru" a klikněte na "další".
Krok 5: Vyberte " soubor hodnot oddělených čárkami "a klikněte na"další".
Krok 6: Klikněte na tlačítko Procházet a vyhledejte soubor CSV, který jste uložili dříve. Poté vyberte "Další".
Krok 7: V dalším okně vyberte složku, do které chcete data importovat, nebo vytvořte novou složku. Poté klikněte na"další".
Krok 8: Poté vyberte "Použít změny na všechny duplikáty" nebo vyberte jinou možnost zpracování duplikátů. Klepnutím na" Hotovo " dokončíte proces importu.
Krok 9: Nyní máte adresář s kontakty z Excelu. Chcete-li zobrazit kontakty, vyberte sekci Kontakty ve spodní navigační liště aplikace Outlook.
Nyní můžete pohodlně používat a aktualizovat adresář v aplikaci Outlook importováním dat z aplikace Excel.
Vytvoření adresáře v aplikaci Outlook
Krok za krokem vám Průvodce umožní vytvořit adresář v programu Outlook z dat obsažených v tabulce aplikace Excel.
Postupujte podle těchto jednoduchých pokynů a usnadněte proces vytváření a aktualizace adresáře:
Z Excelu: krok za krokem
Krok 1: Otevřete soubor aplikace Excel obsahující adresy a kontaktní informace, které chcete použít k vytvoření adresáře v aplikaci Outlook.
Krok 2: Vyberte a zkopírujte potřebná data, jako jsou jména, e-mailové adresy a telefonní čísla.
Krok 3: Otevřete Outlook a přejděte do sekce Kontakty.
Krok 4: Klikněte pravým tlačítkem na oblast kontakty a vyberte Vložit.
Krok 5: Vyberte požadovaný formát vložení, jako je" text s oddělovači "nebo"text v tabulce".
Krok 6: nakonfigurujte soulad polí, abyste se ujistili, že data jsou vložena do správných sloupců, jako je název ve sloupci Název, e-mailová adresa ve sloupci E-mailová adresa atd.
Krok 7: Kliknutím na tlačítko "OK" dokončíte proces vkládání dat z Excelu do adresáře aplikace Outlook.
Krok 8: Zkontrolujte, zda jsou všechny kontakty úspěšně přidány do adresáře.
Krok 9: Nyní můžete použít svůj adresář aplikace Outlook k odesílání e-mailů a hovorů založených na kontaktních informacích ze souboru aplikace Excel.
Průvodce vytvořením adresáře v aplikaci Outlook:
Podle níže uvedené sekvence kroků budete moci vytvořit adresář v aplikaci Outlook z aplikace Excel:
1. Otevřete Excel a otevřete soubor obsahující data, která chcete přidat do adresáře.
2. Vyberte a zkopírujte všechna požadovaná data, včetně jmen, e-mailových adres a telefonních čísel.
3. Otevřete Outlook a v hlavní nabídce vyberte položku Kontakty.
4. V horním panelu nástrojů klikněte na kartu Skupiny a vyberte možnost Nová skupina.
5. Zadejte název nové skupiny a klikněte na tlačítko OK.
6. V levém podokně vyberte nově vytvořenou skupinu.
7. V horním panelu nástrojů klikněte na kartu Kontakty a vyberte možnost Nový kontakt.
8. V okně, které se otevře, zadejte jméno a další informace o kontaktu.
9. Chcete-li přidat e-mail nebo telefonní číslo, klikněte na příslušné tlačítko a zadejte příslušné informace.
10. V případě potřeby opakujte kroky 7-9 pro přidání dalších kontaktů.
11. Po přidání všech kontaktů uložte adresář výběrem možnosti Uložit a zavřít v hlavní nabídce.
12. Nyní máte v aplikaci Outlook adresář, který můžete použít k odesílání zpráv a správě kontaktů.
Podle tohoto průvodce budete moci vytvořit a nakonfigurovat adresář v aplikaci Outlook v několika jednoduchých krocích.
Příprava souboru Excel
Než začnete vytvářet adresář v aplikaci Outlook z aplikace Excel, musíte správně připravit soubor aplikace Excel s kontakty. Zde je několik jednoduchých kroků, které vám pomohou tento úkol splnit:
- Otevřete Excel a vytvořte nový dokument.
- Na prvním řádku (nebo v příslušných záhlavích sloupců) zadejte data, která chcete uložit do adresáře. Obvykle to zahrnuje jméno, příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo atd.
- V následujících řádcích vyplňte příslušná data pro každý kontakt.
- Všimněte si, že každý kontakt musí být uveden ve svém vlastním řádku a každý atribut (například jméno nebo příjmení) musí být v příslušném sloupci.
- Pokud máte více e-mailových adres nebo telefonních čísel pro jeden kontakt, oddělte je čárkou v buňce.
- Ujistěte se, že je váš soubor Excel uložen na místě, které vám vyhovuje, v počítači.
Po dokončení této přípravné práce jste připraveni přejít k dalšímu kroku-importu adresáře do aplikace Outlook.
Přidání souboru do aplikace Outlook
Když přidáte soubor do aplikace Outlook, můžete soubor připojit k e-mailu, úkolu nebo události kalendáře. Je to pohodlný způsob, jak poslat soubory jiným lidem nebo je uložit pro osobní použití.
Chcete-li přidat soubor do aplikace Outlook, postupujte podle následujících kroků:
- Otevřete Outlook a vyberte sekci, do které chcete soubor přidat (například "pošta", "úkoly" nebo "Kalendář").
- Vytvořte nový e-mail, úkol nebo událost kalendáře kliknutím na příslušné tlačítko.
- V okně Vytvoření položky vyhledejte a vyberte tlačítko "Připojit soubor" nebo ikonu kancelářské sponky.
- Vyberte soubor, který chcete přidat, ze souborového systému vašeho počítače.
- Počkejte, až se soubor stáhne a bude k dispozici. Vizuální indikátor zobrazí stav stahování.
- Když je soubor stažen, zobrazí se jako připojený soubor v položce aplikace Outlook.
Můžete také přidat více souborů opakováním kroků 3-6. Pokud potřebujete odstranit připojený soubor, klikněte na ikonu koše vedle něj.
Nyní, když víte, jak přidat soubory do aplikace Outlook, můžete sdílet důležité dokumenty a soubory se svými kontakty bez nutnosti samostatného odesílání.